OTHERS

16 Visiting card design ideas in MS Word Part 1   Microsoft Word Tutorial

MS EXCEL - உங்களுக்கு தெரியுமா ?

1. நீங்கள் இணையதளத்தில் சில தளங்களை படித்து விட்டு மூடி விட்டீர்கள் .  ஆனால் திரும்பவும் திறக்க வேண்டும்போல் இருந்தால் திரும்பவும் புதிய விண்டோவில் address அடிக்க தேவையில்லை.  அதற்க்கு பதில் CTRL SHIFT T  அழுத்தினால் போதும். மூடிய tab கள் தானாகவே திறக்கும.                                                  
2. எக்ஸ்செல்லில் ஒரு worksheet ல் 10,48,576 வரிசைகளும்(ROWS) 16,384 பத்திகளும்(COLUMNS) உள்ளன.                                                                                  
3. ஒவ்வொரு செல்லிலும் 255 எழுத்துக்களை அகண்டவாக்கில் கொடுக்கமுடியும்.                                                                                                             
4. ஒரு செல்லில் அதிகபட்சமாக 32,767 எழுத்துக்களை உள்ளீடாக கொடுக்கமுடியும்.                                                                                                             
5. ஒரு HEADER / FOOTER  ல் அதிகபட்சமாக 255 எழுத்துக்களை கொடுக்கமுடியும்.                                                                                                             
6. ஒரு WORKSHEET ல் 1026 பக்கங்களை சேமிக்கமுடியும் 

      7. ஒரு செல்லை Format செய்வதற்கு குறுக்கு வழி CTRL ஐ அழுத்திக்கொண்டு 1 அழுத்தவும்.

MS EXCEL - ROUND, ROUNDUP, ROUNDDOWN, CEILING, FLOOR, IF, LARGE AND SMALL FUNCTIONS

ROUND() 

            இந்த செயல்பாடு (FUNCTION) ஒரு செல்லில் உள்ள தொகையை எத்தனை தசம ஸ்தானத்திற்கு சுருக்க வேண்டுமோ அதை செய்யும். இதனுடைய SYNTAX =ROUND(VALUE, NO.OF DECIMAL PLACES).

ROUNDUP() 

     இந்த செயல்பாடு (FUNCTION) ஒரு செல்லில் உள்ள தொகையை ஒரு இலக்கம் மேல் நோக்கி நகர்த்தும். SYNTAX =ROUNDUP(VALUE, -NO.OF DIGITS ). உம். CELL A1 ல் 125366.34 இருப்பதாக கொள்வோம். இதை ஒரு இலக்கம் மேல் நோக்கி நகர்த்த B1 ல் =ROUNDUP(A1,-1) என்று கொடுத்தோமானால் B1 ல் 125370 என்று வரும். =ROUNDUP(A1,-2) என்று கொடுத்தோமானால் B1 ல் 125400 என்று வரும்.

ROUNDDOWN() 

     இந்த செயல்பாடு (FUNCTION) ஒரு செல்லில் உள்ள தொகையை ஒரு இலக்கம் கீழ்  நோக்கி நகர்த்தும். SYNTAX =ROUNDDOWN(VALUE,-NO.OF DIGITS ). உம். CELL A1 ல் 125366.34 இருப்பதாக கொள்வோம். இதை ஒரு இலக்கம் கீழ் நோக்கி நகர்த்த B1 ல் =ROUNDDOWN(A1,-1) என்று கொடுத்தொமானால் B1 ல் 125360 என்று வரும். =ROUNDDOWN(A1,-2) என்று கொடுத்தொமானால் B1 ல் 125300 என்று வரும்.

CEILING()

இந்த செயல்பாடு (FUNCTION) ஒரு செல்லில் உள்ள எண்ணை குறிப்பிட்டுள்ள அளவுக்கு உயர்த்தும். SYNTAX =CEILING(NUMBER,SIGNIFICANCE). =CEILING(எண், உயர்த்த வேண்டிய அளவு / வகுபட வேண்டிய அளவு) . ஒரு எண்ணை குறிப்பிட்ட அளவால் வகுத்துப் பார்க்கும்.  அந்த எண் வகுபட்டால் அந்த எண்ணில் எந்த மாற்றமும் இருக்காது. வகுபடவில்லை எனில் அடுத்து வகுபடக்குடிய உயர்ந்த எண்ணாக மாற்றும். உம்.

