MAIL MERGE

MAIL MERGE (அஞ்சல் ஒன்றிணைப்பு)

ஒரே மாதிரியான கடிதத்தையோ அல்லது அறிக்கைகளையோ அல்லது தகவல்களையோ பல பேருக்கு (பல விலாசங்களுக்கு ) அனுப்ப மெயில் மெர்ஜ் (MAIL  MERGE )  என்ற TAB ஐ பயன்படுத்தலாம்.

MA IL MERGE செய்வதற்க்கு உங்களிடம் இரண்டு ஆவணங்கள் தயாராக இருக்க வேண்டும். 

1.  எல்லோருக்கும் அனுப்பவேண்டிய கடிதம் / அறிக்கை / தகவல் / அறிவுரைகள் .

2.  பெறுபவரின் முகவரிகள் கொண்ட ஆவணம்.   முகவரிகள் ஒவ்வொன்றும் தனித்தனியாக இருக்க வேண்டும்.  ஒரு முகவரி ஒரு தடவைதான் இருக்க வேண்டும்.  ஒரே முகவரி பல தடவைகள் இருக்கக்கூடாது.  (NO DUPLICATION).

முகவரிகளைக்கொண்ட ஆவணம்

1.  ஒரு WORD TABLE  ஆக இருக்கலாம்  அல்லது

2.  ஒரு EXCEL கோப்பாக இருக்கலாம்  அல்லது

3.  DBASE, FOXBASE, FOXPRO கோப்புகளாக இருக்கலாம் அல்லது

4.  MICROSOFT ACCESS TABLE /QUERY  ஆக இருக்கலாம்  அல்லது

5.  ஒரு உரை கோப்பாக இருக்கலாம் (TEXT FILE) அல்லது

6.  OUTLOOK CONTACT FOLDER ஆக  இருக்கலாம்.

மேற்கண்டவைகளில்  சிறந்தது அக்சஸ் டேபிளும் எக்ஸெல் கோப்பும்தான்.  

          ஏனெனில் இரண்டிலும் ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட முகவரி அட்டவணைகளை பேண முடியும்.  உதாரணமாக எக்ஸெல் கோப்பில் ஒரு ஷீட்டில் தாசீல்தார் முகவரியையும் ஒரு ஷீட்டில் மாவட்ட ஆட்சியர்கள் முகவரியையும், ஒரு ஷீட்டில் செயலர்கள் முகவரியையும் மற்றொரு ஷீட்டில் உங்களது மாவட்ட / தாலுக்கா அலுவலக முகவரிகளையும்  சேமித்து பயன்படுத்த முடியும்.  இது போலவே அக்சஸ் டேபிகளில்  ஒவ்வொரு விதமான முகவரிகளை பயன்படுத்த முடியும். 

                முதலில் எந்த கடிதத்தை அனுப்பவேண்டுமோ அந்த து document ஐ திறந்து வைத்துக்கொள்ளவும்.     

                          நான் இப்போது ஒரு Document ஐ திறந்து கொள்கிறேன்.

                        

               இப்போது Word  Ribbon ல் உள்ள Mailing என்ற Tab ஐ தேர்வு செய்யவும் 

                     இப்போது தெரிய வரும் மெனுக்களில் Start Mail Merge என்ற மெனுக்கு  பக்கத்தில் உள்ள சிறிய பட்டனை தேர்வு செய்யவும் .

                      வரும் மெனுக்களில்  Letters என்ற மெனுவை தேர்வு செய்யவும் .

((1. Mail Merge மூலமாக கடிதங்களை பலவித முகவரிகளுடன் இணைக்கலாம்.
   2.  இதன் மூலமாக E-mail கள்  அனுப்பலாம் (இதற்கு Outlook  Configure செய்திருக்க வேண்டும்.
  3.  நேரடியாக முகவரிகளை கவரில் அச்சடிக்க முடியும். 
  4.  பல முகவரிகளை Label ஆகக் கொண்ட பக்கங்களை உருவாக்க முடியும்.      5.  முகவரிகள் கொண்ட புத்தகங்களை (உ.ம்  Telephone Dir.) உருவாக்க முடியும். ))

                       அடுத்ததாக Select Recipients என்ற மெனுக்கு  பக்கத்தில் உள்ள சிறிய பட்டனை தேர்வு செய்யவும்.

