MAIL MERGE

MAIL MERGE (அஞ்சல் ஒன்றிணைப்பு)

ஒரே மாதிரியான கடிதத்தையோ அல்லது அறிக்கைகளையோ அல்லது தகவல்களையோ பல பேருக்கு (பல விலாசங்களுக்கு ) அனுப்ப மெயில் மெர்ஜ் (MAIL  MERGE )  என்ற TAB ஐ பயன்படுத்தலாம்.

MA IL MERGE செய்வதற்க்கு உங்களிடம் இரண்டு ஆவணங்கள் தயாராக இருக்க வேண்டும். 

1.  எல்லோருக்கும் அனுப்பவேண்டிய கடிதம் / அறிக்கை / தகவல் / அறிவுரைகள் .

2.  பெறுபவரின் முகவரிகள் கொண்ட ஆவணம்.   முகவரிகள் ஒவ்வொன்றும் தனித்தனியாக இருக்க வேண்டும்.  ஒரு முகவரி ஒரு தடவைதான் இருக்க வேண்டும்.  ஒரே முகவரி பல தடவைகள் இருக்கக்கூடாது.  (NO DUPLICATION).

முகவரிகளைக்கொண்ட ஆவணம்

1.  ஒரு WORD TABLE  ஆக இருக்கலாம்  அல்லது

2.  ஒரு EXCEL கோப்பாக இருக்கலாம்  அல்லது

3.  DBASE, FOXBASE, FOXPRO கோப்புகளாக இருக்கலாம் அல்லது

4.  MICROSOFT ACCESS TABLE /QUERY  ஆக இருக்கலாம்  அல்லது

5.  ஒரு உரை கோப்பாக இருக்கலாம் (TEXT FILE) அல்லது

6.  OUTLOOK CONTACT FOLDER ஆக  இருக்கலாம்.

மேற்கண்டவைகளில்  சிறந்தது அக்சஸ் டேபிளும் எக்ஸெல் கோப்பும்தான்.  

          ஏனெனில் இரண்டிலும் ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட முகவரி அட்டவணைகளை பேண முடியும்.  உதாரணமாக எக்ஸெல் கோப்பில் ஒரு ஷீட்டில் தாசீல்தார் முகவரியையும் ஒரு ஷீட்டில் மாவட்ட ஆட்சியர்கள் முகவரியையும், ஒரு ஷீட்டில் செயலர்கள் முகவரியையும் மற்றொரு ஷீட்டில் உங்களது மாவட்ட / தாலுக்கா அலுவலக முகவரிகளையும்  சேமித்து பயன்படுத்த முடியும்.  இது போலவே அக்சஸ் டேபிகளில்  ஒவ்வொரு விதமான முகவரிகளை பயன்படுத்த முடியும். 

                முதலில் எந்த கடிதத்தை அனுப்பவேண்டுமோ அந்த து document ஐ திறந்து வைத்துக்கொள்ளவும்.     

                          நான் இப்போது ஒரு Document ஐ திறந்து கொள்கிறேன்.

                        

               இப்போது Word  Ribbon ல் உள்ள Mailing என்ற Tab ஐ தேர்வு செய்யவும் 

                     இப்போது தெரிய வரும் மெனுக்களில் Start Mail Merge என்ற மெனுக்கு  பக்கத்தில் உள்ள சிறிய பட்டனை தேர்வு செய்யவும் .

                      வரும் மெனுக்களில்  Letters என்ற மெனுவை தேர்வு செய்யவும் .

((1. Mail Merge மூலமாக கடிதங்களை பலவித முகவரிகளுடன் இணைக்கலாம்.
   2.  இதன் மூலமாக E-mail கள்  அனுப்பலாம் (இதற்கு Outlook  Configure செய்திருக்க வேண்டும்.
  3.  நேரடியாக முகவரிகளை கவரில் அச்சடிக்க முடியும். 
  4.  பல முகவரிகளை Label ஆகக் கொண்ட பக்கங்களை உருவாக்க முடியும்.      5.  முகவரிகள் கொண்ட புத்தகங்களை (உ.ம்  Telephone Dir.) உருவாக்க முடியும். ))

                       அடுத்ததாக Select Recipients என்ற மெனுக்கு  பக்கத்தில் உள்ள சிறிய பட்டனை தேர்வு செய்யவும்.