FLOOR()

இந்த செயல்பாடு (FUNCTION) ஒரு செல்லில் உள்ள எண்ணை குறிப்பிட்டுள்ள அளவுக்கு குறைக்கும் . SYNTAX =FLOOR(NUMBER, SIGNIFICANCE). =CEILING(எண், குறைக்க வேண்டிய அளவு / வகுபட வேண்டிய அளவு) . ஒரு எண்ணை குறிப்பிட்ட அளவால் வகுத்துப் பார்க்கும்.  அந்த எண் வகுபட்டால் அந்த எண்ணில் எந்த மாற்றமும் இருக்காது. வகுபடவில்லை எனில் அடுத்து வகுபடக்குடிய குறைந்த  எண்ணாக மாற்றும். உம்.

IF()

தர்க்க ரீதியான முடிவெடுக்க இந்த செயல்பாடு உதவும்.  IF என்று சொல்லும்போதே அதில் ஒரு நிபந்தனை தொக்கி நிற்பது நன்றாக தெரியும். இதனுடைய SYNTAX =IF(CONDITION,TRUE,FALSE). இந்த FUNCTION ARGUMENT ல் மூன்று பகுதிகள் உள்ளன. முதல் பகுதி CONDITION ஆகும். இரண்டாவது அந்த CONDITION நிறைவேறினால் என்ன செய்ய வேண்டும் அல்லது என்ன  RESULT, மூன்றாவது அந்த CONDITION நிறைவேறாவிட்டால் என்ன செய்ய வேண்டும் எனபது. இதை கீழே காணும் மாணவர்களின் மதிப்பெண் பட்டியல் உதாரணத்தின் மூலம் காணலாம்.

B பத்தியில் தமிழ் மதிப்பெண் உள்ளது. தமிழில் 40 அல்லது அதற்கு மேல் எடுத்தவர்கள் PASS என்று குறிக்க I2 ல் கர்சரை வைத்து =IF(B4>=40,"PASS","FAIL") தட்டச்சு செய்து ENTER KEY ஐ அழுத்தினால் இதனுடைய விடை கிடைக்கும். அந்த FUNCTION ஐ மற்ற செல்களில் DRAG செய்தால் மற்ற செல்களிலும் ரிசல்ட் கிடைக்கும்.

     ரிசல்ட் போடும்போது ஒரு பாடப்பிரிவை மட்டும் பார்த்து போடுவது கிடையாது.  எல்லாவற்றையும் பார்க்க வேண்டுமல்லவா? நாம் பேசும்போது IF TAMIL GREATER THEN 40 AND ENGLISH GREATER THAN 40 AND COMPUTER SCIENCE GREATER THEN 40 …… இப்படி சொல்லிக்கொண்டே போகலாம்.  ஆனால் எக்ஸ்செல்லில் ஒரே ஒரு AND க்கு மேல் போட இடம் இல்லை.  ஆகையால் AND என்பதை முதலில் போட வேண்டும்.  எங்கெல்லாம் , (கமா) வருகிறதோ அங்கெல்லாம் AND என்பதை எடுத்துக்கொள்ளும். அதனுடைய SYNTAX ஐ இப்போது பார்ப்போம்.  =IF(AND(B4>=40,C4>=40,D4>=40,E4>=40,F4>=40,G4>=40),"PASS","FAIL") AND க்கு பிறகு அடைப்புக்குறிக்குள்  ( ) க்குள் ஒவ்வொரு CONDITION பக்கத்திலும் . (காற்புள்ளி) இடவேண்டும்.

NESTED IF

இப்போது வேறு விதமான உதாரணம் ஒன்றை பார்க்கலாம். நமது ஊதியத்தில் HRA என்று ஒன்று உள்ளதல்லவா? HRA கீழ் வருமாறு இருப்பதாக கொள்வோம்.

IF FUNCTION B2 ல்  =IF(AND(A2>0,A2<=5000),500,IF(AND(A2>5000,A2<=10000),1000,IF(AND(A2>10000,A2<=15000),1500,IF(AND(A2>15000,A2<=20000),2000,2500)))) என்று தட்டச்சு செய்து ENTER KEY ஐ அழுத்தினால் 1000 என்று விடை கிடைக்கும்.  இந்த FUNCTION ஐ மற்ற செல்களிலும் COPY செய்தால் எல்லாவற்றிற்கும் HRA ஐ போட்டுவிடும்.

