DATA VALIDATION

நாம் தகவல்களை உள்ளீடு செய்யும்போது தவறில்லாமல் செய்யவும் சில விதிமுறைகளுக்கு உட்பட்டு உள்ளீடு செய்யவும், ஒரு பத்தியில் உள்ள தகவல்களுக்கு மற்ற பத்திகளில் வரும் தகவல்கள் தொடர்பு உள்ளதாக இருக்கவும் எக்ஸெல் ஒரு அருமையான மெனுவை அளித்துள்ளது.   ரிப்பனில் இருக்கும் TAB களில் DATA என்ற TAB ல் உள்ள DATA VALIDATION என்ற மெனுதான் அது.

சிறிய சிறிய உதாரணங்களாக பார்ப்போப்போம். (படம்-1) 

மேலே உள்ளவாறு நமது தகவல்களை பதியவேண்டும் என்று வைத்துக்கொள்வோம்..  முதல் பத்தியில் ஒவ்வொரு ஊழியருடைய அடையாள எண்ணை  பதிய வேண்டும்.  அப்படி பதியும் போது ஒருவருக்கு அடையாளமாக வந்த எண்  மற்றொருவருக்கு வந்துவிடக் கூடாது.  அதை எப்படி தடுப்பது ?. 

இதற்கு, முன்பு பார்த்த COUNTIF() என்ற செயலியை பயன்படுத்தலாம்.

முதலில் எந்த செல்களில் அல்லது பத்தியில் EMPLOYEE ID யை உள்ளீடு செய்யப் போகிறோமோ அதை தேர்ந்தெடுக்கவும்.  பின்பு DATA என்ற TAB ல் DATA VALIDATION என்ற MENU வை தேர்ந்தெடுக்கவும். அதில் DATA VALIDATION  என்ற SUB MENU வை தேர்வு செய்யவும்.  வரும் உரையாடல் பெட்டியில் SETTINGS என்பதை தேர்ந்தெடுத்து வரும் மெனுக்களில் CUSTOM என்பதை தேர்வு செய்யவும்.  படத்தை பார்க்கவும். (படம் - 2)

இந்த உரையாடல் பெட்டியில் மூன்று விதமான TAB கள்  இருக்கும்.  அதில் முதலில் உள்ள SETTINGS என்பதில்தான் நமக்கு வேண்டிய நிபந்தனைகளை அமைக்கவேண்டும்.  ANY VALUE என்பதை கடைசியாக பார்க்கலாம். 

WHOLE NUMBER என்பது உள்ளீடு செய்யும் தகவல் முழு எண்களாக இருக்கவேண்டும்.  தசம எண்களாக இருக்கக் கூடாது.   

DECIMAL என்பது உள்ளீடு செய்யும் தகவல் தசம எண்களாக  இருக்கவேண்டும். 

LIST என்பது உள்ளீடு செய்யும் தகவல்கள் கிடைக்கும் அட்டவணையிலிருந்து பயனாளர் (USER) தேர்ந்தெடுக்க வேண்டும். 

 DATE என்பது  உள்ளீடு செய்யும் தகவல்கள் எண்ணாகவோ அல்லது எழுத்தாகவோ இல்லாமல் தேதி சம்பந்தமாக உள்ளதாக இருக்கவேண்டும். 

TIME என்பது   உள்ளீடு செய்யும் தகவல்கள் எண்ணாகவோ அல்லது எழுத்தாகவோ இல்லாமல்   நேரம் சம்பந்தமாக உள்ளதாக இருக்கவேண்டும்.

TEXT LENGTH என்பது உள்ளீடு செய்யும் தகவல்கள் எவ்வளவு எழுத்துக்களுக்குள் இருக்கவேண்டும் என்பதை தீர்மானிப்பதாகும். 

மேற்கண்டவைகளில் அடங்காததும், FORMULA  அல்லது FUNCTION ஐ அடிப்படையாக கொண்டவர்களை CUSTOM என்ற மெனுவில் தீர்மானிக்கிறோம்.  

இப்போது நாம் பார்க்கப்போகும் VALIDATION மேற்கண்டவைகளில் CUSTOM என்பதின் அடிப்படையில் வருவதால் அதை தேர்ந்தெடுக்கிறோம்.   வரும் உரையாடல் பெட்டியில் (DIALOG BOX)  (படம் - 3)

FORMULA என்ற பெட்டியில் =COUNTIF(A:A,A1)=1 என்று தட்டச்சு செய்யவும்.( COUNTIF சம்பந்தமான விவரங்களை  MAY, 2017 ல் வெளியாகியுள்ள 

MS EXCEL -FUNCTIONS AND FORMULAS

என்ற பகுதியை  பார்க்கவும் ).

