MS EXCEL -FUNCTIONS AND FORMULAS

எக்ஸ்செலில் கணக்கீடுகள் செய்வதற்கு பலவிதமான செயல்பாடுகளையும்  (Functions) சூத்திரங்களையும் (Formulas) பயன்படுத்தலாம்.  செயல்பாடுகள் (Functions) என்பவை எக்ஸ்செலில் முன்னமே உபயோகிப்பதற்கு ஆயத்தமாக தயார் செய்து வைக்கப்பட்டவை. சூத்திரங்கள் என்பது அப்போதைக்கப்போது தேவைக்குத் தகுந்தாற்போல் ஏற்படுத்திக் கொள்வது.

சூத்திரமாயிருந்தாலும் அல்லது செயல்பாடுகளாயிருந்தாலும் ஒரு செல்லில் பயன்படுத்தும்போது முதலில் = என்ற குறியீட்டை தட்டச்சு செய்து பின்புதான் சூத்திரங்களையோ அல்லது செயல்பாடுகளையோ பயன்படுத்த வேண்டும். உதாரணம்:

Fig.1:

Fig 2:

முதல் படத்தில் D2 செல்லில் DA கணக்கிடப்பட்டுள்ளது. அதாவது Basic (C2) ல் 10% DA வாக கணக்கிடப்பட்டுள்ளது.  அடுத்த செல்லில் Basic யும் DA கூட்டியுள்ளோம். இந்த இரண்டு இடங்களிலும்  நாம் உபயோகித்திருப்பது Formula வாகும்.  அந்த செல்லிற்கு கீழாக Function ஐ உபயோகித்து Basic யும் DA யும் கூட்டியுள்ளோம். இரண்டிலுமே முதலில் தட்டச்சு செய்துள்ளது = என்ற குறியீடாகும்.  = என்ற குறியீடை முதலில் தட்டச்சு செய்யாமல் செயல்பாடுகளையோ சூத்திரங்களையோ பயன்படுத்தினால் அவற்றை  ஒரு எழுத்துக் கோர்வையாக (Text) எடுத்துக்கொள்ளுமே தவிர அதை ஒரு செயல்பாடாகவோ அல்லது சூத்திரமாகவோ கருதாது.

ஒரு செயல்பாட்டை உபயோகப்படுத்தும்போது அதில் மூன்று பிரிவுகள் உள்ளன. முதலில் = என்ற குறியீடு, இரண்டாவது செயல்பாட்டின் பெயர் (Function name), மூன்றாவது அடைப்புக்குறிக்குள் செயல்பாடு செயல்படுவதற்கான விவரங்கள் (Arguments). உதாரணம்:

=Sum(a1:a10),  =Sum(a1:a10,e1:e25,h1:r1)

முதல் செயல்பாட்டில் a1 என்ற செல்லில்லிருந்து a10 என்ற செல்வரை உள்ளவைகளை கூட்ட சொல்கிறோம்.  இரண்டாவதில் a1 என்ற செல்லில்லிருந்து a10 என்ற செல்வரையிலும், அத்துடன் e1 என்ற செல்லில்லிருந்து e25 என்ற செல்வரையிலும், அத்துடன் h1 என்ற செல்லில்லிருந்து r1 என்ற செல்வரை நெடுக்கு வாட்டில் உள்ளவைகளையும் ஒன்றாக கூட்டுமாறு சொல்லியுள்ளோம். அடைப்புக்குறிக்குள் இருக்கும் விவரங்களை Arguments என்று கூறுகிறோம். ஒவ்வொரு செயல்பாட்டிலும் 64 Arguments வரை அளிக்கலாம்.

      எக்ஸ்செலில் சுமார் 400 க்கும் மேற்பட்ட செயல்பாடுகள் உள்ளன.  அவைகள் கீழ்கண்டவாறு வரிசைபடுத்தப்பட்டுள்ளன.

