PASSWORD அல்லது ரகசிய குறியீடுகள் கொடுத்து சேமித்தல்

எக்ஸெல் கோப்பை பல விதங்களில் PASSWORD கொடுத்து சேமிக்க முடியும்.

1.     நாம் உருவாக்கும் எக்ஸெல் கோப்பை   யாரும் திறந்து பார்க்க முடியாமலோ அல்லது அதில் எந்த மாற்றமும் செய்ய முடியமாலோ இருக்க PASSWORD  கொடுத்து சேமிக்கலாம்.

2.     உள்ளிருக்கும் ஷீட்களில் எந்த ஷீட்டிற்கு வேண்டுமோ அந்த ஷீட்டை மட்டும் PASSWORD கொடுத்து சேமிக்க முடியும்.  

3.     ஒரு ஷீட்டில் எங்கெங்கு  Formulas / Functions உள்ளதோ அந்த  சில செல்களை  மட்டும் PASSWORD (ரகசிய சொற்கள்) கொடுத்து பாதுகாக்கலாம் 

4.     குறிப்பிட்ட சில செல்களை மட்டும் password கொடுத்து சேமிக்க முடியும்.

ஷீட்டில் சில குறிப்பிட்ட செல்களை மட்டும் பாதுகாப்பது எப்படி என்று முதலில் பார்ப்போம்

முதலில் பாதுகாக்கப்பட வேண்டிய எக்ஸெல் கோப்பை திறந்து ஷீட்டை தேர்ந்தெடுக்கவும். 

Ctrl A மூலமாகவோ அல்லது எக்ஸெல் ஷீட்டின் இடது பக்கத்தில் மேலே பத்தி A க்கு இடது பக்கமாகவும் வரிசை எண் 1 க்கு மேலாகவும்  உள்ள இடத்தில் click செய்து முழு worksheet யம் தேர்வு செய்யவும்.

பின்பு Ctrl 1 அல்லது Right கிளிக் மூலம் வரும் மெனுவில் Format  Cells தேர்வு செய்யவும

வரும் உரையாடல் பெட்டியில் (dialog  box ) Protection என்ற Tab ஐ தேர்வு செய்யவும். அதில் உள்ள மெனுக்களில் Locked என்ற மெனுக்கு பக்கத்தில் உள்ள பெட்டியில் tick mark ஐ எடுத்து  (Uncheck  செய்யவும்.) OK  வை தேர்ந்தெடுக்கவும் .  

பின்பு  எக்ஸெல் ஷீட்டில் எந்தெந்த செல்களை பாதுகாக்க வேண்டுமோ அவைகளை தெரிவு செய்யவும்.  (சேர்ந்தாற்போல் இருந்தால் ஷிப்ட் பொத்தானை அழுத்திக்கொண்டு தெரிவு செய்யவும் - விட்டு விட்டு இருந்தால் control பொத்தானை அழுத்திக்கொண்டு தெரிவு செய்யவும்). Right click வரும் மெனுவில் Format  Cells தேர்வு செய்யவும். . வரும் உரையாடல் பெட்டியில் (dialog  box ) Protection என்ற Tab ஐ தேர்வு செய்யவும். அதில் உள்ள மெனுக்களில் Locked என்ற மெனுக்கு பக்கத்தில் உள்ள பெட்டியில் tick mark செய்து OK  வை தேர்ந்தெடுக்கவும். இப்போது திரும்பவும் எக்ஸெல் ஷீட்டிற்கே திரும்பி இருப்பீர்கள்

           
          இப்போது REVIEW என்ற TAB வை தேர்வு செய்யவும்.  அதில்  CHANGES   குரூப்பில் உள்ள PROTECT SHEET என்பதை தேர்வு செய்யவும். 

வரும் உரையாடல் பெட்டியில்  password to unprotect என்ற பெட்டியில் தேவையான password ஐ கொடுத்து, Select locked cells  OK பட்டனை அழுத்தவும்.  