உங்களிடம் முகவரிகள் கொண்ட கோப்புகள் எதுவும் இல்லையெனில் Type a New List ஐ   தேர்ந்தெடுக்கலாம்.  இதை  தேர்ந்தெடுத்தால் கீழ்கண்டவாறு ஒரு பெட்டி  தோன்றும்.

                   இவை மேல்நாட்டு முறையில் சேமிக்கப்படும் முகவரிகள் ஆகும்.  மேலும் இவைகள் அக்சஸ் டேபிள் ஆக  சேமிக்கப்படும்.  உங்களுக்கு அக்சஸ் தெரிந்தால்தான் அதில் மாற்றங்கள், இணைத்தல் மற்றும் அழித்தல்கள் செய்ய முடியும்.  ஆதலால் மேற்கூறிய முறைகளில் ஏதாவது ஒன்றின் மூலமாக ஒரு முகவரிக்  கோப்பினை முதலிலேயே உருவாக்கிக் கொள்வது நல்லது.

                      உங்களிடம் ஒரு முகவரிக்கு கோப்பு தயாராக இருந்தால் Use an Existing List என்ற மெனுவை தேர்வு செய்யவும்.

இப்போது Select Data Source என்ற உரையாடல் பெட்டி தோன்றும்.  அதில் முகவரிகள் கொண்ட கோப்பு எங்கிருக்கிறதோ அந்த Folderஐ தேர்வு செய்து  தேவையான கோப்பையும் தேர்வு செய்து Open என்ற பட்டனை கிளிக் செய்யவும்.

                 நீங்கள் தேர்வு செய்தது எக்செல் கோப்பாக இருந்தால் மேற்கண்டவாறு ஒரு தகவல் பெட்டி ஒன்று தோன்றும்.   அதில் எத்தனை ஷீட்டுகள் இருக்கிறதோ அத்தனை ஷீட்டுகளும் அதில் தெரியும்.  அதில் எது தேவையோ (ஷீட்டுகளில் அதனதன் பெயர் இருந்தால் தேர்வு செய்வது எளிது. ) அதை தேர்வு செய்து OK  பட்டனை அழுத்தவும்.  இப்போது Edit Recipient List என்ற மெனு தெரியவரும்.


                                       

இந்த மெனுவை தேர்ந்தெடுத்தால் 

வந்துள்ள பெட்டியில் நீங்கள் தேர்ந்தெடுத்த ஷீட்டில் உள்ள Fieldகள் (பத்தி தலைப்புக்கள் ) தெரியும்.  ஒவ்வொரு தலைப்புக்குப் பக்கத்திலும் ஒரு முக்கோண வடிவமுள்ள பட்டன் தெரியும். அந்த பட்டனை கிளிக் செய்தால்

அதற்குரிய மெனுக்கள் தெரியவரும்.  அதில் முதல் இரண்டு மெனுக்கள் மூலம் அந்த முகவரிப் பட்டியலை ஏறுமுக வரிசையிலோ  அல்லது இறங்குமுக வரிசையிலோ  வரிசைப்படுத்தலாம்.   அதன் அடியில் அந்த Field ல் உள்ள தகவல்கள் வகைப்படுத்தப்பட்டு (Group ) காணப்படும்.  அவைகளில் எதை தேர்ந்தெடுக்கறீர்களோ அந்த வகையான முகவரிகளுக்கு  மட்டும் இணைப்பு ஏற்படுத்தப்படும்.

