Word QUICK PARTS GALLERY

QUICK PARTS GALLERY

Ms Office தொகுப்பில் எப்படி Autocorrect சொற்களையும் வாக்கியங்களையும் சுருக்கச் சொற்கள் மூலமாக திரும்ப திரும்ப உபயோகிக்க உதவுகிறதோ அதுபோல QUICK PARTS (BUILDING BLOCKS என்றும் கூறலாம்) என்ற கட்டளை நாம் அடிக்கடி உபயோகிக்கும் அட்ட்டவணைகள் / கோப்புகள் / பத்திகள் / உரைகள் ஆகியவற்றை QUICK PART GALLERY ல் சேகரித்து வைத்து புதியதாக கோப்புகள் தயார் செய்யும்போதோ அல்லது தேவையானபோது  நமது கோப்புகளில் சேர்த்துக்கொள்ள உதவுகிறது.

QUICK PART / BUILDING BLOCK தயார் செய்ய படிகள் :

•        தேவையான உரையை முதலில் தட்டச்சு செய்து சீரமைத்துக் கொள்ளவும். ( எழுத்துப் பிழைகளை களைவது, தேவையான படங்களை இணைப்பது, எழுத்துக்களின் தோற்றங்களை மாற்றுவது, அடிக்கோடு இடுவது, வரிகளுக்கு இடையே இடைவெளிகளை அமைப்பது, பக்கங்களுக்கு இடது, வலது பக்கத்திலும் மேலும் கீழும் இடைவெளிகளை உண்டாக்குவது  உரையின் பக்கங்களுக்கு சுற்றிலுமோ அல்லது பத்திகளுக்கு சுற்றிலுமோ அழகு கட்டடங்கள் அமைப்பது, பத்திகளுக்கு உடுகுறி (Bullets) மற்றும் எண்ணிக்கை அளிப்பது போன்ற தேவையான அனைத்தையும் முடித்துக் கொள்ளவும்.) 

•    அதில் எதை QUICK PART ல் சேமிக்க வேண்டுமோ அதை தேர்வு செய்யவும்.
• 
  
•    Home Tab க்குப் பக்கத்தில் உள்ள Insert என்ற Tabல் Text என்ற குழுவில் உள்ள Quick Parts என்ற கட்டளைக்குப் பக்கத்தில் உள்ள கீழ் நோக்கிய அம்புக்குறியில் சொடுக்கவும். இப்போது கீழ்க்கண்டவாறு மெனு தோன்றும். அதில் கடைசியாக உள்ள Save Selection to Quick Part Gallery.

 

என்ற மெனுவில் சொடுக்கவும். ( நாம் Quick Partsல்  சேர்க்கவேண்டிய உரையை அல்லது அட்டவணையை முன்பே தேர்வு செய்து வைத்திருந்தால்தான் இந்த மெனு தெரியும்.) இப்போது Create New Building Block என்ற உரையாடல் பெட்டி ஒன்று தோன்றும்.

   

  

அதில் நீங்கள் விரும்பும் உரைக்கு / அட்டவணைக்கு ஓர் பெயரிடவும். ( இது வேண்டும்போது அழைப்பதற்கு ஏதுவாக இருக்கும் ).  அடுத்து Description என்ற கட்டத்தில் சேமித்து வைத்துள்ள உரையைப்பற்றிய விவரகுறிப்புகள்  ஏதானும் இருந்தால் அதில் தட்டச்சு செய்து வைத்துக் கொள்ளலாம். இது கட்டாயமல்ல. இப்போது OK என்ற பொத்தானில் சொடுக்கவும்.  இப்போது ஒரு உதாரணத்தைப் பார்ப்போம்.

  கீழே காணப்படும் கடிதம் என்னால் அடிக்கடி அனுப்பப்படவேண்டிய ஒன்று என்று கொள்வோம்.  இதை building block ல் சேமித்து வைத்தால் எப்போது வேண்டுமானாலும் என்னால் உபயோகித்துக் கொள்ளமுடியும்.

CONFIDENCIAL

XYZ & Co. Ltd., Tamil Nadu, Chennai

To

Dear Sir /Madam,

Your pension proposals have been received in this office on

This office has in interactive voice response system (IVRS), and a Web Site through which you can get information on the current status of your pension case,

For accessing IVRS

Please dial 044-xxxx xxxx

While accessing IVRS, you will be required to dial your application No.

The application Number allotted to you is

Our Web site address is aaaaaa.com  The status of your pension case can be obtained by accessing our website and feeding your Application No. after 30 days from the date of receipt of this letter.

SENIOR ACCOUNTS OFFICER

இக் கடிதத்தை முழுவதுமாக தேர்வு செய்து Insert tab ல் Text Group ல் உள்ள Quick Parts என்ற கட்டளைக்குப் பக்கத்தில் உள்ள கீழ் நோக்கிய அம்புக்குறியில் சொடுக்கி வரும் மெனுவில் கடைசியாக உள்ள Save Selection to Quick Part Gallery யிலும் சொடுக்கி வரும் உரையாடல் பெட்டியை நிறைவு செய்து OK என்ற பொத்தானில் சொடுக்கினால் நீங்கள் தேர்வு செய்திருந்த உரை MS WORD ன் Building Block ல் ஓர் அங்கமாகிவிடும் .  இப்போது Insert tab → Text Group → Quick Parts என்ற கட்டளைக்குப் பக்கத்தில் உள்ள கீழ் நோக்கிய அம்புக்குறியில் சொடுக்கினால்

quick parts மெனுவில் மேலே இருப்பதுபோல் தெரியும். இப்போது உங்கள் கோப்பை சேமியுங்கள்.  இப்போது மற்றுமொரு உரையாடல் பெட்டி கீழே உள்ளது போல் தோன்றும்.

நீங்கள் Style அல்லது Building block போன்றவற்றில்  மாறுதல் செய்துள்ளீர்கள். இம்மாறுதல்களை Save செய்ய வேண்டுமா ? என்று கேட்கும். நீங்கள் ஆம் (Yes) என்ற பொத்தானை அழுத்தி வெளியேறுங்கள்.

இனிமேல் தேவையானபோது Insert tab → Text Group → Quick Parts என்ற கட்டளைக்குப் பக்கத்தில் உள்ள கீழ் நோக்கிய அம்புக்குறியில் சொடுக்கி அந்த பெட்டிக்குள்ளோ அல்லது பெட்டிக்கு மேல் உள்ள பெயரிலோ சொடுக்கினால் முழு உரையும் உங்கள் கோப்பில் வந்துவிடும்.