இவ்வளவு செயல்பாடுகள் இருந்தாலும் சாதாரணமாக  அலுவலகத்தில் கையாளுவதற்கு நாற்பது அல்லது ஐம்பது செயல்பாடுகள் ( Average, Maximum, Minimum, Sum, Round, Roundup, Rounddown, Ceiling, Floor, MRound, Count, CountA, CountBlank, Countif, Countifs, Sumif, Sumifs, Averageif, Averageifs, If, Lookup, VLookup, HLookup, Rank, Match, Index, Pmt, Rate, Ipmt, Fv போன்றவைகள் ) போதும். சில அலுவலகங்களில் பணிபுரிபவர்களுக்கு உதாரணமாக புள்ளியியல் துறையில் பணிபுரிபவர்களுக்கு மேற்கூறியவைகளை தவிர Median, Mode, Devsq, Stdev, Var, Frequency, Regression, Forecast, Trend, Growth, Chidist, Chiinv, Chitest போன்றவைகளும், Engineering சம்பந்தமாக பணிபுரிபவர்களுக்கு Cos, Sin, Tan போன்றவைகளும் TIDCO, Power Finanace Corporation, Tamil Nadu Power Finance and Infrastructure Dev. Corp. போன்ற முதலீடுகளை பெற்றும், முதலீடுகளை செய்தும் வரும் நிறுவனங்களுக்கு ஆரம்பத்தில் கூறியவைகளை தவிர ACCRINT, IPR, ISPMT, NPV, போன்ற செயல்பாடுகளும் முக்கியம். 

      அலுவலகங்களில் சாதாரணமாக பயன்படுத்தக் கூடிய Sum, Average, Maximum, Minimum, Count Numbers போன்ற செயல்பாடுகளை எக்ஸ்செல் ரிப்பனில் Home Tab ல் உள்ள Editing என்ற குழுவில் உள்ள Auto Sum என்ற கட்டளையில் வரிசை படுத்தப்பட்டுள்ளது.  உம். F11ல் கர்சரை வைத்து Auto Sum ல் சொடுக்கினால் =Sum(F1:F10) என்று எழுதிக்கொள்ளும். Enter என்ற key ஐ அழுத்தியவுடன் அதற்குரிய விடை கிடைத்துவிடும்.

FUNCTIONS - COUNT

                ஒவ்வொரு செயல்பாடுகளாக பார்ப்போம்.  முதலில் COUNT என்ற செயல்பாட்டை பார்ப்போம்.  COUNT ஐ அடிப்படையாகக் கொண்டு 5 செயல்பாடுகள் உள்ளன. அவையாவன COUNT, COUNTA, COUNTBLANK, COUNTIF, COUNTIFS என்பனவாகும். இந்த செயல்பாடுகள் STATISTICAL  என்ற வகைப்பாட்டில் வருகிறது.  இவற்றில் COUNT என்பது குறிப்பிட்ட ரேஞ்சில் எத்தனை செல்களில் எண்கள் உள்ளன என்பதை கூறுவது. இதனுடைய தொடரியல் (SYNTAX) =COUNT(RANGE1,RANGE2…..) ஆகும். இதனுடைய RANGE ஒன்றாக இருக்கலாம் அல்லது ஒன்றுக்கு மேற்பட்டு 64 வரை இருக்கலாம். இந்த செயல்பாடு நாம் குறிப்பிடும் ரேஞ்சில் எண்களில்லாமல் எழுத்துக்கள் இருந்தால் அவைகளை கணக்கில் எடுத்துக்கொள்ளாது.  

மேலேகண்டுள்ள மாதிரி கோப்பில் E பத்தியில் உள்ள BASIC தலைப்பில் E11 ல் =COUNT(E1:E10) என்று தட்டச்சு செய்து ENTER என்ற பொத்தானை அழுத்தினால் விடை 9 என்று வரும். இதையே =COUNT(E1:F10) என்று தட்டச்சு செய்து ENTER என்ற பொத்தானை  அழுத்தினால் விடை 18 என்று வரும். இதையே =COUNT(E1:E10,G1:G10) என்று தட்டச்சு செய்து ENTER என்ற பொத்தானை அழுத்தினாலும் விடை 18 என்று வரும். இதையே =COUNT(E1:E10,G1:G10) என்று தட்டச்சு செய்து ENTER என்ற பொத்தானை  அழுத்தினாலும் விடை 18 என்று வரும்.   இதையே =COUNT(D1:E10) என்று தட்டச்சு செய்து ENTER என்ற பொத்தானை அழுத்தினால் விடை 9 என்றுதான்  வரும்.  காரணம் D1 லிருந்து D10 வரையிலும்  E1 லும் எண்கள் கிடையாது, எழுத்துக்கள்தான்  உண்டு.  அதனால் அதை கணக்கில் எடுத்துக்கொள்ளாது.