மேற்கண்டவாறு தட்டச்சு செய்தபின்பு OK ஐ தட்டாமல் Input Message என்ற TAB ஐ தேர்வு செய்யவும்.  பயனாளருக்கு இங்கு என்ன உள்ளீடாக கொடுக்க வேண்டும் என்பதை ஒரு தகவலாக கொடுக்கலாம்.  இது கட்டாயமல்ல.

(படம் - 4)

வந்துள்ள பெட்டியில் TITLE என்ற பகுதியில் நீங்கள் கொடுக்கப் போகும்  MESSAGE ற்கு ஒரு தலைப்பை கொடுக்கவும். அடுத்து உள்ள பெட்டியில் பயனாளருக்கான தகவலை கொடுக்கவும்,  இங்கும் OK  ஐ அழுத்தாமல் Error Alert Tab ஐ அழுத்தவும். இது கொடுக்கும் தகவல்களில் தவறுகள் இருந்தால் அது தவறினை சுட்டிக்காட்டும் பெட்டியாகும் (படம் - 5)

(படம் - 6)




SETTINGS மூலமாக நாம் கொடுத்துள்ள FORMULA  / அல்லது FUNCTION க்கு ஏற்றவாறு தகவல் கொடுக்கப்படாவிட்டால் என்ன விதமான ERROR  செய்தியை காட்டவேண்டுமென்பதை ERROR MESSAGE  என்ற பெட்டியில் அளிக்கவேண்டும்.  தலைப்பு தேவையெனில் TITLE என்ற பெட்டியில் தலைப்பை கொடுக்கவும்.

STYLE என்ற பெட்டியில் மூன்று விதமான தேர்வுகள் இருக்கும். இதில் WARNING ஐ தேர்வு செய்தால் தவறு வரும்போது, வரும் செய்திப் பெட்டியில் தவறினை சுட்டிக்காட்டி 3 விதமான தேர்வுகள் வரும். அதில் YES என்பதை தேர்வு செய்தால் தவறான தகவல் ஏற்றுக்கொள்ளப்படும். NO என்று கொடுத்தால் தகவல் இருக்கும் செல்லிற்கு கர்சர் செல்லும்.  கொடுத்த தகவல் அப்படியே இருக்கும். இப்போது சரியான தகவலை கொடுத்து என்டர் கீயை அழுத்த வேண்டும். CANCEL என்பதை தேர்வு செய்தால் தகவல் இருக்கும் செல்லிற்கு கர்சர் செல்லும்.  செல் காலியாக இருக்கும். இப்போது சரியான தகவலை கொடுத்து என்டர் கீயை அழுத்த வேண்டும்.

(படம் - 7) STYLE பெட்டியில் INFORMATION என்பதை தேர்ந்தெடுத்தால் தவறு ஏற்படும்போது வரும் செய்திப் பெட்டியில் தவறினை சுட்டிக்காட்டி 2 விதமான தேர்வுகள் வரும். 

(படம் - 8)
அதில் OK  என்பதை தேர்வு செய்தால் தவறான தகவல் ஏற்றுக்கொள்ளப்படும். CANCEL என்று கொடுத்தால் தகவல் இருக்கும் செல்லிற்கு கர்சர் செல்லும்.  கொடுத்த தகவல் அப்படியே இருக்கும். இப்போது சரியான தகவலை கொடுத்து என்டர் கீயை அழுத்த வேண்டும்.


STYLE பெட்டியில் STOP என்பதை தேர்ந்தெடுத்தால் தவறு ஏற்படும்போது வரும் செய்திப் பெட்டியில் தவறினை சுட்டிக்காட்டி 2 விதமான தேர்வுகள் வரும். 