                       அதற்குக்கீழ் Refine recipient list என்ற தலைப்பின் அடியில் ஐந்து விதமான மெனுக்கள் தெரியும்.  இவற்றின் மூலமாகவும் வரிசைப்படுத்துவதையோ ஒரு குறிப்பிட்ட வகையான முகவரிகளை வடிகட்டி (Filter) பயன்படுத்த முடியும்.   Find duplicates என்ற மெனு மூலம் முகவரிப் பட்டியலில் உள்ள ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட ஒரே மாதிரியான முகவரிகளை நீக்கமுடியும்.  Find recipient என்ற மெனு மூலம் நமக்கு தேவையான முகவரி இருக்கிறதாய்ட்னரு கண்டுபிடிக்க முடியும்.  அதன் கீழ் உள்ள மெனு மூலம் இருக்கும் முகவரிகளில் திருத்தங்கள் ஏதேனும் உண்டெனில் அதையும் செய்ய முடியும்.  தேவையானவைகளை செய்தபின்பு OK கொடுத்து வெளியேறவும்.

                              தேவையான இடத்தில் (To என்பதற்கு கீழ்) கர்சரை வைத்த பின்பு Write & Insert Fields Group ல் உள்ள Insert Merge Field என்ற மெனுவை தேர்வு

செய்தால் முகவரியில் உள்ள பத்திகளின் பெயர்கள் வரிசையாக தெரியும்.

முகவரிக்கு தேவையான அத்தனை Field களையும் ஒவ்வொன்றாக டபுள் கிளிக் செய்யவும்.     Dear Sir / Madam என்ற விவரம் இருக்குமிடத்தில் Greeting  என்ற Field ஐ தேர்ந்தெடுக்கவும்.  மற்றுமுள்ள Field களை அந்தந்த இடங்களில் பொருத்தவும். பின்பு Preview Results என்ற பகுதியில் உள்ள Preview Results என்ற

மெனுவை தேர்ந்தெடுக்கவும்.  இப்போது உங்கள் முகவரி பட்டியலில் உள்ள முதல் முகவரி இணைக்கப்பட்ட அஞ்சல் தெரியும்.  அது சரியாக இருந்தால்

Finish Merge என்ற மெனுவை தேர்ந்தெடுக்கவும்.  அதில் மூன்று விதமான மெனுக்கள் தெரிய வரும். இரண்டாவதாக உள்ள Print Documents என்ற மெனுவை தேர்ந்தெடுத்தால் தயார் செய்து வைத்துள்ள கடிதங்கள் நேரடியாக அச்சிற்கு சென்றுவிடும்.  பிரிண்டரில் தாள்கள் வைக்கப்பட்டு தயார் நிலையில் வைத்திருக்க வேண்டும்.  மூன்றாவதாக உள்ள மெனு Email Message  அனுப்புவதற்காக உள்ளது.  உங்கள் முகவரிகள் Email  முகவரிகளாக இருக்கவேண்டும். (உம் . sarvasriin@yahoo,com போன்றவை - இதற்கு Outlook  Configure செய்திருக்க வேண்டும். ) . முதல் மெனுவை தேர்வு செய்தால் 

பக்கத்தில் உள்ளவாறு ஒரு பெட்டி தோன்றும்.  அதில் முதல் மெனுவை தேர்ந்தெடுத்தல் முகவரி பட்டியலில் உள்ள அணைத்தது முகவரிகளும் கடிதங்கள் தயார் செய்யப்படும்.  இரண்டாவது முதல் கடிதம் மட்டில் தயாராகும், மூன்றாவதில் எந்த முகவரியிலிருந்து எது வரை தேவையாயிருக்கும் என்று கூறினால் அவைகள் தயாராகும்.  இவைகள் Letters1 என்ற கோப்பில் தயாராகும்.