சரி இது எப்படி வேலை செய்கிறது. நமக்கு BLANK செல்லிற்கு HRA போடக்கூடாது. ஆதலால் B2 ௦ க்கு மேல் இருக்கவேண்டும், ஆனால் 5000 வரைதான் இருக்கவேண்டும்.  B2 > ௦ AND B2 <=5000 என்று எழுதவேண்டும் ஆனால் எக்ஸ்செலில் AND ஐ நடுவில் போடமுடியாது. ஆதலால் AND(A2>0,A2<=5000) என்று எழுதுகிறோம். இந்த நிபந்தனைக்கு உட்பட்டு இருந்தால் 500 ரூபாய் இல்லையெனில் எவ்வளவு ?  ஒரே ஒரு நிபந்தனையாய் இருந்தால் அதுவும் எவ்வளவு என்று சொல்லிவிடலாம்.  ஆனால் மேலே உள்ள அட்டவனையை பார்த்தால் ஐந்து விதமான SLAB கள் உள்ளன. ஆகவே ஒரு நிபந்தனைக்குள் வரவில்லை என்றால் மற்றொரு IF CONDITION ஐ ஆரம்க்பிக்கிறோம். இது மாதிரி எத்தனை CONDITIONS இருக்கிறதோ அத்தனை IF களை போட்டு SYNTAX ஐ எழுத வேண்டும்.  முடிவில் எத்தனை IF கள் போட்டோமோ அத்தனைக்கும் ) அத்தனை அடைப்பு குறிகள் போட்டு முடிக்க வேண்டும்.

இம்மாதிரி ஒரு IF க்குள் மற்றொரு IF போட்டு  பின்னல் போல் எழுதும் முறைக்கு NESTED IF என்று பெயர்.

ஐந்து விதமான SLAB கள் மட்டும் இருந்ததால் எழுதி சமாளித்தாகிவிட்டது. நமக்கு உண்மையிலேயே 17 விதமான  SLAB கள் அல்லவா இருக்கின்றன. அத்தனைக்கும் எழுதுவதாயிருந்தால் IF STATEMENT =IF(AND(B3>0,B3<=5299),500,IF(AND(B3>5299,B3<=6699),560,IF(AND

(B3>6699,B3<=8189),680,IF(AND(B3>8189,B3<=9299),800,IF(AND(B3>9299,B3<=10599),1000,IF(AND(B3>10599,B3<=11899),1200,IF(AND(B3>11899,B3<=13769),1400,IF(AND(B3>13769,B3<=14509),1600,IF(AND(B3>14509,B3<=15999),1800,IF(AND(B3>15999,B3<=17299),2000,IF(AND(B3>17299,B3<=19529),2200,IF(AND(B3>19529,B3<=20089),2400,IF(AND

(B3>20089,B3<=21019),2600,IF(AND(B3>21019,B3<=21579),2800,IF(AND(B3>21579,B3<=22139),2900,IF(AND(B3>22139,B3<=24999),3000,3200,))))))))))))))))) என்று அமையும்.  ஆனால் எக்ஸ்செல் 7 NESTED IF களுக்கு மேல் ஏற்றுகொள்ளாது . கீழே காண்பித்துள்ள ERROR MESSAGE ஐ காட்டும்.

நான் விடுவதாயில்லை. எப்படியும் IF STATEMENT எழுதியேதான் தீருவேன் என்று அடம் பிடிப்பவராயிருந்தால் ஏழு IF களுக்கு மேல் ஒரே NESTED IF ல் எழுதாமல் பின் வருமாறு எழுதலாம்.

=IF(AND(B3>0,B3<=5299),500,IF(AND(B3>5299,B3<=6699),560,IF(AND(B3>6699,B3<=8189),680,IF(AND(B3>8189,B3<=9299),800,IF(AND(B3>9299,B3<=10599),1000,IF(AND(B3>10599,B3<=11899),1200,))))))&IF(AND(B3>=11900,B3<=13769),1400,IF(AND(B3>13770,B3<=14509),1600,IF(AND(B3>14510,B3<=15999),1800,IF(AND(B3>16000,B3<=17299),2000,IF(AND(B3>17300,B3<=19529),2200,IF(AND(B3>19530,B3<=20089),2400,))))))&IF(AND(B3>=20090,B3<=21019),2600,IF(AND(B3>=21019,B3<=21579),2800,IF(AND(B3>=21580,B3<=22139),2900,IF(AND(B3>=22139,B3<=24999),3000,IF(B3>24999,3200,)))))

இதில் மூன்று STATEMENT கள் உள்ளன.

