TABLE - MS WORD

MS WORD ல் அட்டவணையை சேர்க்க வேண்டுமென்றால் எங்கு அட்டவணையை சேர்க்க வேண்டுமோ அங்கு கர்சரை வைத்துக் கொள்ளுங்கள்.   WORD ல்  அட்டவணை என்பது குறுக்கு வரிகளும் நெடுக்கு வரிகளும் (GRID) கொண்ட அமைப்பாகும்..  எண்ணும் எழுத்தும் ஒருங்கே கொண்ட விபரங்களை அட்டவணை மூலம் வெளிப்படுத்துவதே சாலச் சிறந்ததாகும்.

அட்டவணையை  WORD ல்  கொண்டுவர INSERT என்ற TAB  கிளிக்  செய்யுங்கள்.  அதில் TABLE  என்ற BUTTON  ஐ  கிளிக் செய்தால் கீழே காண்பதுபோல் நான்கு மெனுக்கள் தோன்றும்

 .

மேலே காணும் மெனுவில் முதலில் உள்ள இடது பக்கத்திலிருந்து வலது பக்கமாக உள்ள கட்டங்கள் ஒவ்வொன்றும்  பத்தியை( நெடு வரிசையை ) குறிப்பதாகும். மேலிருந்து கீழாக உள்ள ஒவ்வொரு கட்டமும் குறுக்கு வரிசையை குறிப்பதாகும்.  உங்களுக்கு எவ்வளவு பத்திகள் தேவையோ அத்தனை கட்டங்களை (இடது பக்கத்திலிருந்து) யும் எத்தனை வரிகள் தேவையோ அத்தனை வரிகளை மேலிருந்து கீழாகவும் செலக்ட் செய்யவும்.

இரண்டாவதாக உள்ள மெனுவை தேர்ந்தெடுத்தால்

இம்மாதிரியான உரையாடல் பெட்டி தோன்றும்.  இதில் அட்டவணைக்கு எத்தனை பத்திகள் மற்றும் வரிசைகள் வேண்டும் என்பதை அந்தந்த பெட்டிகளில் குறிப்பிடவேண்டும்.  அட்டவணையில் உள்ள பத்திகளின் அகலம் ஒரு குறிப்பிட்ட அளவில் இருக்க வேண்டுமா அல்லது பத்திகளில் உள்ள உள்ளடக்கங்களுக்கு தகுந்தவாறு அமைய வேண்டுமா அல்லது பக்கங்களுக்கு தகுந்தவாறு அமைய வேண்டுமா என்பதை குறிப்பிட உரிய ரேடியோ பட்டனை செலக்ட் செய்ய வேண்டும்.  இனி வரும் அட்டவணைகளுக்கும் இதே விருப்பங்களை செயல்படுத்த வேண்டுமென்றால் Remember dimensions for new tables என்ற கட்டத்தில் P  செய்ய வேண்டும் 

நான்காவதாக இருக்கும் Excel Spreadsheet என்ற மெனுவை தேர்ந்தெடுத்தால் 

தற்போது கர்சர் இருக்குமிடத்தில் ஒரு எக்ஸெல் worksheet  ஒன்று தோன்றும் . இப்போது மேலே இருக்கக்கூடிய ரிப்பனும் எக்ஸெல் ரிப்பனாக (மெனுவாக) மாறியிருக்கும்.  எக்செல்லில் என்னென்ன செய்ய முடியுமோ அத்தனையும் இந்த இடத்திலும் செய்ய முடியும்.  கூட்டலாம், கழிக்கலாம், வகுக்கலாம், பெருக்கலாம், formula க்களை உபயோகிக்கலாம்.  எக்செல்லில் உள்ள அத்தனை செயலிகளையும் பயன்படுத்தலாம்.  Charts (விளக்கப்படங்கள் ) வரையலாம்.  நீங்கள் கர்சரை எப்போது வெளியில் கிளிக் செய்கிறீர்களோ அப்போது ரிப்பன் word ribbaon ஆக மாறும்.   எப்போது அட்டவணையில்  கிளிக் செய்கிறீர்களோ அப்போது ரிப்பன் Excel  ribbaon ஆக மாறிக்கொள்ளும் . 

கடைசியில் ஐந்தாவதாக உள்ள quick table என்ற மெனுவை தேர்ந்தெடுத்தால் முன்னமேயே தயாரித்து வைக்கப்பட்டுள்ள சில template கள்  தோன்றும் 

மேற்கண்ட மாதிரிகளில் எது உங்களுக்கு வேண்டுமோ அதை தேர்ந்தெடுத்து, அதில் உள்ள தலைப்புகளையும், விவரங்களையும் உங்களுக்கு ஏற்றாற்போல் மாற்றி சேமிக்க வேண்டும்

தொடரும் 

EXCEL ல் கேள்விகள்

கேள்வி:  தமிழக அரசில் பணிபுரிபவர்களில் OA க்களுக்கு 60 வயதிலும் மற்ற பதவியில் உள்ள பணியாளர்களுக்கு 58 வயதிலும் பணி மூப்பு அடைகின்றனர். இதை எப்படி EXCEL ல் கணக்கிடுவது ?

