Sheet Linking and Book Linking - Part I

Sheet Linking  and Book Linking Part - I 

     Sheet Linking என்பது ஒரு ஷீட்டில் உள்ள செல்களில் உள்ள மதிப்புகளை மற்றொரு ஷீட்டின் மதிப்புகளோடு  கூட்டுவது (கழிப்பது, பெருக்குவது, வகுப்பது அல்லது இணைப்பது)  என்பதை குறிப்பிடுவதாகும்.  தற்போது கீழுள்ள உதாரணத்தை கவனிப்போம்.  இதில் மூன்று மாதங்களுக்கான செலவீனங்கள் கொடுக்கப்பட்டுள்ளன. இவைகளைக்கூட்டி மொத்தம் என்று குறிப்பிட்டுள்ள பத்தியில் பதியவேண்டும்.  இந்த மூன்று மாத கணக்குகளை பார்த்தால் அவைகளின் வடிவம் (Format ) ஒரே மாதிரியாக இல்லை.  ஜனவரியில் சம்பளம் முதலில் உள்ளது. பிப்ரவரியிலும் மார்ச் மாதங்களிலும் வாடகை முதலில் உள்ளது.  கூட்டுமிடத்தில் வாடகை முதலில் உள்ளது. இது போலவே மற்ற இடங்களிலும் உள்ளது .

எனவே (வாடகை) கூட்டுமிடத்தில் கர்சரை வைத்து = என்ற  பொத்தானை 

அழுத்தவும்.  பின்பு ஜனவரி மாத வாடகை இருக்குமிடத்தில் கர்சரை வைக்கவும்.  இப்போது உங்கள் Formula Bar ல் =B4 என்றிருக்கும். இப்போது + என்ற பொத்தானை அழுத்தி பிப்ரவரி மாத வாடகை இருக்குமிடத்தில் கர்சரை வைக்கவும்,  உங்கள் Formula Bar ல் =B4+E3 என்றிருக்கும்.,  மறுபடியும்  + என்ற பொத்தானை அழுத்தி மார்ச்  மாத வாடகை இருக்குமிடத்தில் கர்சரை வைக்கவும், தற்போது Formula Bar ல் =B4+E3+H3 என்றிருக்கும்.  இனிமேல் கூட்ட வேண்டியது ஒன்றும் இல்லாததால் Enter  கீயை அழுத்தவும்.  தற்போது K3 ல் கூட்டுத் தொகை வந்திருக்கும்.  இதேபோல் மற்ற செல்களுக்கும் செய்யவும்.

     இதுவே எல்லா மாத செலவு பட்டியல்களும் ஒரே மாதிரியாக இருந்தால் கூட்டுமிடத்தில் முதலில் உள்ள செல்லில் =B3+E3+H3 என்று தட்டச்சு செய்து Enter  கீயை அழுத்தினால் கூட்டுத்தொகை வந்துவிடும். அதை அப்படியே மற்ற செல்களுக்கும் நகல்(copy) செய்து விடலாம்.

வேறு ஒரு உதாரணத்தைப் பார்ப்போம்.

மேலுள்ள ஷீட்டில் உள்ள விவரங்கள் Format  எல்லாம் ஒரே மாதிரியாக உள்ளன.  மதிப்புகள் மட்டும் வெவ்வேறு மாதிரியாக உள்ளன. Total  Expenses என்ற செல்லில் எல்லாவற்றின் கூட்டுத்தொகையை கொண்டு வரவேண்டும்.  கூட்டுத்தொகையை கொண்டு வரவேண்டிய செல்லில் கர்சரை வைத்துக்கொண்டு முன்பு சென்ற உதாரணத்தில் கூட்டியதுபோல் கூட்டவேண்டும் (=C3+F3+I3+L3+O3+R3+C10+F10+I10+L10+O10+R10). இதை கீழுள்ள செல்களுக்கும் நகல் செய்யவேண்டும்.

இதையே மற்றொரு விதமாக சுலபமாகவும் செய்யலாம். 

கூட்டுத்தொகை வரவேண்டிய செல்லில் கர்சரை வைத்துக்கொண்டு =Sum( என்று தட்டச்சு செய்து C3 யிலிருந்து R3 வரையிலும் select செய்யுங்கள் பின்பு ஒரு கமா (,) வைத்து C10 லிருந்து R10 வரையிலும் select செய்து என்டர் கீயை அழுத்தவும். இதை மற்ற செல்களுக்கு நகல் செய்யவும்.