(படம் - 9)

இந்த ஸ்டைலில் எந்த விதத்திலும் தவறு ஏற்றுக்கொள்ளப்படமாட்டாது. RETRY என்று கொடுத்தால் தகவல் இருக்கும் செல்லிற்கு கர்சர் செல்லும்.  கொடுத்த தகவல் அப்படியே இருக்கும். இப்போது சரியான தகவலை கொடுத்து என்டர் கீயை அழுத்த வேண்டும். CANCEL என்பதை தேர்வு செய்தால் தகவல் இருக்கும் செல்லிற்கு கர்சர் செல்லும்.  செல் காலியாக இருக்கும். இப்போது சரியான தகவலை கொடுத்து என்டர் கீயை அழுத்த வேண்டும்.  மூன்று விதமான ஸ்டைல்களில் STOP என்பதே நல்லது.

இப்போது அடுத்து NAME  பத்திக்கு validation எழுதுவோமா ?  படம் - 2 னை  பார்க்கவும்.  இந்த பத்திக்கு இரண்டு விதமான validation கள்தான் ஒத்து வரும்.  ஒன்று LIST  மற்றொன்று TEXT LENGTH.  இந்த இரண்டில் TEXT LENGTH என்பதுதான் இதற்கு ஒத்துவரும்.  ஏனெனில் ஒருவருடைய பெயர் எப்படி வேண்டுமானாலும் இருக்கலாம்.  ஒரு பட்டியலை கொடுத்துவிட்டு அதற்குள்தான் இருக்கவேண்டும் என்று கூறமுடியாது. 

SETTING TAB ல் TEXT LENGTH தேர்ந்தெடுத்தால் கீழ் வரும் உரையாடல் பெட்டி தோன்றும். (படம் - 10)

இதில் உள்ள விருப்ப தேர்வுகளில் LESS THAN OR EQUAL TO என்பதை தேர்ந்தெடுத்தோமானால்  கீழ் வருமாறு ஒரு பெட்டி  தோன்றும்.  (படம் - 11)

இந்த பெட்டிக்குள் நாம் கொடுக்கும் உள்ளீடு எத்தனை எழுத்துக்குள் இருக்க வேண்டும் என்பதை கொடுக்கலாம். இவை எண்ணாகவும் இருக்கலாம் அல்லது எழுத்தாகவும் இருக்கலாம்.  அடுத்ததாக INPUT MESSAGE TAB தேர்வு செய்து பயனீட்டாளருக்கு ஏதாவது தகவல் தெரிவிக்க வேண்டுமென்றால் அதை மேற்கூறிய உதாரணங்களில் பார்த்ததுபோல் கொடுத்துவிட்டு ERROR  ALERT என்ற பெட்டியில் தேவையான ERROR MESSAGE ஐ கொடுத்து OK செய்யவும். (உம். படம்)

படம்-1 ல் உள்ளபடி அடுத்த பத்தி வயதை பற்றியதாகும்.  ஒருவர் பணியில் சேர்வதற்கு குறைந்தது 21 வயது ஆகியிருக்க வேண்டும் அதேபோல் 58 வயதில் பணி மூப்பு பெறவேண்டும். எனவே பணியில் இருக்கும் ஒருவரின் வயது 21 லிருந்து 58 வயது வரைதான் இருக்கமுடியும்.  எனவே C (வயது) பத்தியை தேர்ந்தெடுத்துவிட்டு DATA VALIDATION பெட்டியில் SETTINGS ல் WHOLE NUMBER என்பதை தேர்ந்தெடுக்கலாம்.  வரும் உரையாடல் பெட்டியில் (படம்-12) Data என்ற தலைப்பில் இருக்கும் பெட்டியில் BETWEEN என்பதை தேர்வு செய்யவும்.  MINIMUM என்ற பெட்டியில் 21 என்றும் MAXIMUM என்ற பெட்டியில் 58 என்றும் கொடுத்து INPUT MESSAGE TAB ஐ அழுத்தவும். (படம் - 12)

(படம் - 13)

INPUT MESSAGE என்ற பெட்டியில் என்ன தகவல் கொடுக்க வேண்டுமென்று நினைக்கிறீர்களோ அதை கொடுக்கவும்.

பின்பு ERROR ALERT என்ற TAB ஐ அழுத்தவும். STYLE BOX ல் STOP தேர்ந்தெடுக்கவும்.  தவறான தகவல் உள்ளீடாக கொடுக்கப்பட்டால் என்ன  ERROR MESSAGE  கொடுக்கவேண்டுமென்பதை அதற்குறிய  பெட்டியில் (உம். AGE OUT OF RANGE) கொடுத்து OK  ஐ அழுத்தவும்.  

