சுலப வழிகளில் நகலெடுத்தலும் ஒட்டுதலும் ( AUTO FILL)

ஒரு எக்ஸெல் செல்லில் இருக்கும் ஒரு தகவலையோ அல்லது ஒரு FUNCTION / FORMULA வை அதன் கீழ் இருக்கும் மற்ற செல்களுக்கோ அல்லது அதன் வலது  பக்கத்தில் செல்லகளுக்கோ நகல் செய்வதில் பல வழிகள் உள்ளன.  இதில் மூன்று வழிகள் உங்களுக்கு முன்பே தெரியும்.

1.  ஒரு செல்லை CTRL + C மூலம் நகல்  செய்து தேவையான செல்களில் CTRL + V மூலம் அதை ஒட்டச்செய்வது .

2. ஒரு செல்லை CONTEXT MENU (RIGHT CLICK) மூலம் நகல்  செய்து (COPY என்ற மெனுவை தேர்ந்தெடுத்து) தேவையான செல்களில்  CONTEXT MENU (RIGHT CLICK) மூலம்  ஒட்டச்செய்வது (PASTE).

3.  ஒரு செல்லை HOME TAB ல் உள்ள CLIPBOARD என்ற GROUP ல்   COPY மெனுவை தேர்ந்தெடுத்து தேவையான செல்களில்   CLIPBOARD  GROUPல் உள்ள  PASTE  மூலம்  ஓட்டுவது .

4.  ஓரு செல்லில் இருக்கும் தகவலையோ அல்லது FUNCTION / FORMULA வை நகல் செய்ய விரும்பினால் முதலில் அந்த செல்லை தேர்ந்தெடுக்கவும்.  அந்த செல்லில் உள்ள கட்டத்தின்  வலது பக்கத்தில் கீழ் பகுதியில் ஒரு சதுரமாக உள்ள இடத்தில் கர்சரை வைத்து எந்த செல்வரை அதை நகலெடுக்க வேண்டுமோ அதுவரை மவுஸின் இடது பட்டனை அழுத்திக் கொண்டு இழுக்கவும்.

5.  ஓரு செல்லில் இருக்கும் தகவலையோ அல்லது FUNCTION / FORMULA வை நகல் செய்ய விரும்பினால் முதலில் அந்த செல்லை தேர்ந்தெடுக்கவும்.  அந்த செல்லில் உள்ள கட்டத்தின்  வலது பக்கத்தில் கீழ் பகுதியில் ஒரு சதுரமாக உள்ள இடத்தில் கர்சரை வைத்து சேர்ந்தாற்போல் இரு தடவை சொடுக்கவும்.

.

7.  ஓரு செல்லில் பதிய இருக்கும் தகவலையோ அல்லது FUNCTION / FORMULA வையோ  நகல் செய்ய விரும்பினால் அந்த செல்லிலிருந்து பதிவு செய்ய வேண்டிய செல் வரை தேர்ந்தெடுத்த்து தகவலையோ அல்லது FUNCTION / FORMULA வையோ தட்டச்சு செய்து CTRL + ENTER பொத்தான்களை (BUTTON) அழுத்தவும்.

8.  ஓரு செல்லில் இருக்கும் தகவலையோ அல்லது FUNCTION / FORMULA வை நகல் செய்ய விரும்பினால் முதலில் அந்த செல்லை தேர்ந்தெடுக்கவும்.  பின்பு அந்த செல்லிலிருந்து நகல் செய்யவேண்டிய செல் வரையிலும் SHIFT KEY ஐ அழுத்திக்கொண்டு ê  KEY ஐ அழுத்தி தேர்ந்தெடுக்கவும்.  பின்பு CTRL + D அழுத்தவும்.

9. கடைசியையாக ஓரு முக்கியமான சுலபமான வழியை பார்ப்போமா ?

தகவல் இருக்குமிடத்தில் கர்சரை வைத்து CTRL + SHIFT + * KEYS அழுத்தி மொத்த தகவலையும் தேர்ந்தெடுக்கவும். பின்பு CTRL + T ஐ அழுத்தவும்.  இப்போது ஒரு உரையாடல் பேட்டி தோன்றும்.  அதில் தகவலின் RANGE பதிவாகி இருக்கும். அதில் உள்ள OKBUTTON ஐ அழுத்தவும்.

நம்முடைய தகவல் ஒரு TABLE ஆக மாறிவிடும். 

இப்போது Da என்ற பத்தியில் =C2*0.01 என்று தட்டச்சசு செய்து ENTER KEY ஐ அழுத்தவும்.  

MS EXCEL - எக்சலில் சுலப வழிகள் - TABLE

எக்சலில் சுலப வழிகள்

எக்ஸலில் ஒரு தகவலை உள்ளீடு (FEEDING) செய்யும்போது பக்கத்தில் அடுத்த செல்லிற்கு செல்வதற்கு à கீயை அழுத்துவதற்கு பதில் D TAB கீயை அழுத்தி அடுத்த செல்லிற்கு சென்றீர்களானால் ENTER கீயை அழுத்தும்போது  அடுத்த வரிசையில் முதல் செல்லிற்கு வரும் .  சாதாரணமாக ENTER கீயை அழுத்தினால் அதற்கு கீழ் உள்ள செல்லிற்குத்தான் செல்லும்.