1. IF(AND(B3>0,B3<=5299),500,IF(AND(B3>5299,B3<=6699),560,IF(AND(B3>6699,B3<=8189),680,IF(AND(B3>8189,B3<=9299),800,IF(AND(B3>9299,B3<=10599),1000,IF(AND(B3>10599,B3<=11899),1200,))))))
2.  IF(AND(B3>=11900,B3<=13769),1400,IF(AND(B3>13770,B3<=14509),1600,IF(AND(B3>14510,B3<=15999),1800,IF(AND(B3>16000,B3<=17299),2000,IF(AND(B3>17300,B3<=19529),2200,IF(AND(B3>19530,B3<=20089),2400,))))))
3. IF(AND(B3>=20090,B3<=21019),2600,IF(AND(B3>=21019,B3<=21579),2800,IF(AND(B3>=21580,B3<=22139),2900,IF(AND(B3>=22139,B3<=24999),3000,IF(B3>24999,3200,)))))

இந்த மூன்றையும் & குறியீடை நடுவில் அமைத்து ஒன்றோடொன்று சேர்த்து அமைத்தால் சரியாக அமையும்.(& ஒன்றோடொன்றை இணைப்பதற்கு உபயோகிப்பது -  CONCATANATION). இதனுடைய தொடர்ச்சியை LOOKUP FUNCTION என்ற தலைப்பில் பார்க்கவும்.

LARGE()

     எஸ்செல்லில் MAX, MIN FUNCTIONS கொடுத்துள்ள எண்களில் எது அதிக மதிப்பு கொண்டது, எது குறைவான மதிப்பு கொண்டது என்பதை கண்டறிய உதவும். அதுபோல கொடுத்துள்ள எண்களில் அதிக மதிப்பில்  ஐந்தாவது இடத்தை எந்த எண்  பிடிக்கிறது என்பதை கண்டறிய LARGE என்ற FUNCTION உபயோகமாகும். மேலுள்ள உதாரணத்தில் COMPUTER SCIENCE ல் ஐந்தாவது இடத்தை பிடித்தவர் யார் என்று கண்டறிய =LARGE(E4:E13,5) என்று கொடுத்தால் விடை 88 என்று வரும்.  

SMALL()

      அதேபோல் கொடுத்துள்ள எண்களில் எது குறைவான மதிப்பு கொண்டது என்பதை கண்டறிய SMALL என்ற FUNCTION உபயோகமாகும். மேலுள்ள உதாரணத்தில் COMPUTER SCIENCE ல் குறைந்த மதிப்பில் இரண்டாவது இடத்தை பிடித்தவர் யார் என்று கண்டறிய =SMALL(E4:E13,2) என்று கொடுத்தால் விடை 70 என்று வரும். (MIN=66,NEXT UP 70).



       கீழே  கொடுத்துள்ள EXCEL SHEET ல் H என்ற பத்தியில் மொத்த மதிப்பெண்களும் J என்ற பத்தியில் RESULT ம் கொடுக்கப்பட்டுள்ளது. இந்த இரண்டு பத்திகளில் உள்ள விவரங்களை IF மற்றும் LARGE FUNCTION ஐ பயன்படுத்தி முதலில் வந்தவருக்கு GOLD ம் இரண்டாவது உள்ளவருக்கு SILVAR ம் மூன்றாவது வந்தவருக்கு BRONZE பதக்கங்களும் வழங்க கீழே கண்டுள்ளவாறு FUNCTION அமைய வேண்டும் 

=IF(AND(J4="pass",H4=LARGE($H$4:$H$13,1)),"gold",IF(AND(J4="pass",H4=LARGE($H$4:$H$13,2)),"Silver",IF(AND(J4="pass",H4=LARGE($H$4:$H$13,3)),"bronze","")))

மேலே காட்டியுள்ள FUNCTION ல் $ குறியீடு உபயோகிக்கப்பட்டுள்ளதை கவணித்தீர்களா ? WORD ல் ஒரு TEXT ஐ ஒரு இடத்திலிருந்து நகலெடுத்து மற்றொரு இடத்தில் ஓட்டலாம். அதேபோல EXCEL லிலும் எழுத்துக்களையோ  அல்லது எண்களையோ ஒரு செல்லிலிருந்து மற்றொரு செல்லிற்கு நகலெடுத்தது ஓட்டலாம். ஒரு FUNCTION யோ அல்லது FORMULA வையோ ஒரு ஒரு செல்லிலிருந்து மற்றொரு செல்லிற்கு நகலெடுத்தது ஓட்டும்போது அதிலிருக்கும் ரேஞ்சு அல்லது CELL ADDRESS ஓட்டும் இடத்திற்கு தகுந்தாற்போல் மாற்றிக்கொள்ளும். இதை ஒரு தகுந்த உதாரணத்தின் மூலம் பார்ப்போம்.

