EXCEL SHORTCUTS

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    

நகைச்சுவை

நகைச்சுவையில் ஆர்வமிருந்தால் இங்கே கிளிக் செய்யவும் 

ஆன்மிகம்

ஆன்மீகத்தில் நாட்டம் உண்டானால் இங்கே கிளிக் செய்யவும் 

MS EXCELL - PIVOT TABLE

       எக்ஸல் மூலமாக ஒரு தரவுத் தளத்தை (Database) உருவாக்க முடியும். எக்ஸெலில் பிவோட் அட்டவணை (Table) என்பது ஒரு சிரிய நிரல் கருவியாகும் (programme) , இது தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட நெடுவரிசைகளையும் (Rows) குறுக்கு வரிசைகளையும் (columns) ஒரு Sheet ல் அல்லது Database ல் (தரவுத்தள அட்டவணையில்) தேவையான செய்தியைப் வெகு எளிமையகவும் சீக்கிரமாகவும் பெற உதவும் ஒரு அமைப்பகும் இதில் உங்கள் அட்டவணையை நீங்கள் மறுசீரமைக்கவும் மற்றும் சுருக்கவும் முடியும். ஒரு பைவோட் / பிவோட் அட்டவணை உண்மையில் உங்கள் எக்சல் ஷீட்டை  அல்லது எக்சல் தரவுத்தளத்தை மாற்றாது. இது தானாகவே தகவல்களை ஏறு வரிசையில் வரிசைப்படுத்துவதுடன் (SORT) தகவல்களை எண்ணவும் (COUNT), கூட்டவும் (SUM) செய்யும். தேவையானால் தகவல்களின் சராசரி (AVERAGE) மதிப்பு, அதிகபட்ச (MAXIMUM) மதிப்பு குறைந்தபட்ச (MINIMUM) மதிப்பு போன்றவைகளையும் கண்டுபிடித்து தரும்.தேவையற்ற தகவல்களை (பத்திகள் / வரிசைகள்) மறைக்கவும் (HIDE)  மறைந்துள்ள தகவல்களை (UNHIDE) வெளிக்கொணரவும்  முடியும்.  தகவல்களை குழுக்களாக (GROUPS) பிரித்து கூட்டவோ எண்ணவோ முடியும். அட்டவணையில் வந்துள்ள ஒரு தகவலை மேலும் ஆராய விரும்பினால் (DRILL DOWN) அதுவும் முடியும்.  இதை உபயோகித்து பார்த்தீர்களானால் தகவல்களை விரைவாகவும், நாம் விரும்பும் வகையில் கொண்டுவருவதைப் பார்த்து  மிகவும் ஆச்சர்யப்படுவீர்கள். 

எக்ஸெலில் பிவோட் அட்டவணையை தவிர 

§  SUB TOTAL (தலைப்பு வாரியாக கூட்டுத்தொகை, எண்ணிக்கை முதலியவைகளை கண்டு பிடிக்க),

§  FILTER (ஒன்று அல்லது ஒன்றுக்கும் மேற்பட்ட நிபந்தனைகளின் அடிப்படையில் என்னென்ன தகவல்கள் உள்ளன என்பதை தகவல்கள் இருக்கும் இடத்திலேயே வடிகட்டி காண்பிக்க)

§  ADVANCE FILTER (ஒன்று அல்லது ஒன்றுக்கும் மேற்பட்ட நிபந்தனைகளின் அடிப்படையில் என்னென்ன தகவல்கள் உள்ளன என்பதை தகவல்கள் இருக்கும் இடத்தை விட்டு தேவையான மற்றொரு இடத்தில்  வடிகட்டி காண்பிக்க)

§  , SUM (கூட்டுத் தொகை காண்பிக்க)

§  SUMIF (ஒரே ஒரு நிபந்தனையின் அடிப்படையில் கூட்டுத் தொகையை காண்பிக்க) /

§  SUMIFS ( ஒன்றுக்கும் மேற்பட்ட நிபந்தனைகளின் அடிப்படையில் கூட்டுத் தொகையை காண்பிக்க)

§  COUNTIF (ஒரே ஒரு நிபந்தனையின் அடிப்படையில் எண்ணிக்கையை காண்பிக்க)

§  COUNTIFS (ஒன்றுக்கும் மேற்பட்ட நிபந்தனைகளின் அடிப்படையில்எண்ணிக்கையை காண்பிக்க)

§  LOOKUP (ஒரு தகவலின் அடிப்படையில் மற்றொரு இடத்திலிருந்து தகவலை கொண்டு வருதல்)

§  FREQUENCY (குழுக்கள் வாரியாக எண்ணிக்கையை காண்பிக்க)

முதலிய செயலிகளும் உள்ளன.