அடுத்து உள்ளது DESIGNATION (பத்தி - D). ஒவ்வொரு அலுவலகத்திலும் ஒரு குறிப்பிட்ட பதவிகள்தான் இருக்கும். இவை அலுவலகத்திற்க்கு ஏற்றாற்போல் மாறும்.  பொதுவாக ஒவ்வொரு அலுவலகத்திலும், OFFICE ASST, JUNIOR ASST, ASSISTANT, SUPERINTENDENT, ASST. DIRECTOR, DY. DIRECTOR, JT. DIRECTOR, DIRECTOR AND COMMISSIONER போன்ற பதவிகள்தான் இருக்கும். ஒரு பணியாளர் இதற்குள் ஒருவராகத்தான் இருப்பர்.  இவற்றை ஒவ்வொரு தடவையும் தட்டச்சு செய்வதைவிட ஒரு பட்டியலாக கிடைத்தால் அவற்றில் வேண்டியவற்றை தேர்வு செய்து கொள்ளலாம். எழுத்துப் பிழையோ அல்லது இல்லாத ஒரு பதவியை தட்டச்சு செய்வதோ இருக்காது.  இந்த பதவிகளை எக்ஸெல் கோப்பில் ஏதாவது ஒரு இடத்தில் பிழையின்றி தட்டச்சு செய்து வைத்துக்கொள்ளலாம். 

இப்போது D பத்தியை தேர்ந்தெடுத்து DATA TAB ல் DATA VALIDATION ஐ தேர்ந்தெடுத்து வரும் பெட்டியில் SETTINGS TAB ஐ தேர்வு செய்யவும்.  ALLOW: என்கிற பெட்டியில் லிஸ்ட் என்பதை தேர்ந்தெடுக்கவும்,  SOURCE என்கிற பெட்டியில் நீங்கள் முன்பே பதவிகளை தட்டச்சு செய்து வைத்திருந்தால் அந்த இடத்தை இங்கு குறிப்பிடவும்.  அப்படி இல்லையெனில் அவைகளை இந்த பெட்டிக்குள் வரிசையாக அடிக்கவும். (படம் - 14)

பின்பு INPUT MESSAGE என்ற பெட்டியில் தேவையான செய்தியை கொடுக்கவும். (உம். SELECT FROM THE LIST). (படம் - 15)

ERROR ALERT என்ற TAB  ஐ அழுத்தி வரும் STYLE என்ற பெட்டியில் STOP ஐ தேர்ந்தெடுத்து ERROR MESSAGE என்ற பெட்டியில் OUT OF LIST என்று தட்டச்சு செய்து OK பட்டனை அழுத்த்தவும்.

SECTION OFFICER என்பது லிஸ்டில் இல்லை.  ஆதலால் ERROR MESSAGE காண்பிக்கும்.




அடுத்ததாக நாம் பார்க்கப்போவது NATIVE DIST என்ற பத்தியாகும்.  இதற்கு DESIGNATION என்ற தகவலுக்குப் பார்த்தாற்போல் இதற்கும் LIST என்பதை தேர்ந்தெடுத்து, அங்கு உள்ளது போல் இந்த தகவலுக்கும் செய்து விடலாம். நான் என்னுடைய உதாரணத்தில் மாவட்டங்களின் பெயர்களை S1:U1 ல் வைத்துள்ளேன். ஆதலால் 

SETTING ல் LIST ல் அவ்வாறு பதிவு செய்துள்ளேன்.


அடுத்ததாக உள்ளது NATIVE VILLAGE ஆகும்.  இதில் இருக்கும் VILLAGE LIST ஆனது முன்னால் எந்த மாவட்டத்தை தேர்ந்தெடுத்துள்ளோமோ அதற்கு தகுந்தாற்போல் கிராமங்கள் மாறி மாறி வரவேண்டும். உதாரணமாக வேலூர் என்று தேர்ந்தெடுத்தால் அதற்குரிய கிராமங்களும் தஞ்சாவூர் என்று தேர்ந்தெடுத்தால் அதற்குரிய கிராமங்களும் வரவேண்டும்.  இதற்கு DEPENDENT DROP DOWN LIST என்று பெயர்.  இதை எப்படி தயார் செய்வது ?  உதாரணத்திற்கு தஞ்சாவூர், வேலூர், ஈரோடு ஆகிய மூன்று மாவட்டங்களை எடுத்துக்கொள்வோம்.  நமது ஷீட்டில் தகவல் பதியப்படும் இடங்களுக்கு அருகில் இல்லாமல் தூரத்தில் இத்  தகவல்களை பதிவு செய்வோம். நான் S T U  என்ற பத்திகளில் பதிவு செய்துள்ளேன் .

