விரும்பிய வகையில் தகவல் தரவை வரிசைப்படுத்துவது எப்படி ?

CUSTOM SORT என்றால் என்ன ?  எப்படி செய்வது ?

நாம் ஒரு தகவல் தரவை வரிசை படுத்தும்போது  ஒரு பத்தியில் உள்ள தகவலின் அடிப்படையில் அது வரிசைப்படுத்தப்படுகிறது. உதாரணத்திற்கு நமது தரவு பணியாளர் சம்பந்தமானது என்று கொள்வோம். பத்திகள் பணியாளரின் பெயர், பதவி, பிறந்த தினம் , பிறந்த இடம், அவருடைய ஊதியம்., இன்னும் பல .....  முதலியவைகளை கொண்டதாக இருக்கிறது.

இப்போது நமக்கு பணியாளரின் பதவி அடிப்படையில் தகவலை வரிசைப் படுத்த வேண்டும்.(அலுவலகத்தில் உள்ள பதவிகள் COMMISSIONER, DIRECTOR, JT DIRECTOR, DY DIRECTOR, ASST DIRECTOR, STATISTICAL OFFICER, SI,  SUPDT, ASI, ASST, JR ASST, OFFICE ASST)  அப்படி வரிசை படுத்தம்போது  (ASI, ASST, ASST DIRECTOR, COMMISSIONER, DIRECTOR, DY DIRECTOR, JR ASST, JT DIRECTOR, OFFICE ASST, SI, SO,SUPDT என்ற வரிசையில்தான் வரிசைபடுத்தும். (A-Z, அல்லது Z-A).

ஆனால் நமக்கு வேண்டியது நமது அலுவலகத்தில் என்ன வரிசை முறையோ அதன்படி வரிசைப்படுத்த வேண்டும்.  நமக்கு வேண்டிய முறையில் வரிசைப்படுத்துவதைத்தான் CUSTOM SORT என்று கூறுகிறோம்.  (CUSTOM LIST எப்படி தயார் செய்வது என்பதை மே 29, 2017 ல் ஓர் அத்தியாயத்தில் அளித்துள்ளோம்.  அதில் கூறியுள்ள உபயோகத்தைத் தவிர நமக்கு தேவையான வகையில் வரிசைப்படுத்தவும் உபயோகமாகும்))

சரி இதை எப்படி செய்வது என்று பார்ப்போமா ?

வரிசைப்படுத்த வேண்டிய தகவல் உள்ள இடத்தை தேர்வு (செலக்ட்) செய்யுங்கள்.

 DATA TAB ஐ கிளிக் செய்யவும்.

அதில் வரும் கட்டளைகளில் SORT  என்பதை தெரிவு செய்யவும்.

வரும் உரையாடல் பெட்டியில் 

SORT BY என்ற பெட்டியில் DESIGNATION என்ற தலைப்பை தேர்ந்தெடுக்கவும்.

அடுத்த பெட்டியில் VALUES என்று இருக்கட்டும் 

மூன்றாவது பெட்டியில் மூன்று விருப்பத் தேர்வுகள் இருக்கும். அதில் மூன்றாவதாக உள்ள CUSTOM LIST என்பதை தேர்வு செய்யவும்.  

CUSTOM LIST என்ற பெட்டியில் உங்களுக்கு தேவையான பட்டியல் இருந்தால் அதை தேர்வு செய்து OK  செய்யவும்.  அப்படி எதுவும் இல்லையெனில் LIST ENTRIES உங்கள் பட்டியலை வரிசையாக ஒன்றன் பின் ஒன்றாக தட்டச்சு செய்து ADD பட்டனை அழுத்தி OK  செய்யவும். இப்போது நீங்கள் தேர்ந்தெடுத்த / உருவாக்கிய பட்டியல் SORT ORDER BOX ல் தெரியும் . இப்போது OK செய்தீர்களானால், உங்கள் தகவல் தரவு நீங்கள் விரும்பிய வகையில் வரிசை படுத்தப்பட்டிருக்கும்.