மேற்கூறியவைகளை முன்பே பல தலைப்பின்கீழ் பார்த்துள்ளோம்.  இவைகள் அனைத்தும் தனித்தனியாக அதில் குறிப்பிட்டவற்றை செய்யும். ஒரே இடத்தில் இவைகள் அனைத்தையும் செய்ய வேண்டுமென்றால் அதற்க்கு பிவோட் அட்டவணைதான் பயன்படும்.

data continuation

மேலே  கண்டுள்ள கோப்பினை உங்கள் கணிப்பொறியில் download செய்ய இங்கே டபுள் கிளிக் செய்யவும்.


1    முதலில் பிவோட் அட்டவணை தயாரிக்க வேண்டிய தகவல் இருக்குமிடத்தை தேர்ந்தெடுக்கவேண்டும். முழுத் தகவலையும் தேர்ந்தெடுக்க CTRL Shift 8 ஐ ஒரு சேர அழுத்தவும்.


2     INSERT TAB - PIVOT TABLE - PIVOT_TABLE ஐ தேர்ந்தெடுக்கவேண்டும்.

a)  MS-EXCEL 2007 ல் மெனு கீழ்க்கண்டவாறு தெரியும். 

b)    MS-EXCEL 2013 ல் மெனு கீழ்க்கண்டவாறு தெரியும்

3.  a)     இப்போது பிவோட் அட்டவணையின் CREATE PIVOT TABLE என்ற உரையாடல் பெட்டி  MS EXCEL 2007 ல்  பின்வறுமாறும்

     b. MS EXCEL 2013 ல்  கீழ்க்கண்டவாறும் தோன்றும்.

4.      பிவோட் அட்டவணை புதிய ஷீட்டில் தோன்ற வேண்டுமென்றால் NEW WORKSHEET என்ற ரேடியோ பட்டனிலும் இல்லையென்றால் EXISTING WORKSHEET என்ற பட்டனில் அழுத்தி LOCATION என்ற பெட்டியில் அது எங்கே தோன்ற வேண்டுமென்று நினைக்கிறீர்களோ அந்த செல் விவரத்தையும் தட்டச்சு செய்யவும். செய்து முடித்தவுடன் 

5.     a) PIVOT TABLE 1 ம்      FIELD LIST ம்   MS 2007 பதிப்பாயிருந்தால்
         கீழ் வருமாறு தோன்றும்.

       b)  PIVOT TABLE 1 ம்      FIELD LIST ம்   MS 2013 பதிப்பாயிருந்தால்

          பின் வருமாறு தோன்றும்

 .

6.  சாதாரணமாக ஒரு அட்டவணை தயாரிக்க வேண்டுமென்றால் அந்த அட்டவணையில் ஒவ்வொரு வரிசையிலும் முதல் பத்தியில் என்ன வரவேண்டும், ஒவ்வொரு புத்திக்கும் என்ன தலைப்பு வரவேண்டும். எந்த தகவலை அட்டவணையில் கொண்டு வரவேண்டும் என்பதை முதலில் முடிவு செய்ய வேண்டும்.

இப்போது மாவட்ட வாரியாக பாலின வாரியாக ஒரு அட்டவணை தயாரிக்கப்போவதாக கொள்வோம்.

7.  ஒவ்வொரு வரியிலும் முதல் செல்லில் மாவட்டங்களின் பெயர்கள் வரவேண்டும் என்று கொள்வோம்.  இப்போது FIELD LIST லிருந்து DISTRICT NAME என்ற இடத்தில MOUSE ன் இடது பக்க பட்டனை அழுத்திக்கொண்டு DRAG செய்து  ROWS என்ற கட்டத்தில் கொண்டு விடுங்கள். 

பத்தியின் தலைப்பாக Male மற்றும் Female என்று வரவேண்டும் என்று கொள்வோம்.

8.  field list லிருந்து Gender என்ற Field ல்  MOUSE ன் இடது பக்க பட்டனை அழுத்திக்கொண்டு DRAG செய்து  COLUMNS  .  என்ற கட்டத்தில் கொண்டு விடுங்கள்.