முக்கியம்:   Mail Merge செய்வதற்கு முன்பாக எழுத்துப்பிழை இல்லாமல் இருக்க  Spellchek செய்யவும் 

DATA VALIDATION

நாம் தகவல்களை உள்ளீடு செய்யும்போது தவறில்லாமல் செய்யவும் சில விதிமுறைகளுக்கு உட்பட்டு உள்ளீடு செய்யவும், ஒரு பத்தியில் உள்ள தகவல்களுக்கு மற்ற பத்திகளில் வரும் தகவல்கள் தொடர்பு உள்ளதாக இருக்கவும் எக்ஸெல் ஒரு அருமையான மெனுவை அளித்துள்ளது.   ரிப்பனில் இருக்கும் TAB களில் DATA என்ற TAB ல் உள்ள DATA VALIDATION என்ற மெனுதான் அது.

சிறிய சிறிய உதாரணங்களாக பார்ப்போப்போம். (படம்-1) 

மேலே உள்ளவாறு நமது தகவல்களை பதியவேண்டும் என்று வைத்துக்கொள்வோம்..  முதல் பத்தியில் ஒவ்வொரு ஊழியருடைய அடையாள எண்ணை  பதிய வேண்டும்.  அப்படி பதியும் போது ஒருவருக்கு அடையாளமாக வந்த எண்  மற்றொருவருக்கு வந்துவிடக் கூடாது.  அதை எப்படி தடுப்பது ?. 

இதற்கு, முன்பு பார்த்த COUNTIF() என்ற செயலியை பயன்படுத்தலாம்.

முதலில் எந்த செல்களில் அல்லது பத்தியில் EMPLOYEE ID யை உள்ளீடு செய்யப் போகிறோமோ அதை தேர்ந்தெடுக்கவும்.  பின்பு DATA என்ற TAB ல் DATA VALIDATION என்ற MENU வை தேர்ந்தெடுக்கவும். அதில் DATA VALIDATION  என்ற SUB MENU வை தேர்வு செய்யவும்.  வரும் உரையாடல் பெட்டியில் SETTINGS என்பதை தேர்ந்தெடுத்து வரும் மெனுக்களில் CUSTOM என்பதை தேர்வு செய்யவும்.  படத்தை பார்க்கவும். (படம் - 2)

இந்த உரையாடல் பெட்டியில் மூன்று விதமான TAB கள்  இருக்கும்.  அதில் முதலில் உள்ள SETTINGS என்பதில்தான் நமக்கு வேண்டிய நிபந்தனைகளை அமைக்கவேண்டும்.  ANY VALUE என்பதை கடைசியாக பார்க்கலாம். 

WHOLE NUMBER என்பது உள்ளீடு செய்யும் தகவல் முழு எண்களாக இருக்கவேண்டும்.  தசம எண்களாக இருக்கக் கூடாது.   

DECIMAL என்பது உள்ளீடு செய்யும் தகவல் தசம எண்களாக  இருக்கவேண்டும். 

LIST என்பது உள்ளீடு செய்யும் தகவல்கள் கிடைக்கும் அட்டவணையிலிருந்து பயனாளர் (USER) தேர்ந்தெடுக்க வேண்டும். 

 DATE என்பது  உள்ளீடு செய்யும் தகவல்கள் எண்ணாகவோ அல்லது எழுத்தாகவோ இல்லாமல் தேதி சம்பந்தமாக உள்ளதாக இருக்கவேண்டும். 

TIME என்பது   உள்ளீடு செய்யும் தகவல்கள் எண்ணாகவோ அல்லது எழுத்தாகவோ இல்லாமல்   நேரம் சம்பந்தமாக உள்ளதாக இருக்கவேண்டும்.

TEXT LENGTH என்பது உள்ளீடு செய்யும் தகவல்கள் எவ்வளவு எழுத்துக்களுக்குள் இருக்கவேண்டும் என்பதை தீர்மானிப்பதாகும். 

மேற்கண்டவைகளில் அடங்காததும், FORMULA  அல்லது FUNCTION ஐ அடிப்படையாக கொண்டவர்களை CUSTOM என்ற மெனுவில் தீர்மானிக்கிறோம்.  