இப்போது எந்தெந்த செல்களை தேர்ந்தெடுத்தீர்களோ அவைகளில் எந்த மாற்றத்தையும் ஏற்படுத்த முடியாது

SHEET PROTECTION

ஒரு ஷீட்டை protect செய்வதற்கு ஷீட் முழுவதையும் தேர்ந்தெடுங்கள். (Ctrl A மூலமாகவோ அல்லது எக்ஸெல் ஷீட்டின் இடது பக்கத்தில் மேலே பத்தி A க்கு இடது பக்கமாகவும் வரிசை எண் 1 க்கு மேலாகவும்  உள்ள இடத்தில் click செய்து முழு worksheet யம் தேர்வு செய்யவும்.)  பின்பு Ctrl 1 அல்லது Right   கிளிக் மூலம் வரும் மெனுவில்    Format  Cells   தேர்வு செய்யவும்.

வரும் உரையாடல் பெட்டியில் (dialog  box ) Protection என்ற Tab ஐ தேர்வு செய்யவும். அதில் உள்ள மெனுக்களில் Locked என்ற மெனுக்கு பக்கத்தில் உள்ள பெட்டியில் tick mark  செய்யவும். (Check  செய்யவும்.) OK  வை தேர்ந்தெடுக்கவும்.  திரும்பவும் எக்ஸெல் ஷீட்டிற்கே திரும்பி இருப்பீர்கள்.

     இப்போது REVIEW என்ற TAB வை தேர்வு செய்யவும்.  அதில்  CHANGES    குரூப்பில் உள்ள PROTECT SHEET என்பதை தேர்வு செய்யவும்.

வரும் உரையாடல் பெட்டியில் Select locked cells என்ற பெட்டியிலும் Select unlocked cells என்ற பெட்டியிலும் டிக் செய்யவும். பின்பு Password to unprotect sheet என்ற பெட்டியில் தேவையான ரகசிய எழுத்துக்களை (Password) கொடுத்து OK  என்ற பட்டனை கிளிக் செய்யவும்.  இப்பொழுது உங்கள் worksheet முழுவதுமாக பாதுகாக்கப்பட்டுவிட்டது. இது எந்த ஷீட்டில் செய்துளீர்களோ அதற்கு மட்டும்தான் பொருந்தும்.  மற்ற ஷீட்டுகளுக்கும் தேவையானால் மேற்கூறியவற்றை எந்தெந்த ஷீட்டுகளுக்கு வேண்டுமோ அவற்றிற்கு தனித்தனியாக செய்யவும்.   கோப்பில் உள்ள எல்லா ஷீட்டுகளுக்கும் தனித்தனியாக செய்வதைவிட கோப்பையே Password  கொடுத்து பாதுகாக்கலாம்.

File Protection

புதியதாக தயாரித்துள்ள கோப்பிற்கு password கொடுக்க வேண்டுமென்றால் அந்த கோப்பை save செய்வதற்கு பதிலாக save as என்ற மெனுவை தேர்ந்தெடுத்து எங்கு சேமிக்க வேண்டுமோ அந்த Folder ஐயும்  தேர்ந்தெடுக்கவும். File Name என்ற  பெட்டியில் உரிய பெயரை அளிக்கவும். Save என்ற பட்டனுக்கு  முன்னால் உள்ள Tools என்ற பட்டனை கிளிக் செய்யவும்.  இப்போது அதற்குரிய மெனுக்கள் தெரியும் (கீழே உள்ள படத்தை பார்க்கவும்.) அதில் General Options என்ற மெனுவை தேர்வு செய்யவும்

இப்போது கீழுள்ளவாறு ஒரு பெட்டி தோன்றும். அதில் Password to Open என்ற பெட்டியில் நீங்கள் என்ன password கொடுக்கவேண்டும் என்று விரும்புகிறீர்களோ அதை கொடுக்கவும். இது இந்த கோப்பை திறந்து பார்க்க கொடுக்கப்பட்ட password ஆகும்.  திறந்தவர்கள் கோப்பை பார்க்கலாமே தவிர எந்த மாற்றங்களையும் செய்யக்கூடாது என்று நினைத்தீர்களானால் அடுத்து உள்ள Password to modify என்ற பெட்டியில் மற்றொரு password ஐ கொடுக்கவும். (password கொடுப்பது பெரிதல்ல - அவற்றை நினைவில் கொள்ளவேண்டும்.  இல்லையென்றால் உங்களாலும் கோப்பை திறக்கவோ மாறுதல்கள் செய்யவோ முடியாது). OK கொடுத்து வெளியேறவும்.  இப்போது Save  என்ற பட்டனை அழுத்தவும். இனிமேல் உங்கள் கோப்பினை திறந்தால் Password கொடுக்காமல் உள்ளே செல்ல முடியாது.