9.  VALUES என்ற இடத்தில் ஏதாவது ஒரு Field ஐ கொண்டு வந்து விடவேண்டும்.  NAME என்ற Field கொண்டுவந்து இந்த இடத்தில் விடுங்கள்.  கொண்டுவந்த Field ன் மதிப்பு எண்ணாக இருந்தால் SUM OF FIELD NAME என்றும் Field ன் மதிப்பு எழுத்தாயிருந்தால் COUNT OF Field NAME என்றும் வரும்.

       மாவட்ட வாரியான, பாலின வாரியான அட்டவணை வந்துவிட்டது. அதை ஒருமுறை பாருங்கள்.  மாவட்டங்களில் காஞ்சீபுரம் இரண்டு தடவை வந்துள்ளது.  காரணம் என்னவெனில் இரண்டும்  வெவ்வேறு எழுத்துக் கூட்டல்களை (SPELLING) கொண்டுள்ளது.  முதலில் உள்ள காஞ்சீபுரம் எழுத்துப்பிழை கொண்டுள்ளது. இது 3 வது வரிசையிலும்  10 வது வரிசையிலும் உள்ளது.  இவற்றை திருத்திவிட்டு பிவோட் அட்டவணையில் ஏதாவது ஒரு செல்லில் கர்சரை வைத்து மௌஸின் வலது பட்டனை அழுத்துங்கள் (எப்போதும் வலது பட்டனை அழுத்தினால் அந்த இடத்திற்கு உரிய CONTEXT MENU கிடைக்கும்). வரும் மெனுவில் Refresh  மெனுவை தேர்ந்தெடுக்கவும்.  இப்போது பிவோட் அட்டவணை திருத்தப்பட்டு காட்சி அளிக்கும். 

              அட்டவணையில் பாலினம் தலைப்பில் இருக்கும்போது, நமது வழக்கம் MALE ஐ  முதலிலும்,  FEMALE ஐ அடுத்தும் காண்பிப்பது. மேலேயுள்ள பிவோட் அட்டவணையில் FEMALE முன்பாகவும் MALE பின்பாகவும் வந்துள்ளது. இவற்றை நமது விருப்பப்படி மாற்ற MALE என்ற லேபிள் மீதாவது அல்லது FEMALE என்ற லேபிள் மேலாவது கர்சரை வைத்து மௌஸின் வலது பட்டனை அழுத்தவும். வரும் மெனுவில் MOVE என்பதை தேர்வு செய்தால் SUB MENU தோன்றும்.  அதில் Move "Female" Right என்ற மெனுவை தேர்ந்தெடுத்தால் "Female" என்ற முழு பத்தியும் வலது புறமாக மாறும்.  Move "Female" to End என்ற மெனுவை தேர்வு செய்தால் "Female" என்ற முழு பத்தியும் "Grand Total" என்ற பத்திக்கு முன்பாக கொண்டு வைக்கும். நம்முடைய அட்டவணையில் இரண்டே இரண்டு பத்திகள்தான் இருப்பதால் எதை தேர்ந்தெடுத்தாலும் ஒரே மாதிரியாகத்தான் இருக்கும்.

Move "Gender" to Rows என்ற மெனுவை தேர்வு செய்தால் பாலினமானது வரிசையில் சென்று விடும். அப்படி செல்லும்போது அந்தந்த மாவட்டங்களின் கீழ் அங்குள்ள பாலின வாரியான விவரங்கள் கொடுக்கப்படும். 

                இப்போது உங்களது பிவோட் அட்டவணை மாறியிருப்பதுடன்  Pivot Table Field List ல் Column Labels இருந்த Gender என்ற field, Row Labels என்ற இடத்தில் மாவட்டங்களின் பெயருக்கு கீழாக தானாகவே மாறியிருப்பதைக் காணலாம்.

              Pivot Table Field List ல் Row Labels என்ற இடத்தில் மாவட்டங்களின் பெயருக்கு கீழாக இருக்கும் Gender என்ற field ஐ மௌஸின் இடது பக்க பட்டனை அழுத்திக்கொண்டு District Name  என்ற field க்கு மேலாக கொண்டுவந்து விடுங்கள். இப்போது பிவோட் அட்டவணை எப்படி மாறியிருக்கிறது என்பதைக் காணுங்கள்.

அட்டவணை ஓவ்வொரு பாலினங்களுக்கு கீழ் மாவட்ட வாரியான தகவல்களை அளிக்கிறது.