இப்போது நாம் பார்க்கப்போகும் VALIDATION மேற்கண்டவைகளில் CUSTOM என்பதின் அடிப்படையில் வருவதால் அதை தேர்ந்தெடுக்கிறோம்.   வரும் உரையாடல் பெட்டியில் (DIALOG BOX)  (படம் - 3)

FORMULA என்ற பெட்டியில் =COUNTIF(A:A,A1)=1 என்று தட்டச்சு செய்யவும்.( COUNTIF சம்பந்தமான விவரங்களை  MAY, 2017 ல் வெளியாகியுள்ள 

MS EXCEL -FUNCTIONS AND FORMULAS

என்ற பகுதியை  பார்க்கவும் ).

மேற்கண்டவாறு தட்டச்சு செய்தபின்பு OK ஐ தட்டாமல் Input Message என்ற TAB ஐ தேர்வு செய்யவும்.  பயனாளருக்கு இங்கு என்ன உள்ளீடாக கொடுக்க வேண்டும் என்பதை ஒரு தகவலாக கொடுக்கலாம்.  இது கட்டாயமல்ல.

(படம் - 4)

வந்துள்ள பெட்டியில் TITLE என்ற பகுதியில் நீங்கள் கொடுக்கப் போகும்  MESSAGE ற்கு ஒரு தலைப்பை கொடுக்கவும். அடுத்து உள்ள பெட்டியில் பயனாளருக்கான தகவலை கொடுக்கவும்,  இங்கும் OK  ஐ அழுத்தாமல் Error Alert Tab ஐ அழுத்தவும். இது கொடுக்கும் தகவல்களில் தவறுகள் இருந்தால் அது தவறினை சுட்டிக்காட்டும் பெட்டியாகும் (படம் - 5)

(படம் - 6)




SETTINGS மூலமாக நாம் கொடுத்துள்ள FORMULA  / அல்லது FUNCTION க்கு ஏற்றவாறு தகவல் கொடுக்கப்படாவிட்டால் என்ன விதமான ERROR  செய்தியை காட்டவேண்டுமென்பதை ERROR MESSAGE  என்ற பெட்டியில் அளிக்கவேண்டும்.  தலைப்பு தேவையெனில் TITLE என்ற பெட்டியில் தலைப்பை கொடுக்கவும்.

STYLE என்ற பெட்டியில் மூன்று விதமான தேர்வுகள் இருக்கும். இதில் WARNING ஐ தேர்வு செய்தால் தவறு வரும்போது, வரும் செய்திப் பெட்டியில் தவறினை சுட்டிக்காட்டி 3 விதமான தேர்வுகள் வரும். அதில் YES என்பதை தேர்வு செய்தால் தவறான தகவல் ஏற்றுக்கொள்ளப்படும். NO என்று கொடுத்தால் தகவல் இருக்கும் செல்லிற்கு கர்சர் செல்லும்.  கொடுத்த தகவல் அப்படியே இருக்கும். இப்போது சரியான தகவலை கொடுத்து என்டர் கீயை அழுத்த வேண்டும். CANCEL என்பதை தேர்வு செய்தால் தகவல் இருக்கும் செல்லிற்கு கர்சர் செல்லும்.  செல் காலியாக இருக்கும். இப்போது சரியான தகவலை கொடுத்து என்டர் கீயை அழுத்த வேண்டும்.

(படம் - 7) STYLE பெட்டியில் INFORMATION என்பதை தேர்ந்தெடுத்தால் தவறு ஏற்படும்போது வரும் செய்திப் பெட்டியில் தவறினை சுட்டிக்காட்டி 2 விதமான தேர்வுகள் வரும். 

(படம் - 8)
அதில் OK  என்பதை தேர்வு செய்தால் தவறான தகவல் ஏற்றுக்கொள்ளப்படும். CANCEL என்று கொடுத்தால் தகவல் இருக்கும் செல்லிற்கு கர்சர் செல்லும்.  கொடுத்த தகவல் அப்படியே இருக்கும். இப்போது சரியான தகவலை கொடுத்து என்டர் கீயை அழுத்த வேண்டும்.