உங்களிடம் முகவரிகள் கொண்ட கோப்புகள் எதுவும் இல்லையெனில் Type a New List ஐ   தேர்ந்தெடுக்கலாம்.  இதை  தேர்ந்தெடுத்தால் கீழ்கண்டவாறு ஒரு பெட்டி  தோன்றும்.

                   இவை மேல்நாட்டு முறையில் சேமிக்கப்படும் முகவரிகள் ஆகும்.  மேலும் இவைகள் அக்சஸ் டேபிள் ஆக  சேமிக்கப்படும்.  உங்களுக்கு அக்சஸ் தெரிந்தால்தான் அதில் மாற்றங்கள், இணைத்தல் மற்றும் அழித்தல்கள் செய்ய முடியும்.  ஆதலால் மேற்கூறிய முறைகளில் ஏதாவது ஒன்றின் மூலமாக ஒரு முகவரிக்  கோப்பினை முதலிலேயே உருவாக்கிக் கொள்வது நல்லது.

                      உங்களிடம் ஒரு முகவரிக்கு கோப்பு தயாராக இருந்தால் Use an Existing List என்ற மெனுவை தேர்வு செய்யவும்.

இப்போது Select Data Source என்ற உரையாடல் பெட்டி தோன்றும்.  அதில் முகவரிகள் கொண்ட கோப்பு எங்கிருக்கிறதோ அந்த Folderஐ தேர்வு செய்து  தேவையான கோப்பையும் தேர்வு செய்து Open என்ற பட்டனை கிளிக் செய்யவும்.

                 நீங்கள் தேர்வு செய்தது எக்செல் கோப்பாக இருந்தால் மேற்கண்டவாறு ஒரு தகவல் பெட்டி ஒன்று தோன்றும்.   அதில் எத்தனை ஷீட்டுகள் இருக்கிறதோ அத்தனை ஷீட்டுகளும் அதில் தெரியும்.  அதில் எது தேவையோ (ஷீட்டுகளில் அதனதன் பெயர் இருந்தால் தேர்வு செய்வது எளிது. ) அதை தேர்வு செய்து OK  பட்டனை அழுத்தவும்.  இப்போது Edit Recipient List என்ற மெனு தெரியவரும்.


                                       

இந்த மெனுவை தேர்ந்தெடுத்தால் 

வந்துள்ள பெட்டியில் நீங்கள் தேர்ந்தெடுத்த ஷீட்டில் உள்ள Fieldகள் (பத்தி தலைப்புக்கள் ) தெரியும்.  ஒவ்வொரு தலைப்புக்குப் பக்கத்திலும் ஒரு முக்கோண வடிவமுள்ள பட்டன் தெரியும். அந்த பட்டனை கிளிக் செய்தால்

அதற்குரிய மெனுக்கள் தெரியவரும்.  அதில் முதல் இரண்டு மெனுக்கள் மூலம் அந்த முகவரிப் பட்டியலை ஏறுமுக வரிசையிலோ  அல்லது இறங்குமுக வரிசையிலோ  வரிசைப்படுத்தலாம்.   அதன் அடியில் அந்த Field ல் உள்ள தகவல்கள் வகைப்படுத்தப்பட்டு (Group ) காணப்படும்.  அவைகளில் எதை தேர்ந்தெடுக்கறீர்களோ அந்த வகையான முகவரிகளுக்கு  மட்டும் இணைப்பு ஏற்படுத்தப்படும்.