விடை:  மேலே கண்ட வினாவிற்கு EOMONTH(DATE,NO.OF MONTHS) என்ற செயலியை (FUNCTION) IF(CONDITION,TRUE,FALSE) என்ற செயலியுடன் இணைத்து செயல்படுத்தினால் இதனுடைய விடை கிடைக்கும். (EOMONTH() என்ற செயலி ஒரு மாதத்தின் கடைசி தினத்தை கண்டுபிடிக்க உதவுகிறது.  பணிமூப்பும் மாதக் கடைசியில் அளிப்பதால் இச் செயலியை உபயோகிக்கலாம்) (IF செயலியைப் பற்றி அறிந்து கொள்ள ஜூன் 13, 2017 ல் வெளியாகியுள்ள அத்தியாயத்தைப் பார்க்கவும்)

உதாரணமாக பத்தி A யில் பணியாளர் பிறந்த தேதியும் பத்தி B யில் பணியாளரின் பதவி பெயரும் பத்தி C யில் பணியாளரின் பணிமூப்பு தேதியையும் கணக்கிடுவதாகக் கொள்வோம்.

B2 செல்லில் இருக்கும் பதவியின் பெயர் OA ஆக இருந்தால் 720 (60 X  12) மாதம் கழித்தும், அப்படி இல்லையாகில் 696 (58 X 12) மாதம் கழித்தும் பணிமூப்பு வரவேண்டும். இதை கி செல்லில் படத்தில் கண்டவாறு தட்டச்சு செய்தால் கீழ் கண்டுள்ள படத்தில் தோன்றியவாறு விடை கிடைக்கும்.

இதில் பத்தி சி யில் கிடைக்கும் விடையானது DATE SERIAL எண்ணாக இருக்கும்.  இவற்றை தேதி அமைப்பில் மாற்றுவதற்கு அந்த செல்களை செலக்ட் செய்து RIGHT CLICK - FORMAT செய்ய வேண்டும்.  

 வரும்  உரையாடல் பெட்டியில் கீழ் வருமாறு தேர்ந்தெடுத்து ENTER KEY ஐ அழுத்தவும் 

தற்போது C  செல்லில் இருக்கும் விடைகள் முதல் படத்தில் இருப்பதுபோல் மாறும்.

இப் பணியாளர்கள் பிறந்த தேதிக்கு  தகுந்த மாதிரியும்  பணிமூப்பு  அமையும்.  முதல் தேதியில் பிறந்தவர்கள் முதல் மாதத்தில் பணிமூப்பு அடையவேண்டும்.   இந்த நிபந்தனையும் சேர்க்க வேண்டுமென்றால் சி பத்தியில் உள்ள செயலியை கீழ்கண்டவாறு மாற்றவேண்டும்.

=IF(AND(DAY(A2)=1,B2="oa"),EOMONTH(A2,719),IF(AND(DAY(A2)=1,NOT(B2="oa")),EOMONTH(A2,695),IF(AND(DAY(A2)>1,B2="oa"),EOMONTH(A2,720),EOMONTH(A2,696))))

கீழ் வரும் உதாரணத்தை பார்ப்போம் .

கேள்வி பதில்

கேள்வி 1:  MS-WORD ல் ஒவ்வொரு பக்கத்திற்கும் பக்க எண்களை வரவழைப்பது எப்படி ? 

பதில்:  1.  உங்கள் கோப்பினை திறந்து கொள்ளவும்.  INSERT TAB சென்று HEADER & FOOTER குரூப்பில் உள்ள PAGE நம்பர் என்ற மெனுவை கிளிக் செய்யவும்.  

2.  அதில் உள்ள விருப்ப தேர்வுகளில் உங்களுக்கு தேவையான வற்றை தேர்ந்தெடுத்து கிளிக் செய்யவும்.

3.. HOME / FILE மெனுவில் PRINT மெனுவை தேர்ந்தெடுக்கவும்.  இப்போது PRINT PREVIEW வை  பார்த்தீர்களானால்  பக்க எண்கள் தெரியும்.  இப்போது CLOSE HEADER AND FOOTER  CLOSE என்ற மெனுவை கிளிக் செய்யவும் 

4.  கோப்பினை சேமித்துக் கொள்ளவும்.

----

கேள்வி 2:  பக்க எண்கள் கொடுக்கும் போது  முதல் பக்கத்தை விட்டுவிட்டு இரண்டாவது பக்கத்திலிருந்து எண்களை  வரவழைப்பது எப்படி ?