STYLE பெட்டியில் STOP என்பதை தேர்ந்தெடுத்தால் தவறு ஏற்படும்போது வரும் செய்திப் பெட்டியில் தவறினை சுட்டிக்காட்டி 2 விதமான தேர்வுகள் வரும். 

(படம் - 9)

இந்த ஸ்டைலில் எந்த விதத்திலும் தவறு ஏற்றுக்கொள்ளப்படமாட்டாது. RETRY என்று கொடுத்தால் தகவல் இருக்கும் செல்லிற்கு கர்சர் செல்லும்.  கொடுத்த தகவல் அப்படியே இருக்கும். இப்போது சரியான தகவலை கொடுத்து என்டர் கீயை அழுத்த வேண்டும். CANCEL என்பதை தேர்வு செய்தால் தகவல் இருக்கும் செல்லிற்கு கர்சர் செல்லும்.  செல் காலியாக இருக்கும். இப்போது சரியான தகவலை கொடுத்து என்டர் கீயை அழுத்த வேண்டும்.  மூன்று விதமான ஸ்டைல்களில் STOP என்பதே நல்லது.

இப்போது அடுத்து NAME  பத்திக்கு validation எழுதுவோமா ?  படம் - 2 னை  பார்க்கவும்.  இந்த பத்திக்கு இரண்டு விதமான validation கள்தான் ஒத்து வரும்.  ஒன்று LIST  மற்றொன்று TEXT LENGTH.  இந்த இரண்டில் TEXT LENGTH என்பதுதான் இதற்கு ஒத்துவரும்.  ஏனெனில் ஒருவருடைய பெயர் எப்படி வேண்டுமானாலும் இருக்கலாம்.  ஒரு பட்டியலை கொடுத்துவிட்டு அதற்குள்தான் இருக்கவேண்டும் என்று கூறமுடியாது. 

SETTING TAB ல் TEXT LENGTH தேர்ந்தெடுத்தால் கீழ் வரும் உரையாடல் பெட்டி தோன்றும். (படம் - 10)

இதில் உள்ள விருப்ப தேர்வுகளில் LESS THAN OR EQUAL TO என்பதை தேர்ந்தெடுத்தோமானால்  கீழ் வருமாறு ஒரு பெட்டி  தோன்றும்.  (படம் - 11)

இந்த பெட்டிக்குள் நாம் கொடுக்கும் உள்ளீடு எத்தனை எழுத்துக்குள் இருக்க வேண்டும் என்பதை கொடுக்கலாம். இவை எண்ணாகவும் இருக்கலாம் அல்லது எழுத்தாகவும் இருக்கலாம்.  அடுத்ததாக INPUT MESSAGE TAB தேர்வு செய்து பயனீட்டாளருக்கு ஏதாவது தகவல் தெரிவிக்க வேண்டுமென்றால் அதை மேற்கூறிய உதாரணங்களில் பார்த்ததுபோல் கொடுத்துவிட்டு ERROR  ALERT என்ற பெட்டியில் தேவையான ERROR MESSAGE ஐ கொடுத்து OK செய்யவும். (உம். படம்)

படம்-1 ல் உள்ளபடி அடுத்த பத்தி வயதை பற்றியதாகும்.  ஒருவர் பணியில் சேர்வதற்கு குறைந்தது 21 வயது ஆகியிருக்க வேண்டும் அதேபோல் 58 வயதில் பணி மூப்பு பெறவேண்டும். எனவே பணியில் இருக்கும் ஒருவரின் வயது 21 லிருந்து 58 வயது வரைதான் இருக்கமுடியும்.  எனவே C (வயது) பத்தியை தேர்ந்தெடுத்துவிட்டு DATA VALIDATION பெட்டியில் SETTINGS ல் WHOLE NUMBER என்பதை தேர்ந்தெடுக்கலாம்.  வரும் உரையாடல் பெட்டியில் (படம்-12) Data என்ற தலைப்பில் இருக்கும் பெட்டியில் BETWEEN என்பதை தேர்வு செய்யவும்.  MINIMUM என்ற பெட்டியில் 21 என்றும் MAXIMUM என்ற பெட்டியில் 58 என்றும் கொடுத்து INPUT MESSAGE TAB ஐ அழுத்தவும். (படம் - 12)

(படம் - 13)

INPUT MESSAGE என்ற பெட்டியில் என்ன தகவல் கொடுக்க வேண்டுமென்று நினைக்கிறீர்களோ அதை கொடுக்கவும்.

