MS EXCEL - DATE FUNCTIONS

DATE( year, month, day )

      பொதுவாக எக்ஸ்செலில் தேதிகள், மாதம் / தேதி / வருடம் என்ற முறையில்தான் அமைந்திருக்கும்.  சில கணிப்பொறிகளில்  தேதி / மாதம் / வருடம் என்று அமைத்திருப்பார்கள்.  இவைகளில் மாதம், தேதி, வருடம் இவைகளை பதிவு செய்யும்போது சில கணிப்பொறிகளில் / ஐ உபயோகப்படுத்த வேண்டியிருக்கும். சிலவற்றில் – (hiphen) ஐ உபயோகப்படுத்த வேண்டியிருக்கும். ஒரு செல்லில் CTRL கீயை அழுத்திக்கொண்டு ; (SEMICOLON) கீயை அழுத்தினால் அன்றைய தேதி பதிவாகும். இதன் மூலம் அந்த கணிப்பொறியில் DATE FORMAT எப்படி உள்ளது என்பதை தெரிந்து கொள்ளமுடியும்.

     
     மற்றுமொரு வழி தேதியை பதிவு செய்ய DATE(YEAR,MONTH,DAY) என்ற  செயல்பாட்டையும் பயன்படுத்தலாம். உதாரணமாக 10, அக்டோபர், 2016 என்று பதிவு செய்ய =DATE(2016,10,10) என்று தட்டச்சு செய்யவேண்டும்.

இவற்றில் மேலும் சில உதாரணங்களை பார்ப்போமா ?

மாதத்தை குறிப்பிடும்போது 1 லிருந்து 12 வரை குறிப்பிட வேண்டும். 12 க்கு மேல் போகும்போது மிகுதியான மாதங்களை கூட்டி அடுத்த வருடத்தில் காண்பிக்கும்.

மாதத்தை 0 என்று குறிப்பிட்டால் அது முதல் வருடத்தில் கடைசி மாதத்தை குறிக்கும்.

இதேபோல் தேதிகளும் மிகும்போது அவை அடுத்த மாதத்தை காண்பிக்கும்.

மேலே உள்ள உதாரணத்தில் 2016 ம் வருடம் ஜூன் மாதம் 31 ம் நாள் என்று குறிப்பிட்டுள்ளோம். ஜூன் மாதத்தில் 30 நாட்கள்தான் உள்ளன. எனவே மீதம் உள்ள ஒரு நாள் அடுத்த மாதத்திற்கு போய்விடுவதால் 

 

என்று காண்பிக்கும்.

இதேபோல் தேதியை ௦ என்று குறிப்பிட்டால் அது முதல் மாதத்தில் கடைசி நாளை குறிக்கும்.

நாம் வருடத்தை <௦ வாக காண்பித்தால் #NUM! என்று ERROR காண்பிக்கும். வருடம், மாதம் அல்லது தேதி இவைகளில் ஏதாவது ஒன்று  அல்லது எல்லாம் Text ஆக இருந்தால் #VALUE! என்று ERROR காண்பிக்கும்

வருடம் 1 முதல் 1899 வரை கொடுத்தால் அதை 1900 உடன் கூட்டிக்கொள்ளும்.  உதாரணமாக =DATE(01/01/01) என்று கொடுத்தல் 01/01/1901 என்று எடுத்துக்கொள்ளும். நீங்கள் =DATE(1899/01/01) என்று கொடுத்தல் 1/1/3799 என்று காண்பிக்கும்.

தேதியை நமது விருப்பத்திற்கு ஏற்றார்போல் காண்பிக்கலாம். இதற்க்கு அந்த செல்லை FORMAT செய்ய வேண்டும். FORMAT செய்வதற்கு அந்த செல்லை தேர்ந்தெடுத்து RIGHT கிளிக் செய்ய வேண்டும். (அல்லது CTRL கீயை அழுத்திக்கொண்டு 1 ஐ அழுத்தவேண்டும்) 

 FORMAT CELLS… கிளிக் செய்தால் அதில் பல விதமான FORMAT கள் கிடைக்கும். அதில் நமக்கு தேவையானவற்றை தேர்ந்தேடுத்துக் கொள்ளலாம்.