     மேல் உள்ள உதாரணத்தில் 12 மாத பட்டியலும் ஒரே பக்கத்தில் உள்ளது  இதுவே ஒவ்வொரு மாதமும் ஒவ்வொரு ஷீட்டில் இருப்பதாக கொள்வோம். உதாரணத்திற்கு இரண்டு மாத பட்டியலின் ஷீட்கள் கீழே கொடுக்கப்பட்டுள்ளன.  இதைப்போல் 12 ஷீட்களிலும் உள்ளது.  13வது  ஷீட்டில் இதனுடைய மொத்தத் தொகை கொடுக்கப்படும்.  இந்த ஷீட்களை கவனித்தீர்களானால் ஒவ்வொரு மாத பட்டியலும் B2 என்கிற செல்லில் ஆரம்பித்து C7 என்கிற செல்லில் முடிவடைகிறது.  தொகைகள், மாத பெயர்களை தவிர மற்ற format கள் ஒன்றாகவே உள்ளன.  இம்மாதிரியான இருக்கும் பட்சத்தில் இவைகளை கூட்டுவதற்கு Total என்ற ஷீட்டில் Food  க்கு அருகில் உள்ள செல்லில் கர்சரை வைத்து = Sum( என்று தட்டச்சு செய்து Jan ஷீட்டில் C3 கர்சரை கிளிக் செய்யவும். இப்போது Formula Bar ல் ==SUM(jan!C3 என்று தெரியும். + என்று தட்டச்சு செய்து Feb ஷீட்டில் C3 கர்சரை கிளிக் செய்யவும், இப்போது Formula Bar ல் =SUM(jan!C3+feb!C3 இது போல் டிசம்பர் மாதம் வரையில் செய்து முடித்தது என்டர் கீயை அழுத்தவும் .

இப்போது Total ஷீட்டில் C3 ல் =SUM(jan!C3+feb!C3+mar!C3+apl!C3+may!C3+jun!C3+jul!C3+aug!C3+sep!C3+oct!C3+nov!C3+dec!C3) என்று தெரியும்.

(ஷீட்களில் உள்ள தகவல்களை கூட்டும்போது =Sum(ஷீட் பெயர்  exclamation  மார்க்  செல் அட்ரஸ் + என்று கொடுக்கவேண்டும்.  மேலுள்ள படத்தை கவனிக்கவும். ).  இதை வேறு விதமாகவும் சுலபமாக எழுதலாம். =SUM(jan:dec!C3) என்றும் எழுதலாம். அதாவது =Sum(ஆரம்ப ஷீட்டின் பெயர் : முடிவு ஷீட்டின் பெயர் exclamation mark செல் அட்ரஸ்).  என்டர் செய்து மற்ற செல்களுக்கு நகல் செய்யவும்.

வாட்டர் மார்க்

வாட்டர் மார்க் 

வாட்டர் மார்க் என்பது நம்முடைய கோப்பில் உள்ள பக்கங்களில் உள்ள விவரங்களுக்கு பின்புலமாக ஒரு நீரோட்டம் போல் ஒரு படத்தையோ அல்லது சொற்களையோ அமைப்பதாகும்.  வாட்டர் மார்க் என்பது படங்களாகவும் (GRAPHICS) இருக்கலாம் அல்லது வெறும் வார்த்தைகளாகவும் (TEXT) இருக்கலாம்.  இவை அமைந்திருக்க கூடிய டாக்குமெண்டை பற்றி சில எச்சரிக்கைகளாகவோ  அல்லது அறிவுறுத்தளாகவும் இருக்கலாம் உதாரணமாக CONFIDENCE என்று யாருக்கும் தெரிவிக்க கூடாது என்ற செய்தியில் இருக்கலாம் அல்லது இதை நகல் எடுக்கக் கூடாது DO NOT COPPY என்று இருக்கலாம் இது மாதிரியான விஷயங்களை தெரிவிக்கலாம் அல்லது இது எந்த நிறுவனத்தை சேர்ந்தது என்று  அதனுடைய படங்களை காட்டி இருக்கலாம். நமது அரசு ஆவணங்களில் கூட சிலவற்றில் அரசின் சின்னம் இருக்கும் (GOVT EMBLEM) அதற்கு மேல் அந்த வார்த்தைகள் அமைந்தது போல் இருக்கும் கோர்ட்டில் கொடுக்கக்கூடிய தீர்ப்புகளில் உள்ளீடாக சில நீரோட்டங்கள் இருக்கும் அது எந்த கோர்ட்டில் இந்த தீர்ப்பு வழங்கப்பட்டது என்று தெரிவிப்பதாக  இருக்கும் அல்லது வாசகங்கள் இருக்கும்.வாட்டர் மார்க் என்பது நம்முடைய கோப்பில் உள்ள பக்கங்களில் உள்ள விவரங்களுக்கு பின்புலமாக ஒரு நீரோட்டம் போல் ஒரு படத்தையோ அல்லது சொற்களையோ அமைப்பதாகும்.  வாட்டர் மார்க் என்பது படங்களாகவும் (GRAPHICS) இருக்கலாம் அல்லது வெறும் வார்த்தைகளாகவும் (TEXT) இருக்கலாம்.  இவை அமைந்திருக்க கூடிய டாக்குமெண்டை பற்றி சில எச்சரிக்கைகளாகவோ  அல்லது அறிவுறுத்தளாகவும் இருக்கலாம் உதாரணமாக CONFIDENCE என்று யாருக்கும் தெரிவிக்க கூடாது என்ற செய்தியில் இருக்கலாம் அல்லது இதை நகல் எடுக்கக் கூடாது DO NOT COPPY என்று இருக்கலாம் இது மாதிரியான விஷயங்களை தெரிவிக்கலாம் அல்லது இது எந்த நிறுவனத்தை சேர்ந்தது என்று  அதனுடைய படங்களை காட்டி இருக்கலாம். நமது அரசு ஆவணங்களில் கூட சிலவற்றில் அரசின் சின்னம் இருக்கும் (GOVT EMBLEM) அதற்கு மேல் அந்த வார்த்தைகள் அமைந்தது போல் இருக்கும் கோர்ட்டில் கொடுக்கக்கூடிய தீர்ப்புகளில் உள்ளீடாக சில நீரோட்டங்கள் இருக்கும் அது எந்த கோர்ட்டில் இந்த தீர்ப்பு வழங்கப்பட்டது என்று தெரிவிப்பதாக  இருக்கும் அல்லது வாசகங்கள் இருக்கும்.