இப்படி பதிவு செய்தபின்பு இவைகளை RANGE NAME கொடுத்து சேமிக்கவேண்டும்.  ஒவ்வொன்றாக இவ்வாறு செய்வதைக் காட்டிலும் சுலபமாக மொத்தமாக செய்து விடலாம்.  இதற்க்கு பின் வரும் செயல்களை வரிசையாக செய்ய வேண்டும்   

1.   S1 முதல் U21 வரை தேர்ந்தெடுக்கவும்.

2.  FORMULA TAB - DEFINED NAMES GROUP - CREATE FROM SELECTION ஐ தேர்ந்தெடுக்கவும்.

3.  வந்துள்ள உரையாடல் பெட்டியில் LEFT COLUMN என்பதை தவிர்க்கவும். (TOP ROW என்பது மட்டும் தேர்வு செய்திருக்கவேண்டும்.) 

 4.  SETTINGS TAB ஐ தேர்ந்தெடுத்த்து அதில் LIST ல் வரும்  பெட்டியில் =INDIRECT(E1) என்று தட்டச்சு செய்யவும். INDIRECT என்னும் செயலி ஒரு லிஸ்ட் இருக்குமிடத்தையோ, ஒரு FORMULA அல்லது FUNCTION இருக்குமிடத்தையோ குறிப்பால் உணர்த்துகிறது. (INDIRECT செயலியை பற்றி மற்றொரு அத்தியாயத்தில் பார்க்கலாம்.). OK ஐ அழுத்தவும் 

இப்போது பின் வருமாறு ஒரு தவறை சுட்டிக்காட்டும் செய்தி ஒன்று தோன்றும்.  காரணம் என்னவெனில் நாம் உருவாக்கியிருக்கும் E1 என்ற ஒரு பட்டியல் இல்லை.  நாம் E பத்தி முழுவதையும் தேர்வு செய்திருப்பதால் இதை சுட்டிக்காட்டுகிறது. பத்தியின் தலைப்பை (NATIVE VILLAGE) விட்டு மற்ற செல்களை தேர்வு செய்திருந்தால் இந்தச் செய்தி வராது.  இந்த செய்தி வந்ததனாலும் ஒன்றும் தவறில்லை.  நாம் தொடரலாம். வந்த செய்திப்பெட்டியில் YES என்ற பட்டனை தேர்வு செய்து தொடரவும்.

தொடரும் ...

FILTER

ஒரு ஷீட்டில் இருக்கும் தகவல்களிருந்து சில முடிவுகளை எடுக்க வேண்டுமென்றால் அந்த ஷீட்டில் இருக்கும் தகவல்களை வகைப்படுத்தியோ (SORT)அல்லது தேவையான தகவல்களின் அடிப்படையில் அத் தகவல்களை வடிகட்டியோ (FILTER)தான் முடிவுகளை எடுக்கமுடியும். தகவல்களை எப்படி பில்டர் செய்வது என்பதைப் பார்ப்போம்.

கீழே உள்ள தகவலை உதாரணத்திற்கு எடுத்துக்கொள்வோம்.

மேற்கண்ட தகவலில் விருதுநகர் மாவட்டத்தைப் பற்றிய தகவல் மட்டும் தேவை என்று வைத்துக்கொள்வோம். 

           கர்சரை தகவலுக்குள் ஏதாவது ஒரு செல்லில் வைத்துக்கொள்ளவும் .  DATA மெனுவில் உள்ள FILTER என்ற மெனுவை தேர்ந்தெடுக்கவும்.
     

            இப்போது முதல் வரிசையில்  பத்திகளில் உள்ள பெயர்களுக்கு பக்கத்தில் ஒரு பட்டன் தோன்றியிருக்கும்.

அதில் DISTRICT NAME என்ற பத்தியில் பக்கத்தில் உள்ள பட்டனை அழுத்தவும்.  இப்போது கீழ் கண்டவாறு தோன்றும்.

SELECT ALL என்ற BOX ல் உள்ள டிக் மார்க்கை எடுக்கவும்.   பின்பு VIRUDHUNAGAR  என்ற BOX ல்  டிக் மார்க்கை இடவும்.  இப்போது எக்ஸெல் ஷீட் கீழ் கண்டவாறு தோற்றமளிக்கும்.