உம். Tuesday, January 01, 3799

தேதியை TEXT FORMAT லும்  மாற்ற முடியும். இன்றைய தேதியை 

TEXT FORMAT ல் மாற்ற SYNTAX 

=TEXT(TODAY(), "DDDD, MMMM, D,YYYY")

syntax ஐ நமது தேவைக்கேற்ப மாற்றி எழுதிக்கொள்ளலாம்


DATE ADDITION:

இன்று வங்கியில் ஆயிரம் ரூபாயை 555 நாட்களுக்கு ஒரு நிலையான வைப்பு தொகையாக போடுகிறேன். அது என்றைக்கு முதிர்வு பெரும் என்று கண்டுபிடிப்பதற்கு ஒரு செல்லில் வைப்பு தொகை போடும் தேதியை பதிவு செய்யுங்கள். மற்றொரு செல்லில் 555 என்று பதிவு செய்யுங்கள். அடுத்த செல்லில் இரண்டையும் கூட்டுங்கள். உம்.

DATE SUBTRACTION:

முருகனுடைய நிலத்தை ஒரு பொது காரியத்திற்காக அரசு எடுத்துக்கொண்டு ஒரு தொகையை இழப்பீடாக கொடுத்தது. அது மிகவும் குறைவாக இருந்ததால் முருகன் கோர்டில்  வழக்கு தொடர்ந்தார். வழக்கில்  அவருடைய இழப்பீட்டை கோர்ட் அதிகரித்ததுடன் வழக்கு போட்ட தேதியிலிருந்து இன்று வரை உள்ள நாட்களுக்கு 9% சதவிகித வட்டியையும் அளிக்கும்படி தீர்ப்பளித்தது.  வழக்கு போட்ட நாள் 5/5/1999.  இன்று வரை எத்தனை நாட்களுக்கு வட்டி கிடைக்கும் ? ஒரு செல்லில் வழக்கில் தீர்ப்பளித்த தேதியை பதிவு செய்யுங்கள். மற்றொரு செல்லில் வழக்கு போட்ட தேதியை பதிவு செய்யுங்கள். அடுத்த செல்லில் முதல் செல்லிலிருந்து இரண்டாவது செல்லை கழியுங்கள். உம்.

=YEAR()

            ஒரு தேதியிலிருந்து வருடத்தை மட்டும் பிரித்தெடுக்க =YEAR() என்ற செயல்பாட்டை உபயோகிக்கலாம். உம்.

=MONTH()

ஒரு தேதியிலிருந்து மாதத்தை மட்டும் பிரித்தெடுக்க =MONTH() என்ற செயல்பாட்டை உபயோகிக்கலாம். உம்.

A3 செல்லில் இருக்கும் மாதத்துடன் 5 மாதங்களை கூட்ட =DATE(YEAR(A3),MONTH(A3)+5,DAY(A3)) என்று தட்டச்சு செய்து ENTER கீயை அழுத்தினால்

காண்பிக்கும்.

=DAY()

ஒரு தேதியிலிருந்து நாளை  மட்டும் பிரித்தெடுக்க =DAY() என்ற செயல்பாட்டை உபயோகிக்கலாம். உம்.

TODAY()

=Today() என்று தட்டச்சு செய்து Enter Key ஐ அழுத்தினால் அது இன்றைய தேதியை குறிக்கும்.

TODAY() உடன் நாட்களை கூட்ட

EDATE()

            இந்த செயல்பாடு (FUNCTION) ஒரு தேதியுடன் மாதங்களை கூட்டவோ அல்லது கழிக்கவோ பயன்படும். உதாரணத்தில் காட்டியதுபோல் A2 ல் DEPOSIT போடப்பட்ட தேதி 6/14/2017. கால அவகாசம் 5 மாதங்கள். C2 வில்  =EDATE(A2,B2) என்று கொடுத்தோமானால் விடை ஒரு தேதி தொடர் எண்ணிக்கையாக இருக்கும். இதை FORMAT(RIGHT CLICK – FORMAT – NUMBER – DATE) செய்தோமானால் சரியான தேதி கிடைக்கும். இதேபோல் ஒரு தேதியிலிருந்து மாதங்களை கழிக்கவும் இந்த FUNCTION ஐ பயன்படுத்தலாம்.