COUNTA :  ஒரு ரேஞ்சில் எழுத்துக்கள் உள்ள செல்லையும் கணக்கில் எடுத்துக்கொள்ள வேண்டுமென்றால் COUNTA என்ற செயல்பாட்டை உபயோகிக்க வேண்டும்.  E11 ல் கர்சரை வைத்து =COUNTA(D1:D10) என்று தட்டச்சு செய்து ENTER என்ற பொத்தானை அழுத்தினால் விடை 10 என்று வரும்.  இதையே =COUNTA(D1:E10) என்று தட்டச்சு செய்து ENTER என்ற பொத்தானை அழுத்தினால் விடை 20 என்று  வரும்.

COUNTBLANK: நாம் தட்டச்சு செய்து வைத்துள்ள RANGE ல் எந்த செல்லிலாவது விவரம் பதியாமல் விடுபட்டு போய் (BLANK) உள்ளதா என்பதை அறிய இந்த செயல்பாட்டை உபயோகிக்கலாம். D15 ல் கர்சரை வைத்து =COUNTBLANK(D1:D14) என்று தட்டச்சு செய்து ENTER என்ற பொத்தானை அழுத்தினால் விடை 4 என்று  வரும். ஏனெனில் D1 லிருந்து D10 வரை எழுத்துகள் உள்ளன. D11  லிருந்து D14 வரைதான் blank உள்ளது 

     COUNTIF:  ஒரு ரேஞ்சில் எத்தனை செல்களில் எண்கள் / எழுத்துக்கள் உள்ளது என்பதை கணக்கிடுவதற்கு நாம் ஏதேனும் நிபந்தனை விதிக்க வேண்டுமென்றால் அதற்க்கு COUNTIF என்ற செயல்பாட்டை (FUNCTION) உபயோகபடுத்தவேண்டும். இப்போது D1 செல்லிலிருந்து D10 செல் வரையில் எத்தனை செல்லில் ASST என்று உள்ளது என்பதை கணக்கிட =COUNTIF(D1:D10,”Asst”) என்றோ அல்லது =COUNTIF(D1:D10,D6) என்றோ தட்டச்சு செய்து ENTER என்ற பொத்தானை அழுத்தினால் விடை 3 என்று வரும். இந்த COUNTIF செயல்பாட்டின் syntax (தொடரியல்) =COUNTIF(Range,நிபந்தனை) (=(RANGE,CRITERIA). நிபந்தனையை அது இருக்கும் இடத்தை (செல்) குறிப்பிடலாம் அல்லது நேரடியாக எழுத்தால் எழுதி விடலாம். நிபந்தனை எழுத்தாக இருந்தால் நிபந்தனையின் இருபக்கங்களிலும் இரட்டை மேற்கோள் குறியை இடவேண்டும். எண்ணாயிருந்தால் இரட்டை மேற்கோள் குறி தேவையில்லை. E11 ல் =COUNTIF(E1:E10,30500) என்றோ தட்டச்சு செய்து ENTER என்ற பொத்தானை அழுத்தினால் விடை  2 என்று  வரும். நிபந்தனையில் ஏதேனும் COMPARISON OPERATOR (>, <, =, >=, <=, <>) உபயோகிக்க வேண்டியிருந்தால் அப்போதும் நிபந்தனையின் இரு பக்கங்களிலும்   இரட்டை மேற்கோள் குறியை இடவேண்டும். உதாரணமாக E1 செல்லிலிருந்து E10 வரையிலான செல் வரை எத்தனை செல்களில் 23000 க்கு மேல் உள்ளது என்று கண்டறிய   =COUNTIF(E1:E10,">23000") என்று தட்டச்சு செய்து ENTER என்ற பொத்தானை அழுத்தினால் விடை  5 என்று  வரும். நாம் விதிக்கும் நிபந்தனைகள் ஒன்றுக்கு மேல் இருக்குமானால் அதற்கு  COUNTIFS என்ற செயல்பாட்டை உபயோகிக்க வேண்டும். உதாரணமாக ஆண்களில் எத்தனை கண்காணிப்பளர்கள் (SUPERINTENDENT) இருக்கிறார்கள் என்று கண்டறிய =COUNTIFS(C1:C10,C2,D1:D10,D2) அல்லது =COUNTIFS(C1:C10,"Male",D1:D10,"Sup") என்று தட்டச்சு செய்து ENTER என்ற பொத்தானை அழுத்தினால் விடை  3 என்று வரும்.