இதில் விருதுநகர் மாவட்டத்தில் உள்ள எல்லா விவரங்களும் தெரிகின்றன.  மற்ற விவரங்கள் மறைக்கப்பட்டுள்ளன. வரிசை எண்களை உற்று கவனிக்கவும் 2 எண்ணிற்கு பின்பு 11 வருகிறது. 12 குப் பின் 16, 18, 20, 22, 24 என்று போகிறது நடுவில் உள்ள வரிசைகளில்  நமக்கு தேவையில்லாத விவரங்கள் உள்ளன.  இவ்விரங்கள் மறைக்கப்பட்டுள்ளனவே தவிர நீக்கப்படவில்லை. (இந்த  FILTER லிருந்து வெளிவந்தால் அவைகள் தெரியும்).  

           இப்போது பாலினத்தில் ஆண்கள் விவரம் மட்டுமே தேவை என்றால் GENDER என்ற பத்தியில் உள்ள பட்டனை அழுத்தவும்.. 

SELECT ALL என்ற BOX ல் உள்ள டிக் மார்க்கை எடுக்கவும்.   பின்பு MALE  என்ற BOX ல்  டிக் மார்க்கை இடவும்.  இப்போது எக்ஸெல் ஷீட் கீழ் கண்டவாறு தோற்றமளிக்கும்.

எப்போது ஒரு பத்தியில் உள்ள FILTER தேவையில்லை என்று கருதுகிறீர்களோ  அப்போது அந்த பத்தியின் தலைப்பில் இருக்கும் புனல் 

போன்ற பட்டனில் அழுத்தவும்.  இப்போது எல்லா பாலினமும் தெரியவரும்.

இதுபோல் எந்தெந்த FILTER களை எடுக்க வேண்டும் என்று கருதுகிறீர்களோ அந்தந்த பத்தியில் இருக்கும்  புனல் போன்ற பட்டனில் அழுத்தவும். 

ஒரு பத்தியில் ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட விவரங்கள் தேவையென்றால் (உதாரணத்திற்கு மாவட்டங்களில் விருதுநகர் மற்றும் தஞ்சாவூர் தேவையென்றால் முதலில் SELECT ALL என்ற BOX ல் உள்ள டிக் மார்க்கை எடுக்கவும்.   பின்பு தேவையான மாவட்டப் பெயர்களில் உள்ள BOX ல் உள்ள டிக் மார்க்கை போடவும். (பெட்டிகளை  தேர்ந்தெடுக்கவும்)

சில பெயர்களின் எழுத்துக்கள் ஒரே மாதிரியாக இல்லாமல் போகலாம்.  உதாரணத்திற்கு SHOLAVARAM என்ற பெயரை ஒரு சிலர் SHOLAVARAM என்றும் ஓர் சிலர் SOLAVARAM என்றும் SOLAAVARAM என்றும் SHOLAAVARAM என்றும் தட்டச்சு செய்யலாம். இப்படி இருந்தால் ஒவ்வொரு மாற்றத்திற்கும் ஒவ்வொரு பெட்டி தோன்றும், எல்லாவற்றையும் தேர்ந்தெடுக்கவேண்டும்..  இதைவிட கீழ்கண்டவாறு தேர்ந்தெடுக்கலாம்.

அதில் DISTRICT NAME என்ற பத்தியில் பக்கத்தில் உள்ள பட்டனை அழுத்தவும்.  இப்போது  பக்கத்தில் உள்ளது போன்று  தோன்றும். அதில் TEXT FILTERS என்ற மெனுவை தேர்ந்தெடுத்தால் பக்கத்த்தில் அதற்குரிய SUB MENU தோன்றும்.  அதில் CONTAINS என்ற மெனுவை தேர்ந்தெடுத்தால் பின் வருமாறு ஒரு பெட்டி தோன்றும்.  அதில் S*VARAM என்று தட்டச்சு செய்து OK யை அழுத்தவும். 

S* என்றால் S ல் ஆரம்பிக்க வேண்டும். * என்றால் எத்தனை எழுத்துக்கள் வேண்டுமானாலும் வரலாம்.  ஆனால் முடிவது VARAM  என்று முடியவேண்டும் என்று பொருள். 