  A, B AND C யின் கூட்டுத்தொகை B5 ல் உள்ளது. இந்த கூட்டுத்தொகைக்கு A, B மற்றும் C யின் சதவிகிதம் என்ன என்று கண்டுபிடிக்க முதலில்  C2 ல் (B2/B5)*100 என்று தட்டச்சு செய்து ENTER KEY ஐ அழுத்த்தினால் 18.6942 என்று வரும். இந்த FORMULA வை அதற்கு கீழே உள்ள செல்களில் COPY செய்தால் #DIV / 0 என்று வரும். காரணம் என்னவென்றால் ஒரு செல்லிலிருந்து மற்றொரு செல்லிற்கு நகலெடுக்கும் போது B2/B5 என்பது B3/B6 என்று தானாகவே மாறிவிடும்.   

      மேலே  காணப்படும் உதாரணத்தில் B2, B5 என்ற இரண்டு REFERENCE கள் இருக்கின்றன. இதில் B2 B3 என்பவைகள் மாறவேண்டியவைகள். ஆனால் B5 என்பது எல்லா  செல்லிலுமே மாறக்கூடாதவை.  ஆகவே மாறவேண்டிய REFERENCE க்கு RELATIVE REFERENCE என்று பெயர்.  மாறக்கூடாத REFERENCE க்கு ABSOLUTE  அல்லது CONSTANT  REFERENCE என்று பெயர். ஒரு REFERENCE ஐ ABSOLUTE REFERENCE ஆக மாற்ற COLUMN (பத்தி B ) த்திற்கு முன்னாலும் ROW (வரிசை 5 )க்கு முன்னாலும் $ என்ற குறியீட்டை போடவேண்டும்.  COLUMN முன்னால்  போடுவதால் COL. REF. மாறாது. அதுபோல் ROW  க்கு முன்னால் $ போட்டால் ROW RFERENCE மாறாது.  எனவே எப்போது ஒரு FORMULA / FUNCTION ஐ நகலெடுத்து ஓட்ட வேண்டியுள்ளதோ அப்போது அதில் ABSOLUTE (மாறாத ) REFERENCE எதாவது உள்ளதா என்று கவனித்து அதை மாற்றிய பிறகே நகலெடுத்து ஒட்டவேண்டும். ஒவ்வொரு இடத்திலும் தனித்தனியாக $ போடுவதிற்கு பதில் COL.தையும் ROW வையும் தேர்வு செய்து கொண்டு ஒரு தடவை F4 என்ற FUNCTION KEY ஐ அழுத்தவும்.                                                                                                                                                                         தொடரும்.......

.

MS EXCEL - DATE FUNCTIONS

DATE( year, month, day )

      பொதுவாக எக்ஸ்செலில் தேதிகள், மாதம் / தேதி / வருடம் என்ற முறையில்தான் அமைந்திருக்கும்.  சில கணிப்பொறிகளில்  தேதி / மாதம் / வருடம் என்று அமைத்திருப்பார்கள்.  இவைகளில் மாதம், தேதி, வருடம் இவைகளை பதிவு செய்யும்போது சில கணிப்பொறிகளில் / ஐ உபயோகப்படுத்த வேண்டியிருக்கும். சிலவற்றில் – (hiphen) ஐ உபயோகப்படுத்த வேண்டியிருக்கும். ஒரு செல்லில் CTRL கீயை அழுத்திக்கொண்டு ; (SEMICOLON) கீயை அழுத்தினால் அன்றைய தேதி பதிவாகும். இதன் மூலம் அந்த கணிப்பொறியில் DATE FORMAT எப்படி உள்ளது என்பதை தெரிந்து கொள்ளமுடியும்.

     
     மற்றுமொரு வழி தேதியை பதிவு செய்ய DATE(YEAR,MONTH,DAY) என்ற  செயல்பாட்டையும் பயன்படுத்தலாம். உதாரணமாக 10, அக்டோபர், 2016 என்று பதிவு செய்ய =DATE(2016,10,10) என்று தட்டச்சு செய்யவேண்டும்.

இவற்றில் மேலும் சில உதாரணங்களை பார்ப்போமா ?

மாதத்தை குறிப்பிடும்போது 1 லிருந்து 12 வரை குறிப்பிட வேண்டும். 12 க்கு மேல் போகும்போது மிகுதியான மாதங்களை கூட்டி அடுத்த வருடத்தில் காண்பிக்கும்.

மாதத்தை 0 என்று குறிப்பிட்டால் அது முதல் வருடத்தில் கடைசி மாதத்தை குறிக்கும்.

இதேபோல் தேதிகளும் மிகும்போது அவை அடுத்த மாதத்தை காண்பிக்கும்.

மேலே உள்ள உதாரணத்தில் 2016 ம் வருடம் ஜூன் மாதம் 31 ம் நாள் என்று குறிப்பிட்டுள்ளோம். ஜூன் மாதத்தில் 30 நாட்கள்தான் உள்ளன. எனவே மீதம் உள்ள ஒரு நாள் அடுத்த மாதத்திற்கு போய்விடுவதால் 

 

என்று காண்பிக்கும்.