நாம் உள்ளீடு செய்து இருக்கும் தகவல்களை ஒரு TABLE மாற்றிக்கொண்டோமானால் பல விதங்களில் நமக்கு உபயோகமாக இருக்கும் . ஒரு தகவலை எப்படி TABLE ஆக மாற்றுவது.  முதலில் நம்முடைய தகவல் இருக்குமிடம் முழுவதையும் தேர்ந்தெடுக்க வேண்டும் (CTRL SHIFT 8). பின்பு INSERT TAB ல் உள்ள TABLE என்ற பட்டனில் சொடுக்க (கிளிக் செய்ய) வேண்டும். 

MS EXCEL 2007

MS XCEL 2013

TABLE ஆக மாற்றப்பட்ட பிறகு உள்ள தோற்றம் 

இப்படி TABLE ஆக மாற்றுவதால் என்ன நன்மைகள் என்று பார்ப்போமா ?

Ø  TABLE RANGE க்கு தானாகவே ஒரு பெயர் வைத்துக்கொள்ளும் 

Ø  தானாகவே வடிகட்டிகள் (FILTERS) தோன்றும்.

Ø  பத்திகளின் தலைப்புகள் எப்போதும் நன்றாக தெரியும்படி(IN BOLD LETTERS) இருக்கும்.

> TABLE க்குள் எவ்வளவு கீழே போனாலும் பத்தியின் தலைப்பு மறையாமல் இருக்கும்.

>  தானாகவே FILTER பட்டன்கள் தோன்றும்.

>  TABLE ன் கடைசி வரிசையில் கடைசி செல்லில் கர்சரை வைத்து TAB கீயை அழுத்தினால் புதியதாக ஒரு வரிசையை சேர்க்கும்.

>  TABLE ன் கடைசி வரிசையில் கடைசி செல்லில் கர்சரை வைத்ததால் இரு பக்கமும் அம்புக்குறியுள்ள கர்சர் தோன்றும்.  அப்படியே இடது மவுஸ் பட்டனை அழுத்திக்கொண்டு இழுத்தோமானால் புதிய பத்திகள் தோன்றும்.

>  கர்சர் TABLE க்குள் இருக்கும்போது ரிப்பனில் DESIGN என்ற புதிய TAB உருவாயிருக்கும்.

>  TABLE STYLE OPTION என்ற க்ரூப்பில் இருக்கும் மெனுக்கள் TABLE DESIGN எப்படி இருக்க வேண்டும் என்ற விருப்பங்களை தெரிவு செய்ய்ய உதவும்.உதவும்.

 >  பத்திகளை பில்டர் செய்யும்போதுகூட கூட்டுதல், சராசரி கண்டுபிடித்தல் முதலிய செயலிகளை தானாகவே செயல்படுத்தும்.

Ø  வரிசைகள் ஒவோன்றும் பந்தப்பட்ட(BANDED) வரிசையாக மாறும்.  ஆதலால் நாம் பயன்படுத்த வேண்டிய செயலியை முதல் செல்லில் பயன்படுத்தினால் போதும்.  கீழ் உள்ள செல்களுக்கு தானாகவே விரிவு படுத்திக் கொள்ளும்.  அதோடுகூட கர்சரை வைத்து EDIT MODE ல் பார்த்தீர்களானால் @ என்ற குறியுடன் பத்தியின் தலைப்பையே செல் அட்ரஸ் ஆக குறிப்பிடும்.(உம் .[@PAY]*.05 ) அதாவது இந்த வரிசையில் இருக்கும் PAY யை .05 ஆல் பெருக்கவும். (பத்தியை பந்தப்படுத்துவதற்கு பத்தியின் தலைப்பையும் வரிசையை பந்தப்படுத்துவதற்கு @ என்ற குறியையும் உபயோகப்படுத்துகிறது. 

மேற்கூறிய உதாரணம் MS EXCEL 2013 க்கு உரியதாகும். 

இதுவே MS EXCEL 2007 ஆக இருந்தால் =Table1[[#This Row][Pay]]*0.05 என்றிருக்கும்.  கீழுள்ள உதாரணத்தைப் பார்க்கவும்.

Ø  ஒரு TABLE குள் சுலபமாக ஒரு வரிசையை சொருக முடியும். அதனால் TABLE யைத் தவிர மற்ற எதுவும் மாறுபடாது.  ஆனால்  சாதாரணமாக உள்ளவற்றில் செல்களைத்தான் சொருக முடியும். ஒரு வரிசையை சொருகினால் EXCEL SHEET முற்றிலும் மாறுபடும். TABLE ளில் ஒரு வரிசையையோ அல்லது பத்தியையோ சொருகும் போதும் / அழிக்கும் போதும் அந்த TABLE RANGE ஆனது தானாகவே மாறிக்கொள்ளும் .

ஒரு TABLE ஐ சாதாரண தகவலாக மாறுவதற்கு TABLE குள் எங்காவது ஒரு இடத்தில் சொடுக்குங்கள். மேலே டிசைன் TAB ல் TOOLS குரூப்பில் உள்ள Convert to Range என்பதை தேர்ந்தெடுங்கள்.  இப்போது உங்களது TABLE அமைப்பு சாதாரணமாக மாறிவிடும்.

ஒரு TABLE ஐ SORT செய்வதற்கு எந்த பத்தியின் அடிப்படையில் SORT செய்ய விரும்புகிறீர்களோ அந்த பத்தியில் எங்காவது ஒரு இடத்தில் வைத்துக்கொண்டு ALT A S A என்ற SHORT CUT KEYS ஐ அழுத்தினால் அதன் அடிப்படையில் ஏறு வரிசையில் வரிசைப்படுத்தப்படும் .    ALT A S D என்ற SHORT CUT KEYS ஐ அழுத்தினால் அதன் அடிப்படையில்  இறங்கு   வரிசையில்  வரிசைப்படுத்தப்படும் .