எந்த  கோப்பில்  படத்தையோ வார்த்தைகளையோ பின்புலமாக வைக்க வேண்டுமோ அவற்றை திறந்து வைத்துக் கொள்ளவும்

 Design என்ற TAB ல் PAGE BACKGROUND என்ற GROUPல் Water Mark ஒரு COMMAND BUTTON அல்லது ICON ஆக தென்படும்.  அதை தேர்வு செய்யவும்
.

கீழ்க்கண்ட விதமாக Default வாட்டர் மார்க்குகள் தோன்றும். 

அதில் default ஆக 

Confidential 1, Confidential 2, Do Not Copy 1, Do Not Copy 2, Draft 1, Draft 2, Sample 1, ASAP 1, ASAP2, Urgent 1 and Urgent 2 water marks கிடைக்கும்.

தேவைக்கு ஏற்றார்போல் இருந்தால் மேற்க்கண்டவற்றிலிருந்து தேர்ந்தெடுத்துக் கொள்ளலாம்.  இல்லையெனில் More Watermarks from Office.com என்பவற்றிலிருந்து தேர்ந்தெடுத்துக் கொள்ளலாம்.  அதுவும் சரியாக வரவில்லை என்றால் Custom Watermark .. என்ற மெனுவை தேர்ந்தெடுத்தால் ஒரு Dialog Box தோன்றும்.  இதன் மூலம் ஒரு படத்தையோ அல்லது சில சொற்களையோ Watermark ஆக உருவாக்கலாம் 

ஒரு படத்தை watermark ஆக உருவாக்க Picture Watermark என்ற மெனுவை தேர்ந்தெடுக்கவும்.  Select Picture என்ற மெனு மூலம் படம் எங்கிருக்கிறதோ அந்த Folder சென்று படத்தை தேர்வு செய்யவும்.  அப்படியில்லாமல் ஏதாவது சொற்களை  Watermark ஆக உருவாக்க வேண்டுமென்றால் Text Watermark என்ற மெனுவை தேர்ந்தெடுக்கவும்.  Text என்ற பெட்டியில் தேவையான சொற்களை தட்டச்சு செய்யவும்.  Font பெட்டியின் மூலம் தேவையான எழுத்துருவையும் Size பெட்டியின் மூலம் தேவையான அளவையும் தேர்ந்தெடுக்கவும்.  எழுத்துக்களுக்கு வண்ணம் தேவையென்றால் அதையும் தேர்வு செய்யவும்.    மேலும் அந்த சொற்கள் கோண வரியாக அமைய வேண்டுமா அல்லது படுக்கை வாட்டமாக அமைய வேண்டுமா என்பதையும் தேர்வு செய்து Apply என்ற பட்டனை சொடுக்கவும். பின்பு ok  கொடுத்து வெளியேறவும்.