இதேபோல் தேதியை ௦ என்று குறிப்பிட்டால் அது முதல் மாதத்தில் கடைசி நாளை குறிக்கும்.

நாம் வருடத்தை <௦ வாக காண்பித்தால் #NUM! என்று ERROR காண்பிக்கும். வருடம், மாதம் அல்லது தேதி இவைகளில் ஏதாவது ஒன்று  அல்லது எல்லாம் Text ஆக இருந்தால் #VALUE! என்று ERROR காண்பிக்கும்

வருடம் 1 முதல் 1899 வரை கொடுத்தால் அதை 1900 உடன் கூட்டிக்கொள்ளும்.  உதாரணமாக =DATE(01/01/01) என்று கொடுத்தல் 01/01/1901 என்று எடுத்துக்கொள்ளும். நீங்கள் =DATE(1899/01/01) என்று கொடுத்தல் 1/1/3799 என்று காண்பிக்கும்.

தேதியை நமது விருப்பத்திற்கு ஏற்றார்போல் காண்பிக்கலாம். இதற்க்கு அந்த செல்லை FORMAT செய்ய வேண்டும். FORMAT செய்வதற்கு அந்த செல்லை தேர்ந்தெடுத்து RIGHT கிளிக் செய்ய வேண்டும். (அல்லது CTRL கீயை அழுத்திக்கொண்டு 1 ஐ அழுத்தவேண்டும்) 

 FORMAT CELLS… கிளிக் செய்தால் அதில் பல விதமான FORMAT கள் கிடைக்கும். அதில் நமக்கு தேவையானவற்றை தேர்ந்தேடுத்துக் கொள்ளலாம்.

உம். Tuesday, January 01, 3799

தேதியை TEXT FORMAT லும்  மாற்ற முடியும். இன்றைய தேதியை 

TEXT FORMAT ல் மாற்ற SYNTAX 

=TEXT(TODAY(), "DDDD, MMMM, D,YYYY")

syntax ஐ நமது தேவைக்கேற்ப மாற்றி எழுதிக்கொள்ளலாம்


DATE ADDITION:

இன்று வங்கியில் ஆயிரம் ரூபாயை 555 நாட்களுக்கு ஒரு நிலையான வைப்பு தொகையாக போடுகிறேன். அது என்றைக்கு முதிர்வு பெரும் என்று கண்டுபிடிப்பதற்கு ஒரு செல்லில் வைப்பு தொகை போடும் தேதியை பதிவு செய்யுங்கள். மற்றொரு செல்லில் 555 என்று பதிவு செய்யுங்கள். அடுத்த செல்லில் இரண்டையும் கூட்டுங்கள். உம்.

DATE SUBTRACTION:

முருகனுடைய நிலத்தை ஒரு பொது காரியத்திற்காக அரசு எடுத்துக்கொண்டு ஒரு தொகையை இழப்பீடாக கொடுத்தது. அது மிகவும் குறைவாக இருந்ததால் முருகன் கோர்டில்  வழக்கு தொடர்ந்தார். வழக்கில்  அவருடைய இழப்பீட்டை கோர்ட் அதிகரித்ததுடன் வழக்கு போட்ட தேதியிலிருந்து இன்று வரை உள்ள நாட்களுக்கு 9% சதவிகித வட்டியையும் அளிக்கும்படி தீர்ப்பளித்தது.  வழக்கு போட்ட நாள் 5/5/1999.  இன்று வரை எத்தனை நாட்களுக்கு வட்டி கிடைக்கும் ? ஒரு செல்லில் வழக்கில் தீர்ப்பளித்த தேதியை பதிவு செய்யுங்கள். மற்றொரு செல்லில் வழக்கு போட்ட தேதியை பதிவு செய்யுங்கள். அடுத்த செல்லில் முதல் செல்லிலிருந்து இரண்டாவது செல்லை கழியுங்கள். உம்.

=YEAR()

            ஒரு தேதியிலிருந்து வருடத்தை மட்டும் பிரித்தெடுக்க =YEAR() என்ற செயல்பாட்டை உபயோகிக்கலாம். உம்.

=MONTH()

ஒரு தேதியிலிருந்து மாதத்தை மட்டும் பிரித்தெடுக்க =MONTH() என்ற செயல்பாட்டை உபயோகிக்கலாம். உம்.