மற்றொரு உதாரணத்தை பார்ப்போம். மாவட்டங்களில் எவையெல்லாம் T என்ற எழுத்தில் ஆரம்பிக்குமோ அவையெல்லாம் வேண்டும்.  TEXT FILTERS என்ற மெனுவை தேர்ந்தெடுத்து வரும் மெனுவில் BEGINS WITH என்ற பெட்டியில் T* என்று தட்டச்சு செய்து OK யை அழுத்தவும்.  இப்போது உங்கள் திரை பின்வருமாறு தோன்றும் 

இந்த TEXT FILTER MENU ல் பலவிதமான SUB MENU கள் உள்ளன (மேலேயுள்ள படத்தில் காணவும்).  முதலில் உள்ளது EQUALS என்பது. இதை தேர்வு செய்தால் வரும் பெட்டியில் உங்களுக்கு எது தேவையோ அதை மட்டும் கொடுக்கும். கொடுத்த தகவலுக்கேற்ப வடிகட்டிய விவரங்களை கொடுக்கும்.  அடுத்ததாக உள்ளது. உதாரணத்தை பார்க்கவும்.

அடுத்ததாக உள்ளது DOES NOT EQUAL. இந்த பெட்டியில் எதைக்  கொடுக்கிறோமோ அதை தவிர்த்து மற்றவற்றை காண்பிக்கும்.  அதற்கு அடுத்தாற்போல் உள்ளது BIGINS WITH.  இதில் FILTER எந்த எழுத்தில் ஆரம்பிக்க வேண்டுமோ அந்த எழுத்தை / எழுத்துக்களை மட்டும் கொடுத்தால் போதும்.  கொடுத்த எழுத்து அல்லது எழுத்துக்களில் ஆரம்பிக்கும் தகவல்களை மட்டும் வடிகட்டி கொடுக்கும். (இதற்கான உதாரணத்தை முன்பே பார்த்துள்ளோம்.)

       இதற்கு அடுத்தாற்போல் உள்ளது ENDS WITH.  நாம் தேடும் தகவல்கள் எந்த எழுத்தில் முடிவடைய வேண்டுமோ அதை மட்டும் கொடுத்தால் போதும்.  கொடுத்த வடிகட்டிக்கு தகுந்தவாறு விவரங்கள் வெளிப்படும்.

     இதற்கு அடுத்ததாக CONTAINS என்பது.  நாம் தேடும் விவரங்களில் கட்டாயமாக இருக்கவேண்டிய தகவல்  இதைப்பற்றியும் முன்னமேயே பார்த்துள்ளோம்.

     அடுத்ததாக உள்ளது DOES NOT CONTAIN என்பதாகும்.  நாம் தேடும் விவரங்களில் எது இருக்கக் கூடாதோ அல்லது எது வேண்டாமோ அதை இப்பெட்டியில் தெரிவிக்க வேண்டும். இந்த பெட்டியில் உள்ள விவரங்களை தவிர்த்து மற்ற விவரங்களை வெளிப்படுத்தும்.

        கடைசியில் உள்ளது CUSTOM FILTER என்பதாகும்.  இதில் சில மெனுக்கள் கூடுதலாக உள்ளன.  இவற்றில் முக்கியமானது IS GREATER THEN,  IS LOWER THAN என்பவைகளாகும்.  IS GREATER THAN என்பதில் ஒரு எழுத்தை கொடுத்தோமானால் அந்த எழுத்தில் எது ஆரம்பிக்கிறதோ அதிலிருந்தது மற்றவற்றை வெளிப்படுத்தும். (A TO Z உள்ள எழுத்துக்களில்)   ஆனால் IS LOWER THAN என்பதில் ஓர் எழுத்தை கொடுத்தோமானால் A TO Z எழுத்துக்களில் கொடுத்த எழுத்துக்கு கீழாக ஆரம்பிக்கும் தகவல்களை மட்டும் வெளிப்படுத்தும்.

இது வரை ஒரு TEXT பத்தயில் எப்படி தகவலை வடிகட்டுவது என்று பார்த்தோமல்லவா ?  இப்போது எண்களாலான தகவல்களை எப்படி வடிகட்டுவது என்று பார்ப்போம்.