Gender Field ஐ இழுத்து Column Labels என்ற பாக்ஸில் விடவும்.  மேலே Field List லிருந்து Designation என்ற field ஐ இழுத்து Gender ன் கீழ் விடவும்.  இப்போது பிவோட் அட்டவணை எப்படி மாறியுள்ளது என்று கவனியுங்கள்.

முன்பு பார்த்த உதாரணத்தில் உள்ளபடி MOVE OPTION ஐ பயன்படுத்தி FEMALE MALE மற்றும் ASST JA SUP வரிசைக்கிரமத்தை மாற்றி பார்க்கவும். 

மேலே உள்ள அட்டவனையில் ஒவ்வொரு பாலின / மாவட்ட / பதவி வாரியாக எத்தனை நபர்கள் இருக்கிறார்கள் என்பது தெரியும்.  இப்போது காஞ்சிபுரம் மாவட்டத்தை  பற்றி மட்டும் தெரியவேண்டும். வேறு எதுவும் தெரியவேண்டாம். என்று வைத்துகொள்வோம்.  அட்டவனையில் ROW LABEL க்குப் பக்கத்தில் உள்ள Ñ என்ற பட்டனை அழுத்தவும்.

அதில் SELECT ALL என்ற கட்டத்தில் ü இருக்கும்.  இப்போது அந்த கட்டத்தில் CLICK செய்யவும். அதன் கீழே இருக்கும் எல்லா கட்டத்திலும் ü கள் போய்விடும்.  காஞ்சிபுரத்திற்கு பக்கத்தில் இருக்கும் கட்டத்தில் CLICK செய்து OK என்ற பட்டனில் CLICK செய்யவும்.  இப்போது அட்டவனையில் காஞ்சிபுரம் மாவட்டம் மட்டுமே தெரியும்.

திரும்பவும் SELECT ALL ஐ தேர்வு செய்து OK ஐ தேர்வு செய்யவும். எல்லா மாவட்டங்களும் தெரியும்.  அட்டவணையில் வந்துள்ள ஒரு தகவலை மேலும் ஆராய விரும்பினால் (DRILL DOWN) அந்த வரிசையில் கர்சரை வைத்து DOUBLE CLICK செய்யவும்.  இப்போது மேலும் விரிவான தகவல்கள் கிடைக்கும்.

இப்போது பிவொட் அட்டவனையை வேறு மாதிரி மாற்றி பார்ப்போம். DESIGNATION என்பதை COLUMN LABELS என்ற இடத்திலிருந்து இழுத்து  FIELD LIST ல் விடவும். COUNT OF GENDER  என்பதையும் இழுத்து FIELD LIST ல் விடவும். TOTAL என்ற FIELD ஐ FIELD LIST லிருந்து இழுத்து VALUES என்ற இட்தில் விடவும்.

VALUES என்ற இடத்தில் உள்ள  TOTAL  SUM OF TOTAL என்றிருக்கும். VALUES என்ற இடத்தில் எண்ணிக்கையாக உள்ள FIELD ஐ கொண்டு விட்டால் அது தானாகவே SUM OF (FIELD NAME)  என்றும் எழுத்தால் உள்ள FIELD ஐ கொண்டு விட்டால் அது தானாகவே COUNT OF (FIELD NAME) மாறிகொள்ளும்.  அப்படி மாறவில்லை என்றாலோ அல்லது வேறு ஏதாகிலும் FUNCTIONS (செயலிகள்) தேவையானாலோ SUM OF (FIELD NAME)  பக்கதில் உள்ள  பட்டனை அழுத்தவும். வரும் மெனுவில் VALUE FIELD SETTING என்ற மெனுவை அழுத்தி தேவையானதை தேர்வு செய்யவும். (அதில் உள்ள FUNCTIONS : SUM, COUNT, AVERAGE, MAX, MAIN, PRODUCT, COUNT NUMBERS, STDDEV, STDDEVP, VAR, VARP ETC.)

மேற்கூறியவாறு மாற்றினாலும் மாற்றலாம் அல்லது பிவொட் அட்டவனையில் ஏதாவது ஒரு எண்ணில் கர்சரை வைத்து RIGHT CLICK செய்யவும். வரும் மெனுவில் VALUE FIELD SETTING என்பதில் க்ளிக் செய்து முன்பு கூறியது போல் செய்யவும்.