SUMIF()

       Sum() என்ற செயல்பாட்டை (Function)  ஓர் குறிப்பிட்ட ரேஞ்சில் இருக்கும் எண்களை கூட்ட உபயோகிக்கிறோம்.  அப்படி கூட்டும்போது ஒரே ஒரு நிபந்தனையை (CRITERIA) மட்டும் விதித்து கூட்டச் சொல்வதற்கு =Sumif() என்ற செயல்பாட்டை (Function) ஐ பயன்படுத்த வேண்டும்.  ஒரு நிபந்தனைக்கு மேல் பல நிபந்தனைகளை பயன்படுத்துவதென்றால் =Sumifs() என்ற செயல்பாட்டை (function) பயன்படுத்த வேண்டும். Sum, Sumif, Sumifs ஆகிய செயல்பாடுகள் Maths & Trig என்ற பிரிவில் வருகிறது.

Sum செயல்பாட்டை ஆரம்பத்திலேயே பார்த்துவிட்டோம்.  இப்போது Sumif செயல்பாட்டை பார்ப்போம். Sumif ன் syntax SUMIF(RANGE, CRITERIA, SUM_RANGE ) என்பதாகும். இதில்

RANGE என்பது நாம் கொடுக்ககூடிய நிபந்தனை (CRITERIA) எந்த ரேஞ்சில் உள்ளது என்பதாகும்.

CRITERIA என்பது நாம் கொடுக்ககூடிய நிபந்தனை (CONDITION) எந்த செல்லில் உள்ளது அல்லது என்ன என்பதாகும்.

SUMRANGE என்பது நாம் கூட்ட வேண்டிய தொகைகள் எந்த ரேஞ்சில் உள்ளன என்பதாகும்.

மேலே கண்ட உதாரணத்தில் C2:C11 என்பது நாம் கொடுக்கப்போகும் CRITERIA எந்த ரேஞ்சில் உள்ளது என்ற விவரம்.  C12 என்பது நம்முடைய நிபந்தனை என்ன என்பது. (நம்முடைய CRITERIA C2 விலிருந்து C11 வரை உள்ள விவரங்களில் FEMALE என்று இருக்கும் செல்களை மட்டும் கணக்கில் எடுத்துக்கொள்ளவேண்டும். E2:E11 என்பது FEMALE என்று இருக்கும் செல்களுக்கு E2:E11 வரை இருக்கும் செல்களில் உள்ள தொகைகளை கணக்கில் எடுத்துக்கொண்டு கூட்டவேண்டும் என்பதாகும்.  நிபந்தனையை C12 என்று Cell Address ஆகவும் குறிப்பிடலாம் அல்லது Syntax ல் நேரடியாக எழுதிவிடலாம் =SUMIF(C2:C11,”FEMALE”,E2:E11).  நிபந்தனை (CRITERIA) COMPARISON OPERATOR (>, <, =, >=, <=, <>) ஆக இருந்தால் OPERATOR ன் இரு பக்கங்களிலும் “ “ குறியிட வேண்டும். உம். =SUMIF(E2:E11,">20000",E2:E11). E2:E11 என்பது RANGE, CRITERIA 20000 க்கு மேல், கூட்டவேண்டிய RANGE E2:E11 ஆகும். 

செல்லில் உள்ளீடாக கொடுக்கும் அத்தனை FORMULAS AND FUNCTIONS களும் FORMULA BAR ல் தெரியும்.