WORKDAY()

     உங்களிடம் உங்களது மேலதிகாரி ஒரு வேலையை கொடுத்து 15 நாட்களில் முடிக்கவேண்டும், என்று முடிப்பீர்கள் என்று கேட்கிறார் என்று வைத்துக் கொள்வோம்.  நாட்களை கணக்கிடும்போது சனி மற்றும் ஞாயிறு முதலிய வார விடுமுறை நாட்களையும் பண்டிகைகளுக்கான விடுமுறை தினங்களையும் கணக்கில் கொள்ளவேண்டும். WORKDAY() என்ற FUNCTION வார விடுமுறை நாட்களையும் பண்டிகைகளுக்கான விடுமுறை தினங்களையும் கணக்கில் எடுத்துக்கொண்டு ஒரு நாளை குறிப்பிடும். இதற்கான SYNTAX =WORKDAY(START_DATE, NO.OF DAYS, HOLIDAYS) =WORKDAYS(வேலை என்று ஆரம்பம், எத்தனை நாட்களில் முடிக்கவேண்டும், எந்தெந்த நாட்கள் விடுமுறை தினங்கள்). நாம்  வேலையை ஏற்றுக்கொள்கிற நேரத்திலிருந்து  அதற்கு மறு நாள் அந்த நேரம் வரும்போதுதான் ஒருநாள் கணக்காகிறது.. உம். வேலையை பெரும் நாள் 14/6/2017, கால அவகாசம் 15 நாட்கள், நடுவில் ரம்ஜான் விடுமுறை.  இதை கீழ் காணும் எக்ஸ்செல் worksheet மூலம் காணலாம். நாட்கள் கணக்கீடு சரிதானா என்பதையும் பக்கத்தில் காண்பித்திருக்கிறேன்.

விடுமுறை நாட்கள் பட்டியல் இருந்தால் அந்த பட்டியலின் ரேஞ்சை குறிப்பிடலாம் அல்லது விடுமுறை நாட்களை வரிசையாக FUNCTION க்கு உள்ளே குறிப்பிடலாம். உம். (=WORKDAY(A2,B2.”2017/6/26”)

 30 நாட்களில் முடிக்க வேண்டிய வேலையை இன்று முடிக்க வேண்டும் என்றால் அந்த வேலையை என்று கொடுத்திருக்க வேண்டும் என்று பார்ப்பதற்கு =WORKDAY(TODAY(),-30,K2:K6) என்று கொடுக்கவேண்டும். இதில் TODAY() என்பது இன்றைய தேதியை குறிக்கும் FUNCTION ஆகும். -30 முப்பது நாட்களுக்கு முன்பே கொடுக்க வேண்டும் என்பது K2:K6 விடுமுறை தினங்களை குறிப்பதாகும்.

இதில் இரண்டு செயல்பாடுகள் பயன்படுத்தப்பட்டுள்ளன. 1.WORKDAY(), 2. TODAY().

WORKDAY() FUNCTION ஐ நாட்கணக்கில்தான் கண்டுபிடிக்க முடியும் என்பதில்லை. மாதக் கணக்கில் கூட கண்டுபிடிக்கலாம். அதற்க்கு WORKDAY FUNCTION உடன் EDATE என்ற FUNCTION யும் சேர்த்து உபயோகிக்க வேண்டும். உதாரணமாக இன்றைய தேதியிலிருந்து (6/9/2017) நான்கு மாதங்களில் ஒரு வேலையை முடிக்க வேண்டுமென்றால் A1 ல் இன்றைய தேதியை பதிவு செய்து B1 ல் =WORKDAY(EDATE(A1,4)-1,1,B5:B15) என்று தட்டச்சு செய்து ENTER KEY ஐ அழுத்தினால் அது Monday, October 09, 2017 என்று சொல்லும். EDATE என்ற FUNCTION மாதங்களை கூட்ட / கழிக்க உதவுகிறது. EDATE(A1,4)  என்றால் A1 ல் இருக்கும் தேதியுடன் 4 மாதங்களை கூட்ட வேண்டுமென்று அர்த்தம். -1 என்றால் வரும் தேதியில் ஒரு நாளை கழிக்கவேண்டும். (FRIDAY, OCTOBER 06, 2017) ஆகும். அது  வேலை ஆரம்பிக்கும் நாள் என்றாகும். வேலையை முடிக்க 1 நாள், B5:B15 என்பது விடுமுறை தின பட்டியல் (RENGE)