A3 செல்லில் இருக்கும் மாதத்துடன் 5 மாதங்களை கூட்ட =DATE(YEAR(A3),MONTH(A3)+5,DAY(A3)) என்று தட்டச்சு செய்து ENTER கீயை அழுத்தினால்

காண்பிக்கும்.

=DAY()

ஒரு தேதியிலிருந்து நாளை  மட்டும் பிரித்தெடுக்க =DAY() என்ற செயல்பாட்டை உபயோகிக்கலாம். உம்.

TODAY()

=Today() என்று தட்டச்சு செய்து Enter Key ஐ அழுத்தினால் அது இன்றைய தேதியை குறிக்கும்.

TODAY() உடன் நாட்களை கூட்ட

EDATE()

            இந்த செயல்பாடு (FUNCTION) ஒரு தேதியுடன் மாதங்களை கூட்டவோ அல்லது கழிக்கவோ பயன்படும். உதாரணத்தில் காட்டியதுபோல் A2 ல் DEPOSIT போடப்பட்ட தேதி 6/14/2017. கால அவகாசம் 5 மாதங்கள். C2 வில்  =EDATE(A2,B2) என்று கொடுத்தோமானால் விடை ஒரு தேதி தொடர் எண்ணிக்கையாக இருக்கும். இதை FORMAT(RIGHT CLICK – FORMAT – NUMBER – DATE) செய்தோமானால் சரியான தேதி கிடைக்கும். இதேபோல் ஒரு தேதியிலிருந்து மாதங்களை கழிக்கவும் இந்த FUNCTION ஐ பயன்படுத்தலாம்.

WORKDAY()

     உங்களிடம் உங்களது மேலதிகாரி ஒரு வேலையை கொடுத்து 15 நாட்களில் முடிக்கவேண்டும், என்று முடிப்பீர்கள் என்று கேட்கிறார் என்று வைத்துக் கொள்வோம்.  நாட்களை கணக்கிடும்போது சனி மற்றும் ஞாயிறு முதலிய வார விடுமுறை நாட்களையும் பண்டிகைகளுக்கான விடுமுறை தினங்களையும் கணக்கில் கொள்ளவேண்டும். WORKDAY() என்ற FUNCTION வார விடுமுறை நாட்களையும் பண்டிகைகளுக்கான விடுமுறை தினங்களையும் கணக்கில் எடுத்துக்கொண்டு ஒரு நாளை குறிப்பிடும். இதற்கான SYNTAX =WORKDAY(START_DATE, NO.OF DAYS, HOLIDAYS) =WORKDAYS(வேலை என்று ஆரம்பம், எத்தனை நாட்களில் முடிக்கவேண்டும், எந்தெந்த நாட்கள் விடுமுறை தினங்கள்). நாம்  வேலையை ஏற்றுக்கொள்கிற நேரத்திலிருந்து  அதற்கு மறு நாள் அந்த நேரம் வரும்போதுதான் ஒருநாள் கணக்காகிறது.. உம். வேலையை பெரும் நாள் 14/6/2017, கால அவகாசம் 15 நாட்கள், நடுவில் ரம்ஜான் விடுமுறை.  இதை கீழ் காணும் எக்ஸ்செல் worksheet மூலம் காணலாம். நாட்கள் கணக்கீடு சரிதானா என்பதையும் பக்கத்தில் காண்பித்திருக்கிறேன்.

விடுமுறை நாட்கள் பட்டியல் இருந்தால் அந்த பட்டியலின் ரேஞ்சை குறிப்பிடலாம் அல்லது விடுமுறை நாட்களை வரிசையாக FUNCTION க்கு உள்ளே குறிப்பிடலாம். உம். (=WORKDAY(A2,B2.”2017/6/26”)

 30 நாட்களில் முடிக்க வேண்டிய வேலையை இன்று முடிக்க வேண்டும் என்றால் அந்த வேலையை என்று கொடுத்திருக்க வேண்டும் என்று பார்ப்பதற்கு =WORKDAY(TODAY(),-30,K2:K6) என்று கொடுக்கவேண்டும். இதில் TODAY() என்பது இன்றைய தேதியை குறிக்கும் FUNCTION ஆகும். -30 முப்பது நாட்களுக்கு முன்பே கொடுக்க வேண்டும் என்பது K2:K6 விடுமுறை தினங்களை குறிப்பதாகும்.

இதில் இரண்டு செயல்பாடுகள் பயன்படுத்தப்பட்டுள்ளன. 1.WORKDAY(), 2. TODAY().