SUMIFS()

நாம் அளிக்கும் நிபந்தனை (CRITERIA) ஒன்றுக்கு மேல் இருக்குமானால் அங்கு SUMIFS என்ற function ஐ உபயோகிக்க வேண்டும். இதனுடைய  SYNTAX =SUIMIFS(SUM_RANGE, CRITERIA RANGE1, CRITERIA1, CRITERIA RANGE2, CRITERIA2,…….) என்பதாகும். அதிகபட்சமாக 64 CRITERIA களை கொடுக்கலாம். இங்கு SUMIF க்கும் SUMIFS க்கும் இருக்கும் வேறுபாடுகளை நன்றாக நாம் கவனிக்க வேண்டும். SUMIF FUNCTION ல் CRITERIA ஒன்றுதான், ஆதலால் அந்த SYNTAX ல் SUM RANGE என்பது கடைசியில் வருகிறது.  ஆனால் SUMIFS CRITERIA அதிகம்.  ஆதலால் SUM RANGE என்பது முதலிலேய வந்துவிடும்.

இப்போது ஓர் உதாரணத்தை பார்ப்போம். நாம் கண்டுபிடிக்க வேண்டியது தஞ்சாவூரில் இருக்கும் ஆண் பணியாளர்களின் BASIC PAY யின் கூடுதல் தொகை என்ன? இங்கு இரண்டு நிபந்தனைகள் உள்ளன. ஒன்று பணியாளர் ஆணாக இருக்கவேண்டும், தஞ்சாவூரில் பணியாற்றுபவராகவும் இருக்க வேண்டும். இதனுடைய SYNTAX =SUMIFS(E2:E11,A2:A11,"Thanjavur",C2:C11,"Male") என்பதாகும். 

இதில் தஞ்சாவூர் என்பதற்கு பதில் A2 என்றும் குறிப்பிடலாம். அதேபோல் ஆண் என்பதற்கு பதில் C4 என்றும் குறிப்பிடலாம். இதனுடைய விடை 41400 என்று வரும்.


SUMIFS() WITH TODAY() FUNCTION

CRITERIA எண்ணிலோ அல்லது எழுத்திலோதான் இருக்கவேண்டும் என்பதில்லை, தேதியாககூட இருக்கலாம் கீழே கண்டுள்ள உதாரணத்தில் பல்வேறு தேதிகளில் வைக்கப்பட்டுள்ள வைப்புத் தொகைகளின் பட்டியல் ஒன்றுள்ளது. இதில் கடந்த வாரத்தில் (இன்றைய தேதிக்கு முன் ஏழு நாட்கள்) போடப்பட்டுள்ள வைப்புத் தொகைகளின் தொகை எவ்வளவு என்பதை காணப்போகிறோம். இதில் இன்றைய தேதி என்பதற்கு TODAY() 

என்ற FUNCTION ஐ உபயோகித்துள்ளோம். இதில் உபயோகித்துள்ள SYNTAX =SUMIFS(D3:D12,B3:B12,">="& TODAY()-7,B3:B12,"<="& TODAY()) என்பதாகும்.  இதில் முதல் CRITERIA வில் ">="& TODAY()-7 என்று கூறியுள்ளோம். TODAY()-7 என்பது இன்றைய தேதியிலிருந்து 7 நாட்களை கழிக்க வேண்டும். அதற்க்கு முன்பு “>=” என்பதற்கான அர்த்தம், சமமாகவோ அல்லது அதிகமாகவோ என்று (இன்றைய தேதியிலிருந்தே 7 நாட்களை கழித்த தேதிக்கு சமமாகவோ அல்லது அதற்க்கு அதிகமாகவோ இருக்கவேண்டும்). இரண்டாவது CRITERIA "<="& TODAY() (இன்றைய தேதிக்கு சமமாகவோ அல்லது அதற்க்கு குறைவாகவோ  இருக்கவேண்டும்). இந்த CRITERIAS களுக்கு உட்பட்டு மூன்று பதிவுகள் உள்ளன 1. 4/6/2017  அன்று உள்ள 80000, 2. 7/6/2017 அன்று இரண்டு பதிவுகள் 5000 மற்றும் 15000.   ஆக மொத்தம் 100000 ஆகும்.

SUMIF மற்றும் SUMIFS செயலிகளில்  *, ? போன்ற WILD CHARACTERS யும்  பயன்படுத்த முடியும்.