      இதற்கு BASIC என்றுள்ள பத்தியை எடுத்துக்கொள்வோம்.  அந்த பத்தியின் தலைப்பில் வலது புறத்தில் உள்ள சிறிய பட்டனை அழுத்தவும். இப்போது வந்துள்ள மெனுவை பார்த்தீர்களானால் TEXT FIELD  மெனுவிற்கும் NUMERICAL FIELD மெனுவிற்கும் உள்ள வித்தியாசம் தெரியும்.  இரண்டுக்கும் வித்தியாசம் வரும் இடங்களை கட்டம் காட்டியுள்ளேன். மெனுவை பார்ப்போம்.

    இதில் TEXT FILTERS என்பதற்கு பதில் NUMBER FILTERS என்று இருக்கும்.  இதைத் தவிர கூடுதலாக BETWEEN, TOP 10, ABOVE AVERAGE, BELOW AVERAGE போன்ற மெனுக்களும் காணப்படும். 

     இரண்டு மதிப்புகளுக்கு இடைப்பட்ட தகவல்களை பெற வேண்டுமென்றால்  BETWEEN என்ற மெனுவை உபயோகப்படுத்த வேண்டும். உதாரணமாக BASIC என்ற பத்தியில் 15000 லிருந்து 25000 வரை உள்ள தகவல்கள் பெற  BETWEEN என்ற மெனுவை அழுத்தவும்.

வரும் உரையாடல் பெட்டியில் அடிமட்ட தொகையை முதலிலும் மேல் மட்டத் தொகையை இரண்டாவதாகவும் கொடுத்து OK செய்யவும் . வரும் தகவல் முதலில் குறிப்பிட்ட தொகையிலிருந்து இரண்டாவது குறிப்பிட்ட தொகை உட்பட காண்பிக்கும்.

அடுத்ததாக உள்ளது TOP 10 என்ற மெனுவாகும்.  இந்த மெனுவை  அழுத்தினால் இதற்குரிய உரையாடல் பேட்டி தோன்றும். இதில் TOP என்பதற்கு பக்கத்தில் உள்ள சிறிய பட்டனை அழுத்தினால் இரண்டு விருப்பத் தேர்வுகள் கிடைக்கும். 1. உங்களுக்கு வேண்டிய தகவல்கள் மேல்மட்டமா அல்லது அடிமட்டமா ?.

இரண்டில் எது வேண்டுமோ அதை தேர்ந்தெடுத்துவிட்டு அடுத்து உள்ள எண்ணிக்கை பெட்டியில் எத்தனை விவரங்கள் தேவை என்பதை குறிப்பிடவேண்டும். பின்பு அடுத்த பெட்டியில் நமக்கு வேண்டியது எண்ணிக்கையிலா அல்லது சதவிகிதத்திலா என்று தெரிவிக்க வேண்டும்,. (இரண்டிற்கும் பெரிய வித்தியாசம் உண்டு.  நம்மிடம் உள்ளது 500 வரி தகவல்கள் என்று கொள்வோம். 5 சதவிகிதம் என்று சொன்னால் 25 வரி தகவல்கள் வடிகட்டப்பட்ட வேண்டும். எண்ணிக்கை என்று சொன்னால் வெறும் 5 வரிகள் வடிகட்டினால் போதும்.

      நம்முடைய தகவல்கள்  தேதிகள் சம்பந்தமாக இருந்தாலும் அதையும் தேவைக்கேற்றவாறு வடிகட்டி பார்க்கமுடியும்.  தேதிகள் உள்ள பத்தியில் வலது பக்கத்தில் இருக்கும் புனல் போன்ற பட்டனில் அழுத்தினால் வரும் மெனுக்களில் DATE  FILTERS என்ற மெனு வரும்.   

அந்த மெனுவை அழுத்தினால்  பலவிதமான மெனுக்கள் வரும். நமக்கு தேவையான மெனுவை தேர்ந்தெடுக்கலாம் . மெனுக்களில் BEFORE, AFTER, BETWEEN போன்ற மெனுக்களை தேர்வு செய்தோமானால் ஒரு உரையாடல் பேட்டி தோன்றும், அதில் தேவையான தகவல்களை கொடுக்க வேண்டும். இதற்கு உதவியாக காலண்டர் ஐகான் ஒன்று இருக்கும். அதை சொடுக்கி தேவையான தேதியை தேர்வு செய்ய்யவும். இயலவில்லை என்றால் எதாவது ஒரு தேதியை தேர்வு செய்து பின்பு அதற்குரிய பெட்டியில் அதை திருத்தி OK  செய்யவும்.