பதில் : கேள்வி 1 ல் கண்டுள்ள பதிலில் முதல் இரண்டு பாராக்களை அப்படியே செய்த பின்பு பக்க எண் உள்ள இடத்தை தேர்வு செய்யவும்.  இப்போது VIEW என்ற மெனுவிற்கு பக்கத்தில் HEADER & FOOTER TOOLS என்ற TOP LEVEL TAB தெரியும்.  அதன் கீழ் DESIGN என்ற TAB ம் தெரியும்.  அதில் உள்ள விருப்ப தேர்வுகளில் DIFFERENT FIRST PAGE என்ற விருப்பத் தேர்வின் பக்கத்தில் உள்ள பெட்டியில் கிளிக் செய்யவும்.

HOME / FILE மெனுவில் PRINT மெனுவை தேர்வு செய்யவும்.  இப்போது PRINT PREVIEW வை  பார்த்தீர்களானால் முதல் பக்கத்தை தவிர மற்ற பக்கங்களில்   பக்க எண்கள் தெரியும். இப்போது CLOSE HEADER AND FOOTER  CLOSE என்ற மெனுவை கிளிக் செய்யவும் 

  கோப்பினை சேமித்துக் கொள்ளவும்.

-----

கேள்வி 3:   பக்க எண்களை எழுத்த்தில் கொண்டு வர முடியுமா? 

பதில் : கேள்வி 1 ல் கண்டுள்ள பதிலில் முதல் இரண்டு பாராக்களை அப்படியே செய்த பின்பு பக்க எண் உள்ள இடத்தை தேர்வு செய்யவும்.

பக்க எண்ணிற்கு பக்கத்தில் இரு முறை கிளிக் செய்யவும்

இப்போது அந்த இடம் முழுவதும் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்டு புள்ளி கட்டமாக தெரியும்.  இந்த கட்டத்திற்குள் பக்க எண் தெரியும்

எண்ணிற்கு அருகே கர்சரை கொண்டு சென்று ஷிப்ட்  F9 ஐ கிளிக் செய்யவும்.

இப்போது {PAGE \* MERGEFORMAT} என்று வரும்.  \* MERGEFORMAT என்பதற்கு பதில் \* CARDTEXT என்று தட்டச்சு செய்து F9 ஐ அழுத்தி கோப்பை சேமிக்கவும்.

HOME / FILE மெனுவில் PRINT மெனுவை தேர்ந்தெடுக்கவும்.  இப்போது PRINT PREVIEW ல் பக்க எண்கள் எழுத்தில் தெரியும்.

இப்போது CLOSE HEADER AND FOOTER  CLOSE என்ற மெனுவை கிளிக் செய்யவும் 

கோப்பினை சேமிக்கவும்.

------

கேள்வி 4:  பக்க எண்கள் கொடுக்கும் போது  முதல் பக்கத்தை விட்டுவிட்டு இரண்டாவது பக்கத்திலிருந்து, ஒற்றைப்படை பக்கங்களுக்கு பக்கங்களின் அடியில் இடது பக்கமாகவும், இரட்டைப்படை பக்கங்களுக்கு பக்கங்களின் அடியில் வலது பக்கமாகவும் பக்க எண்கள் வரும்படி அமைக்க முடியுமா ?

பதில் :  முடியும். !  உங்கள் கோப்பினை திறந்து கொள்ளவும்.  INSERT TAB சென்று HEADER & FOOTER குரூப்பில் உள்ள PAGE நம்பர் என்ற மெனுவை கிளிக் செய்யவும்.  வந்துள்ள விருப்பங்களில் BOTTOM OF PAGE என்பதை தேர்வு செய்து  வரும் 

மெனுக்களில் SIMPLE என்பதின் கீழ் உள்ள     PLAIN NUMBER 1 என்ற விருப்பத் தேர்வை செலக்ட் செய்யவும்.

இப்போது முதல் பக்கத்தின் அடியில் வலது பக்கத்தில் பக்க நம்பர் 1 என்று தெரியும்.

இரண்டாவது பக்கத்தில் FOOTER ல் தோன்றும் பக்க எண்ணில் கர்சரை வைத்துக்கொண்டு மேலே மெனுவில் இரண்டாவதாக காணும் Different Odd & Even Pages என்ற விருப்பத் தேர்வை கிளிக் செய்யவும்.


இப்போது பக்க எண் அழிந்து Even Page Footer என்று ஒரு கட்டம் தெரியும்.

Insert மெனுவை செலக்ட் செய்து Page Number என்ற  மெனுவை தேர்ந்தெடுத்து Bottom of Page என்பதை கிளிக் செய்யவும்.


முடியவில்லை...தொடரும்...