மேலே உள்ள முதல் கோப்பில் எத்தனை பெயர்களுடைய  முதல் எழுத்து எதுவாகிலும், இரண்டாவது எழுத்து A ஆகவும், ஆண்களாகவும் இருக்கிறார்களோ அவர்களுடைய BASIC மட்டும்  கூட்டுத்தொகை வேண்டுமென்றால்  =SUMIFS(E2:E11,B2:B11,"*a*",C2:C11,"Male") என்று கொடுத்தோமானால் விடை 101000      என்று வரும். ஏனென்றால் அங்குள்ள ஆண்களின் பெயர்களின் இரண்டாவது எழுத்து எதேச்சயாக A ஆக  உள்ளது. இதையே =SUMIFS(E2:E11,B2:B11,"v*",C2:C11,"Male") என்று கொடுத்தோமானால் விடை 40400      என்று வரும். ஏனென்றால் அங்குள்ள ஆண்களின் பெயர்களின் முதல்  எழுத்து  V  உள்ளது இருவருக்கு மட்டுமே.

ஒரே  பத்தியில் இரண்டு நிபந்தனைகளை வைத்து கூட்டுத் தொகை கண்டுபிடிக்க (உதாரணமாக D -DESIGNATION என்ற பத்தியில் Asst மாறும் JA ஆகிய இரு பிரிவினருடைய ) =SUM(SUMIF(D2:D31,"Asst",E2:E31),SUMIF(D2:D31,"JA",E2:E31)) என்ற செயலிகளை பயன்படுத்தலாம்.   இரண்டு SUMIF களை  ஒன்றாக கூட்டுகிறோம் 

இதைவிட ஒரு சுலபமான வழியும் உள்ளது. SUMIFS ல் CRITERIA கொடுக்கும்போது { } அடைப்புக்குள் இரண்டு நிபந்தனைகளையும் கொடுக்க வேண்டும். மேற்கண்ட உதாரணத்தைய  பார்ப்போம்.  =SUM(SUMIFS(E2:E31,D2:D31,{"Asst","JA"})).  இங்கு இரண்டு SUMIF கள்  உபயோகிக்காமல் ஒரே ஒரு SUMIFS க்குள் முடித்து விடுகிறோம்.  ஆனால் SUMIFS க்கு முன்னால் SUM  என்ற செயலியை பயன்படுத்த வேண்டும்.

MAX()

       இந்த செயல்பாடு (FUNCTION) ஓரூ ரேஞ்சில் உள்ள எண்களில் அதிக மதிப்புடைய எண் எது என்பதை காட்டும். மேலே காணப்படும் EXCEL SHEET ல் D14 ல் கர்சரை வைத்துக்கொண்டு =MAX(D3:D12) என்று தட்டச்ச்சு  செய்து ENTER  கீயை அழுத்தினால் விடை 125000 என்று வரும்.

    மேலே காணப்படும் EXCEL SHEET ல் B13 ல் கர்சரை வைத்துக்கொண்டு =MAX(B3:B12) என்று தட்டச்ச்சு  செய்து ENTER  கீயை அழுத்தினால் விடை 6/7/2017 என்று வரும். தேதிகளுக்கும் இந்த FUNCTION ஐ பயன்படுத்தலாம்.

MIN()

       இந்த செயல்பாடு (FUNCTION) ஓரூ ரேஞ்சில் உள்ள எண்களில் குறைந்த  மதிப்புடைய எண் எது என்பதை காட்டும். மேலே காணப்படும் EXCEL SHEET ல் D14 ல் கர்சரை வைத்துக்கொண்டு =MIN (D3:D12) என்று தட்டச்ச்சு  செய்து ENTER  கீயை அழுத்தினால் விடை 5000 என்று வரும்.


    மேலே காணப்படும் EXCEL SHEET ல் B13 ல் கர்சரை வைத்துக்கொண்டு =MIN(B3:B12) என்று தட்டச்ச்சு  செய்து ENTER  கீயை அழுத்தினால் விடை 2/11/2017 என்று வரும். தேதிகளுக்கும் இந்த FUNCTION ஐ பயன்படுத்தலாம்.

AVERAGE()

       இந்த செயல்பாடு (FUNCTION) கொடுத்துள்ள  ரேஞ்சில் உள்ள எண்களின்  சராசரி என்ன  என்பதை காட்டும். மேலே காணப்படும் EXCEL SHEET ல்  =AVERAGE(D3:D12) என்று தட்டச்ச்சு  செய்து ENTER  கீயை அழுத்தினால் விடை 57500 என்று வரும்.