சற்று மாறுதல் செய்து பார்ப்போமா ?  TOTAL  என்ற FIELD ஐ VALUE என்ற இடத்திலிருந்து இழுத்து ROW LABEL ல் விடவும்.  ஏதேனும் ஒரு TEXT FIELD ஐ இழுத்து VALUE என்ற கட்ட்த்தில் விடவும்.  பிவொட் அட்டவணையில் ஒவ்வொரு மாவட்ட பெயரின் கீழும் TOTAL FIELD ன் மதிப்பும், அதில் எத்தனை எந்த தலைப்பின் கீழ் வருகிறது என்பதும் தெரியும்.

இதன் மூலம் எந்த தகவலும் தெரியவராது. இதை GROUP செய்து ஒவ்வொரு GROUP லும் எத்தனைபேர்கள் வருகிறார்கள் என்று தெரிந்தால்தான் உபயோகமாக இருக்கும்.  GROUP செயவதற்கு ஏதேனும் ஒரு FIGURE ல் கர்சரை வைத்துக்கொண்டு RIGHT CLIK செய்யவும்.  வரும் மெனுவில் GROUP ல் க்ளிக் செய்யவும். வந்துள்ள உரையாடல் பெட்டியில் STARTING AT, ENDING AT, BY என்பவைகளை தேவைக்கு தகுந்தாற்போல் மாற்றி  OK என்ற பட்டனில் க்ளிக் செய்யவும்.  இப்போது பிவொட் அட்டவனை மாவட்ட வாரியாக, பாலின வாரியாக GROUP வாரியாக எத்தனை பேர் உள்ளனர் என்று காண்பிக்கும்.

இப்போது TOTAL  என்ற FIELD ஐ ROW LABEL VALUE என்ற இடத்திலிருந்து இழுத்து FIELD 

LIST ல் விடவும்.  அங்கிருந்து AGE என்ற FIELD ஐ ROW LBEL என்ற கட்ட்த்தில் விடவும்..

பிவொட் அட்டவணையில் ஒவ்வொரு மாவட்ட பெயரின் கீழும் AGE FIELD ன் மதிப்பும், 

அதில் எத்தனை எந்த தலைப்பின் கீழ் வருகிறது என்பதும் தெரியும்

வயதை GROUP செயவதற்கு ஏதேனும் ஒரு FIGURE ல் கர்சரை வைத்துக்கொண்டு RIGHT CLIK செய்யவும்.  வரும் மெனுவில் GROUP ல் க்ளிக் செய்யவும். வந்துள்ள உரையாடல் பெட்டியில் STARTING AT, ENDING AT, BY என்பவைகளை தேவைக்கு தகுந்தாற்போல் மாற்றி  OK என்ற பட்டனில் க்ளிக் செய்யவும்.  இப்போது பிவொட் அட்டவனை மாவட்ட வாரியாக, பாலின வாரியாக GROUP வாரியாக எத்தனை பேர் உள்ளனர் என்று காண்பிக்கும்.

ஆக எண்ணால் ஆன அத்தனை தகவல்களையும் தேவையானால் குழுக்களாகவும் 

பிரிக்கமுடியும். 

பிவொட் அட்டவனையில் உள்ள மற்ற வசதிகளையும் பார்ப்போம். உதாரணத்திற்கு மேலே மாவட்ட வாரியாக பாலின வாரியாக உள்ள அட்டவனையை எடுத்துக் கொள்வோம். அதில் உள்ள மாவட்ட வாரியான ஒவ்வொரு எண்ணிக்கையும் மாநில அளவில் எத்தனை சதவீதம் வரும் என்றறிய VALUES என்ற கட்டத்தில் உள்ள COUNT OF DESIGNATION ல் உள்ள சிறிய பட்டனை அழுத்தவும்.  வரும் மெனுவில் VALUE FIELD SETTINGS… என்ற மெனுவை தேர்ந்தெடுக்கவும். இப்போது வரும் உரையாடல் பெட்டியில் SHOW VALUES AS என்ற பட்டனை க்ளிக் செய்யவும்.  NORMAL  என்ற பெட்டிக்கு பக்கத்தில் உள்ள பட்டனை க்ளிக் செய்யவும்.  அதில் பலவிதமான OPTIONS  உள்ளன.  அதில் இப்போது % OF COL. என்பது தேர்வு செய்யப்பட்டுள்ளது. (அதில் உள்ள ஒவ்வொரு OPTION யும் தேர்வு செய்து பிவொட் அட்டவனை எப்படி மாறுகிறது என்பதை செய்து பாருங்கள்)

தொடரும்.......