பின்பு ERROR ALERT என்ற TAB ஐ அழுத்தவும். STYLE BOX ல் STOP தேர்ந்தெடுக்கவும்.  தவறான தகவல் உள்ளீடாக கொடுக்கப்பட்டால் என்ன  ERROR MESSAGE  கொடுக்கவேண்டுமென்பதை அதற்குறிய  பெட்டியில் (உம். AGE OUT OF RANGE) கொடுத்து OK  ஐ அழுத்தவும்.  

அடுத்து உள்ளது DESIGNATION (பத்தி - D). ஒவ்வொரு அலுவலகத்திலும் ஒரு குறிப்பிட்ட பதவிகள்தான் இருக்கும். இவை அலுவலகத்திற்க்கு ஏற்றாற்போல் மாறும்.  பொதுவாக ஒவ்வொரு அலுவலகத்திலும், OFFICE ASST, JUNIOR ASST, ASSISTANT, SUPERINTENDENT, ASST. DIRECTOR, DY. DIRECTOR, JT. DIRECTOR, DIRECTOR AND COMMISSIONER போன்ற பதவிகள்தான் இருக்கும். ஒரு பணியாளர் இதற்குள் ஒருவராகத்தான் இருப்பர்.  இவற்றை ஒவ்வொரு தடவையும் தட்டச்சு செய்வதைவிட ஒரு பட்டியலாக கிடைத்தால் அவற்றில் வேண்டியவற்றை தேர்வு செய்து கொள்ளலாம். எழுத்துப் பிழையோ அல்லது இல்லாத ஒரு பதவியை தட்டச்சு செய்வதோ இருக்காது.  இந்த பதவிகளை எக்ஸெல் கோப்பில் ஏதாவது ஒரு இடத்தில் பிழையின்றி தட்டச்சு செய்து வைத்துக்கொள்ளலாம். 

இப்போது D பத்தியை தேர்ந்தெடுத்து DATA TAB ல் DATA VALIDATION ஐ தேர்ந்தெடுத்து வரும் பெட்டியில் SETTINGS TAB ஐ தேர்வு செய்யவும்.  ALLOW: என்கிற பெட்டியில் லிஸ்ட் என்பதை தேர்ந்தெடுக்கவும்,  SOURCE என்கிற பெட்டியில் நீங்கள் முன்பே பதவிகளை தட்டச்சு செய்து வைத்திருந்தால் அந்த இடத்தை இங்கு குறிப்பிடவும்.  அப்படி இல்லையெனில் அவைகளை இந்த பெட்டிக்குள் வரிசையாக அடிக்கவும். (படம் - 14)

பின்பு INPUT MESSAGE என்ற பெட்டியில் தேவையான செய்தியை கொடுக்கவும். (உம். SELECT FROM THE LIST). (படம் - 15)

ERROR ALERT என்ற TAB  ஐ அழுத்தி வரும் STYLE என்ற பெட்டியில் STOP ஐ தேர்ந்தெடுத்து ERROR MESSAGE என்ற பெட்டியில் OUT OF LIST என்று தட்டச்சு செய்து OK பட்டனை அழுத்த்தவும்.

SECTION OFFICER என்பது லிஸ்டில் இல்லை.  ஆதலால் ERROR MESSAGE காண்பிக்கும்.