AVERAGEIF()


       இந்த செயல்பாட்டில்  (FUNCTION) கொடுத்துள்ள  ரேஞ்சில் உள்ள எண்களின்  சராசரி என்ன  என்பதை காட்டுவதற்கு ஒரு CRITERIA வையும் கொடுக்கமுடியும். இதனுடைய SYNTAX =AVERAGEIF(RANGE,CRITERIA, AVERAGE RANGE) ஆகும்.  இப்போது மேலே காணப்படும் EXCEL SHEET ல் உள்ள தொகைகளுக்கு சராசரியை கண்டுபிடிக்க CRITERIA வாக TERM IN MONTHS என்ற பத்தியில் உள்ள 24 என்பதை  கொடுப்போம். D13 ல்  = AVERAGEIF(C3:C12,24,D3:D12) என்று தட்டச்ச்சு  செய்து ENTER  கீயை அழுத்தினால் விடை 40000 என்று வரும். (24 மாதம் உள்ளவைகள் 3 உள்ளன. அவைகளின் தொகைகள் முறையே 25000,15000, 80000 ஆகும்.)

AVERAGEIFS()

       இந்த செயல்பாட்டில் (FUNCTION) கொடுத்துள்ள  ரேஞ்சில் உள்ள எண்களின்  சராசரி என்ன  என்பதை காட்டுவதற்கு பல   CRITERIA களை கொடுக்கமுடியும். இதனுடைய SYNTAX =AVERAGEIFS(AVERAGE_RANGE, CRITERIA1RANGE1, CRITERIA1, CRITERIA2_RANGE, CRITERIA2.....). ஆகும்.  இப்போது மேலே காணப்படும் EXCEL SHEET ல் உள்ள தொகைகளுக்கு சராசரியை கண்டுபிடிக்க முதல் CRITERIA வாக DATE OF DEPOSIT 1/6/2017 க்கு மேல் இருக்க வேண்டும் என்றும்  இரண்டாவது CRITERIA வாக TERM IN MONTHS என்ற பத்தியில் உள்ள 24 இருக்க வேண்டுமென்றும் கொடுப்போம். D13 ல்  

=AVERAGEIFS(D3:D12, B3:B12, ">6/1/2017", C3:C12, 24) என்று தட்டச்ச்சு  செய்து ENTER  கீயை அழுத்தினால் விடை 40000 என்று வரும். (3/6/2017 ல் 24 மாதம் 25000, 7/6/2017 ல் 24 மாதம் 15000, 4/6/2017 ல் 24 மாதம் 80000, ஆக 3 உள்ளன. அவைகளின் சராசரி 40000 ஆகும்.) 

MS EXCEL - TIPS

ஒரு எக்ஸ்செல் தாளில்  எங்கெல்லாம் formula  அல்லது function ஐ உபயோகித்திருக்கிறோம் என்று தெரியவில்லையா?  அந்த (sheet) தாளில் உள்ள ஒரு செல்லில் கர்சரை வைத்து CTRL + ~ என்று தட்டச்சு செய்யுங்கள்.  இப்போது எங்கெல்லாம் சூத்திரங்கள் மற்றும் செயல்பாடுகளை உபயோகித்திருக்கிறார்களோ அவையெல்லாம் வெளிப்படும்.  இவை தெரிய வேண்டாம் என்றல் திரும்பவும் CTRL + ~ ஐ தட்டச்சு செய்யுங்கள். இப்போது அவையெல்லாம் மறைந்துவிடும்.

தொடரும்......

INTERNET - TIPS

உங்களது கணிப்பொறியில் இணைய தளத்தில் உலா வரும்போது எழுத்துக்களை பெரியதாக்க வேண்டியிருந்தால் CTRL Shift + ஆகிய மூன்றையும் தேவையான அளவு வரும்வரை ஒருசேர விட்டு விட்டு அழுத்தவும்.   எழுத்தளவை குறைக்க வேண்டியிருந்தால் CTRL - ஆகிய இரண்டையும்  தேவையான அளவு வரும்வரை ஒருசேர விட்டு விட்டு அழுத்தவும்.

தொடரும்...