                       அதற்குக்கீழ் Refine recipient list என்ற தலைப்பின் அடியில் ஐந்து விதமான மெனுக்கள் தெரியும்.  இவற்றின் மூலமாகவும் வரிசைப்படுத்துவதையோ ஒரு குறிப்பிட்ட வகையான முகவரிகளை வடிகட்டி (Filter) பயன்படுத்த முடியும்.   Find duplicates என்ற மெனு மூலம் முகவரிப் பட்டியலில் உள்ள ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட ஒரே மாதிரியான முகவரிகளை நீக்கமுடியும்.  Find recipient என்ற மெனு மூலம் நமக்கு தேவையான முகவரி இருக்கிறதாய்ட்னரு கண்டுபிடிக்க முடியும்.  அதன் கீழ் உள்ள மெனு மூலம் இருக்கும் முகவரிகளில் திருத்தங்கள் ஏதேனும் உண்டெனில் அதையும் செய்ய முடியும்.  தேவையானவைகளை செய்தபின்பு OK கொடுத்து வெளியேறவும்.

                              தேவையான இடத்தில் (To என்பதற்கு கீழ்) கர்சரை வைத்த பின்பு Write & Insert Fields Group ல் உள்ள Insert Merge Field என்ற மெனுவை தேர்வு

செய்தால் முகவரியில் உள்ள பத்திகளின் பெயர்கள் வரிசையாக தெரியும்.

முகவரிக்கு தேவையான அத்தனை Field களையும் ஒவ்வொன்றாக டபுள் கிளிக் செய்யவும்.     Dear Sir / Madam என்ற விவரம் இருக்குமிடத்தில் Greeting  என்ற Field ஐ தேர்ந்தெடுக்கவும்.  மற்றுமுள்ள Field களை அந்தந்த இடங்களில் பொருத்தவும். பின்பு Preview Results என்ற பகுதியில் உள்ள Preview Results என்ற

மெனுவை தேர்ந்தெடுக்கவும்.  இப்போது உங்கள் முகவரி பட்டியலில் உள்ள முதல் முகவரி இணைக்கப்பட்ட அஞ்சல் தெரியும்.  அது சரியாக இருந்தால்

Finish Merge என்ற மெனுவை தேர்ந்தெடுக்கவும்.  அதில் மூன்று விதமான மெனுக்கள் தெரிய வரும். இரண்டாவதாக உள்ள Print Documents என்ற மெனுவை தேர்ந்தெடுத்தால் தயார் செய்து வைத்துள்ள கடிதங்கள் நேரடியாக அச்சிற்கு சென்றுவிடும்.  பிரிண்டரில் தாள்கள் வைக்கப்பட்டு தயார் நிலையில் வைத்திருக்க வேண்டும்.  மூன்றாவதாக உள்ள மெனு Email Message  அனுப்புவதற்காக உள்ளது.  உங்கள் முகவரிகள் Email  முகவரிகளாக இருக்கவேண்டும். (உம் . sarvasriin@yahoo,com போன்றவை - இதற்கு Outlook  Configure செய்திருக்க வேண்டும். ) . முதல் மெனுவை தேர்வு செய்தால் 

பக்கத்தில் உள்ளவாறு ஒரு பெட்டி தோன்றும்.  அதில் முதல் மெனுவை தேர்ந்தெடுத்தல் முகவரி பட்டியலில் உள்ள அணைத்தது முகவரிகளும் கடிதங்கள் தயார் செய்யப்படும்.  இரண்டாவது முதல் கடிதம் மட்டில் தயாராகும், மூன்றாவதில் எந்த முகவரியிலிருந்து எது வரை தேவையாயிருக்கும் என்று கூறினால் அவைகள் தயாராகும்.  இவைகள் Letters1 என்ற கோப்பில் தயாராகும்.


முக்கியம்:   Mail Merge செய்வதற்கு முன்பாக எழுத்துப்பிழை இல்லாமல் இருக்க  Spellchek செய்யவும்