அடுத்ததாக நாம் பார்க்கப்போவது NATIVE DIST என்ற பத்தியாகும்.  இதற்கு DESIGNATION என்ற தகவலுக்குப் பார்த்தாற்போல் இதற்கும் LIST என்பதை தேர்ந்தெடுத்து, அங்கு உள்ளது போல் இந்த தகவலுக்கும் செய்து விடலாம். நான் என்னுடைய உதாரணத்தில் மாவட்டங்களின் பெயர்களை S1:U1 ல் வைத்துள்ளேன். ஆதலால் 

SETTING ல் LIST ல் அவ்வாறு பதிவு செய்துள்ளேன்.


அடுத்ததாக உள்ளது NATIVE VILLAGE ஆகும்.  இதில் இருக்கும் VILLAGE LIST ஆனது முன்னால் எந்த மாவட்டத்தை தேர்ந்தெடுத்துள்ளோமோ அதற்கு தகுந்தாற்போல் கிராமங்கள் மாறி மாறி வரவேண்டும். உதாரணமாக வேலூர் என்று தேர்ந்தெடுத்தால் அதற்குரிய கிராமங்களும் தஞ்சாவூர் என்று தேர்ந்தெடுத்தால் அதற்குரிய கிராமங்களும் வரவேண்டும்.  இதற்கு DEPENDENT DROP DOWN LIST என்று பெயர்.  இதை எப்படி தயார் செய்வது ?  உதாரணத்திற்கு தஞ்சாவூர், வேலூர், ஈரோடு ஆகிய மூன்று மாவட்டங்களை எடுத்துக்கொள்வோம்.  நமது ஷீட்டில் தகவல் பதியப்படும் இடங்களுக்கு அருகில் இல்லாமல் தூரத்தில் இத்  தகவல்களை பதிவு செய்வோம். நான் S T U  என்ற பத்திகளில் பதிவு செய்துள்ளேன் .

இப்படி பதிவு செய்தபின்பு இவைகளை RANGE NAME கொடுத்து சேமிக்கவேண்டும்.  ஒவ்வொன்றாக இவ்வாறு செய்வதைக் காட்டிலும் சுலபமாக மொத்தமாக செய்து விடலாம்.  இதற்க்கு பின் வரும் செயல்களை வரிசையாக செய்ய வேண்டும்   

1.   S1 முதல் U21 வரை தேர்ந்தெடுக்கவும்.

2.  FORMULA TAB - DEFINED NAMES GROUP - CREATE FROM SELECTION ஐ தேர்ந்தெடுக்கவும்.

3.  வந்துள்ள உரையாடல் பெட்டியில் LEFT COLUMN என்பதை தவிர்க்கவும். (TOP ROW என்பது மட்டும் தேர்வு செய்திருக்கவேண்டும்.) 

 4.  SETTINGS TAB ஐ தேர்ந்தெடுத்த்து அதில் LIST ல் வரும்  பெட்டியில் =INDIRECT(E1) என்று தட்டச்சு செய்யவும். INDIRECT என்னும் செயலி ஒரு லிஸ்ட் இருக்குமிடத்தையோ, ஒரு FORMULA அல்லது FUNCTION இருக்குமிடத்தையோ குறிப்பால் உணர்த்துகிறது. (INDIRECT செயலியை பற்றி மற்றொரு அத்தியாயத்தில் பார்க்கலாம்.). OK ஐ அழுத்தவும் 

இப்போது பின் வருமாறு ஒரு தவறை சுட்டிக்காட்டும் செய்தி ஒன்று தோன்றும்.  காரணம் என்னவெனில் நாம் உருவாக்கியிருக்கும் E1 என்ற ஒரு பட்டியல் இல்லை.  நாம் E பத்தி முழுவதையும் தேர்வு செய்திருப்பதால் இதை சுட்டிக்காட்டுகிறது. பத்தியின் தலைப்பை (NATIVE VILLAGE) விட்டு மற்ற செல்களை தேர்வு செய்திருந்தால் இந்தச் செய்தி வராது.  இந்த செய்தி வந்ததனாலும் ஒன்றும் தவறில்லை.  நாம் தொடரலாம். வந்த செய்திப்பெட்டியில் YES என்ற பட்டனை தேர்வு செய்து தொடரவும்.

தொடரும் ...