MS EXCEL - CUSTOM LISTS

இப்போது ஒரு சூழ்நிலையை கற்பனை செய்வோம்.  நாம் மாநில தலைநகரில் உள்ள ஓர் அலுவலகத்தில் பணி செய்கிறோம்.  அங்கு அடிக்கடி எச்செல்லில் அட்டவணைகள் தயார் செய்ய வேண்டியுள்ளது. அந்த அட்டவணைகள் பெரும்பாலும் ஒரே மாதிரியான பத்தி தலைப்புகளும் வரி தலைப்புகளும் கொண்டவை.  உள்ளே இருக்கும் தகவல்கள்தான் மாறுபடும். உதாரணத்திற்கு வரி தலைப்புக்கள் மாவட்டங்களின் பெயர்களும், பத்தி தலைப்புக்கள் பயிர்களின் பெயர்களும் கொண்டவை என்று கொள்வோம்.  தேவையான போதெல்லாம் இவற்றை திருப்பி திருப்பி தட்டச்சு செய்வதற்குப் பதில் இவற்றை ஒரு இடத்தில் சேமித்து வைத்தால் வேண்டும்போது பயன்படுத்திக் கொள்ளலாம் அல்லவா. இதற்காவே CUSTOM EDIT என்று ஒரு விருப்பத் தேர்வு எக்ஸ்செலில் உள்ளது.

MS OFFICE 2007 - எக்ஸ்செல்லில்  OFFICE BUTTON ஐ சொடுக்கினால் வரும் மெனுக்களுக்கு கீழ் EXCEL OPTION என்று இருக்கும். அதில் சொடுக்கினால் ஒரு உரையாடல் பெட்டி தோன்றும்.   

அதில் இடது பக்கத்தில் Popular, Formulas என்று வரிசையாக மெனுக்கள் இருக்கும்.  கர்சர் முதல் மெனுவான Popular ல் இருக்கும். வலது பக்கத்தில் இருக்கும் உரையாடல் பெட்டியில் Edit Custom Lists என்று ஒரு பெட்டி தெரியும்.

அந்த பெட்டியில் சொடுக்கினால் CUSTOM LISTS என்ற உரையாடல் பெட்டி 

தோன்றும்.  அதில் LIST ENTRIES என்றிருக்கும் பெட்டியில் உங்களுக்கு தேவையான பட்டியலை  ஒன்றின் கீழ் ஒன்றாக தட்டச்சு செய்து முடித்தபின்பு ADD என்ற பொத்தானில் சொடுக்கவும். இப்போது நீங்கள் அடித்து முடித்த பட்டியல் CUSTOM LISTS என்ற பெட்டியில் சேர்ந்துவிடும். OK யில் சொடுக்கி வெளியேறினால் இதற்க்கு முன்னால் உள்ள உரையாடல் பெட்டிஇருக்கும்.  அதில் உள்ள OK யில் சொடுக்கி வெளியேறவும்.

     EXCEL ல் எங்கெல்லாம் DISTRICT லிஸ்ட் வேண்டுமோ அங்கு முதல் செல்லில் ஒரு மாவட்டத்தின் பெயரை தட்டச்சு செய்து DRAG செய்யாவும். எவ்வளவு செல் வரையில் DRAG செய்கிறீர்களோ அதுவரையில் மாவட்டங்களின் பெயரை நிரப்பும். நீங்கள் எந்த பக்கமாக DRAG செய்தாலும் அந்த பக்கத்தில் நிரப்பும்.  பட்டியலில் உள்ள பெயர்கள் தீர்ந்து விட்டால் திரும்பவும் முதலிலிருந்து ஆரம்பிக்கும். (இதில் ஏதேனும் சந்தேகங்கள் இருந்தால் nagarathinam.krishnaswamy@gmail.com என்ற விலாசத்திற்கு மின் அஞ்சல் அனுப்பவும். 

MS OFFICE 2013 எக்செல்லில் FILE என்ற TAB ஐ சொடுக்கவும். அதில் OPTIONS என்ற மெனுவில் சொடுக்கவும். வரும் மெனுவில் ADVANCED என்ற மெனுவில் சொடுக்கவும்.  பக்கத்தில் வரும் PANAL ல் வரும் தலைப்புகளில் GENERAL என்ற தலைப்பின் கீழ் CUSTOM LIST என்ற கட்டத்தை சொடுக்கி மேலே கண்டவாறு வேண்டிய லிஸ்டை சேர்க்கவும்.