WORKDAY() FUNCTION ஐ நாட்கணக்கில்தான் கண்டுபிடிக்க முடியும் என்பதில்லை. மாதக் கணக்கில் கூட கண்டுபிடிக்கலாம். அதற்க்கு WORKDAY FUNCTION உடன் EDATE என்ற FUNCTION யும் சேர்த்து உபயோகிக்க வேண்டும். உதாரணமாக இன்றைய தேதியிலிருந்து (6/9/2017) நான்கு மாதங்களில் ஒரு வேலையை முடிக்க வேண்டுமென்றால் A1 ல் இன்றைய தேதியை பதிவு செய்து B1 ல் =WORKDAY(EDATE(A1,4)-1,1,B5:B15) என்று தட்டச்சு செய்து ENTER KEY ஐ அழுத்தினால் அது Monday, October 09, 2017 என்று சொல்லும். EDATE என்ற FUNCTION மாதங்களை கூட்ட / கழிக்க உதவுகிறது. EDATE(A1,4)  என்றால் A1 ல் இருக்கும் தேதியுடன் 4 மாதங்களை கூட்ட வேண்டுமென்று அர்த்தம். -1 என்றால் வரும் தேதியில் ஒரு நாளை கழிக்கவேண்டும். (FRIDAY, OCTOBER 06, 2017) ஆகும். அது  வேலை ஆரம்பிக்கும் நாள் என்றாகும். வேலையை முடிக்க 1 நாள், B5:B15 என்பது விடுமுறை தின பட்டியல் (RENGE)

EOMONTH()

அலுவலகங்களில் பணி புரிபவர்களுக்கு நாம் எப்போது பணிமூப்பு (Retirement) பெறுவோம் என்பதை தெரிந்துகொள்ள ஆவலாக இருக்கும். மத்திய அரசில் பணிபுரிபவர்கள்  60 வயதிலும் மாநில அரசில் பணிபுரிபவர்கள்  58 வயதிலும் பணிமூப்பு அடைகிறார்கள்.  Excel ல் EOMONTH என்று ஒரு செயல்பாடு (Function) உள்ளது. இந்த செயல்பாடு மாதத்தின் கடைசி நாளை காண்பிக்கும். இதனுடைய (Syntax) தொடரியல் =Eomonth(Start_Date,Months) என்பதாகும். இந்த செயல்பாட்டை உபயோகித்து நாம் நம்முடைய பணிமூப்பு தேதியை தெரிந்து கொள்ளலாம். உதாரணமாக 10/11/1980 ல் பிறந்துள்ள ஒருவரின் பணிமூப்பு தேதி: (பிறந்த தேதி Cell C1 ல் இருப்பதாக கொள்வோம். D1ல் கர்சரை வைத்து          

=EOMONTH(C2,58*12) என்று தட்டச்சு செய்து Enter Key ஐ அழுத்தவும். (இந்த செயல்பாட்டில் (Function) முதலில் எந்த தேதியிலிருந்து கணக்கிடவேண்டுமோ அந்த தேதியையும் இரண்டாவதாக எத்தனை மாதங்களை கூட்ட வேண்டுமோ அத்தனை மாதங்களையும் குறிப்பிட வேண்டும். 58 வயதில் பணிமூப்பு அடைபவர்கள் 58*12 அல்லது 696 என்று குறிப்பிடலாம். 60 வயதில் பணிமூப்பு அடைபவர்கள் 60*12 அல்லது 720 என்று குறிப்பிடலாம்.) 

இதனுடைய விடை ஒரு எண்ணாக காண்பிக்கப்பட்டு இருக்கும். இந்த எண்ணை தேதியாக FORMAT செய்ய அந்த செல்லில் கர்சரை வைத்து RIGHT CLICK செய்யவும். அதில் FORMAT CELLS …. என்பதில் சொடுக்கினால் அதனுடைய உரையாடல் (DIALOG BOX) பெட்டி தோன்றும்.

Date என்பதை தேர்வு செய்தால் அதற்குரிய Options தெரியும். அதில் ஒன்றை தேர்வு செய்து OK பொத்தானை அழுத்தவும். இப்போது கீழ்காணுமாறு தோன்றும்.

அரசில் பணிபுரிபவர்கள் அந்த மாதத்தின் முதல் தேதியில் பிறந்திருந்தால் அவர்கள் முதல் மாதத்தில் பணிமூப்பு (retirement) அடைய வேண்டும்.  இம்மாதிரி தேதிக்கு தகுந்தாற்போல் retirement தேதி வர கீழ் கண்டவாறு function அமையவேண்டும். =IF(DAY(C2)=1,EOMONTH(C2,695),EOMONTH(C2,696))

இதில் IF() மற்றும் DAY() FUNCTIONS உபயோகப்படுத்தியுள்ளோம். FUNCTION அமைப்புகளை கூர்ந்து கவனிக்கவும்.