EOMONTH()

அலுவலகங்களில் பணி புரிபவர்களுக்கு நாம் எப்போது பணிமூப்பு (Retirement) பெறுவோம் என்பதை தெரிந்துகொள்ள ஆவலாக இருக்கும். மத்திய அரசில் பணிபுரிபவர்கள்  60 வயதிலும் மாநில அரசில் பணிபுரிபவர்கள்  58 வயதிலும் பணிமூப்பு அடைகிறார்கள்.  Excel ல் EOMONTH என்று ஒரு செயல்பாடு (Function) உள்ளது. இந்த செயல்பாடு மாதத்தின் கடைசி நாளை காண்பிக்கும். இதனுடைய (Syntax) தொடரியல் =Eomonth(Start_Date,Months) என்பதாகும். இந்த செயல்பாட்டை உபயோகித்து நாம் நம்முடைய பணிமூப்பு தேதியை தெரிந்து கொள்ளலாம். உதாரணமாக 10/11/1980 ல் பிறந்துள்ள ஒருவரின் பணிமூப்பு தேதி: (பிறந்த தேதி Cell C1 ல் இருப்பதாக கொள்வோம். D1ல் கர்சரை வைத்து          

=EOMONTH(C2,58*12) என்று தட்டச்சு செய்து Enter Key ஐ அழுத்தவும். (இந்த செயல்பாட்டில் (Function) முதலில் எந்த தேதியிலிருந்து கணக்கிடவேண்டுமோ அந்த தேதியையும் இரண்டாவதாக எத்தனை மாதங்களை கூட்ட வேண்டுமோ அத்தனை மாதங்களையும் குறிப்பிட வேண்டும். 58 வயதில் பணிமூப்பு அடைபவர்கள் 58*12 அல்லது 696 என்று குறிப்பிடலாம். 60 வயதில் பணிமூப்பு அடைபவர்கள் 60*12 அல்லது 720 என்று குறிப்பிடலாம்.) 

இதனுடைய விடை ஒரு எண்ணாக காண்பிக்கப்பட்டு இருக்கும். இந்த எண்ணை தேதியாக FORMAT செய்ய அந்த செல்லில் கர்சரை வைத்து RIGHT CLICK செய்யவும். அதில் FORMAT CELLS …. என்பதில் சொடுக்கினால் அதனுடைய உரையாடல் (DIALOG BOX) பெட்டி தோன்றும்.

Date என்பதை தேர்வு செய்தால் அதற்குரிய Options தெரியும். அதில் ஒன்றை தேர்வு செய்து OK பொத்தானை அழுத்தவும். இப்போது கீழ்காணுமாறு தோன்றும்.

அரசில் பணிபுரிபவர்கள் அந்த மாதத்தின் முதல் தேதியில் பிறந்திருந்தால் அவர்கள் முதல் மாதத்தில் பணிமூப்பு (retirement) அடைய வேண்டும்.  இம்மாதிரி தேதிக்கு தகுந்தாற்போல் retirement தேதி வர கீழ் கண்டவாறு function அமையவேண்டும். =IF(DAY(C2)=1,EOMONTH(C2,695),EOMONTH(C2,696))

இதில் IF() மற்றும் DAY() FUNCTIONS உபயோகப்படுத்தியுள்ளோம். FUNCTION அமைப்புகளை கூர்ந்து கவனிக்கவும்.