வாட்டர் மார்க்குகளை கோப்பில் இணைக்கும்போது அது அந்த கோப்பில் உள்ள அனைத்து பக்கங்களிலும் நீரோட்டமாக தெரியும் .  சில சமயங்களில் ஒரு குறிப்பிட்ட சில பக்கங்களில் மட்டும் இணைத்தால் போதும்.  உதாரணமாக ஒரு பக்கத்தில்  செய்தியை மட்டும் ரகஸ்யமாக இருக்கவேண்டும் என்று குறிப்பிட வேண்டும்மென்றால் அந்த பக்கத்தில் கர்சரை வைத்து, குறிப்பிட்ட வாட்டர்மார்க்கை தேர்வு செய்து right click (மவுசில் வலது பட்டனை சொடுக்கி  insert current document position என்ற மெனுவை தேர்வு செய்யவும் 

இப்போது இந்த வாட்டர்மார்க் இப்போது திரையில் தெரியும் பக்கத்தில் மட்டும் பதிவாகி இருக்கும். 

கோப்பில் பதிவாகி இருக்கும் வாட்டர்மார்க்கை எடுக்க வேண்டுமென்றால் 

Remove Watermark என்ற மெனுவை சொடுக்கவும்.

இவற்றில் இல்லாத ஒரு புது வாட்டர்மார்க்கை தயார் செய்து அது எபோதும் MS WORD ல் வாட்டர்மார்க் மெனுவில் தெரிய வேண்டுமென்றால் கீழ் வரும் முறைகளை கடைபிடிக்கவும்.

1.    புதியதாக ஒரு கோப்பினை உருவாக்கவும் .

2.    Insert என்ற மெனுவில் Header & Footer என்ற குழுவில் உள்ள Header என்ற மெனுவை தேர்வு செய்யவும்.

3.   வரும் மெனுக்களில் Blank என்ற முதல் மெனுவை தேர்ந்தெடுத்து அதில் [Type] என்பதை அழித்து விடவும் 

.   insert ல் WordArt மெனுவை தேர்வு செய்து Your Text என்ற பெட்டியில உங்களுக்கு தேவயான சொற்களை தட்டச்சு செய்து எழுத்துருவையும் அதன் அளவையும் தேர்வு செய்யவும் .

2.   WordArt பெட்டியை பக்கத்தின் அளவிற்கு பெரிதுபடுத்தவும்.

3.   தேவையென்றால் சாய்மானத்தை செய்யவும் .

4.   அந்த பக்கம் முழுமையாக select செய்து Insert மெனுவில் Text குழுவில் உள்ள Quick Parts என்ற மெனுவை தேர்வு செய்யவும்

GROUP CREATION IN GMAIL

சில சமயங்களில் அலுவலகத்திலிருந்தோ அல்லது நமது சொந்த விஷயமாகவோ (உம் . திருமண அழைப்பிதழ்கள் அனுப்புதல்) ஒரே கடிதத்தை E-MAIL மூலம் பல நபர்களுக்கு அனுப்ப வேண்டியிருக்கும்.  பல நேரங்களில் அலுவலகத்தில் இம்மாதிரியான வேலைகள் வரும்.  அம்மாதிரியான நேரங்களில் E-MAIL ல் ஒவ்வொரு ID யாக தட்டச்ச்சு செய்ய வேண்டி வரும். ஒவ்வொரு தடவையும் இம்மாதிரி தட்டச்சு செய்வதற்கு பதிலாக யார் யாருக்கெல்லாம் கடிதங்களை அனுப்பவேண்டிவருமோ அவர்களுடைய ID களை மொத்தமாக ஒரு குழுவாக (GROUP) சேமித்தது வைத்துக்கொண்டால் ஒரே  தேர்வில் அனைவருக்கும் அனுப்பிவிடலாம்.

வழி முறைகள் :

1.      உங்கள் E-MAIL அடையாளம் (ID) மற்றும் கடவுச்சொல் (PASS WORD ) கொடுத்து திறந்து கொள்ளவும்.

2.      கீழே உள்ள படத்தில் காட்டியுள்ளது போல் 9 புள்ளிகள் கொண்ட GOOGLE APPS யை கிளிக் செய்யவும்.
3.    இரண்டாவது படத்தில் உள்ளபடி CONTACTS என்ற APP ஐ தேர்வு செய்யவும் 

கீழே உள்ளது போன்று ஒரு திரை தோன்றும்.

அதில் Create lable என்ற மெனுவை தேர்வு செய்யவும்

இப்போது Create  label  என்ற உரையாடல் பெட்டி  தோன்றும்.  அதில் நீங்கள் உருவாக்கப்போகும் குழுவிற்கு பொருத்தமான ஒரு பெயரை தட்டச்சு செய்து Save என்ற பொத்தானை அழுத்தவும்.

இப்போது நீங்கள் குறிப்பிட்ட பெயரில் ஒரு குழு உருவாக்கப்பட்டு விட்டது. இதில் யாருடைய id ஐ இணைக்கவேண்டுமோ அவருடைய contact ல் கிளிக் செய்யவும் .  கீழே உள்ளதுபோல் நீங்கள் தேர்வு செய்தவருக்குரிய பெட்டி  தோன்றும். அதில் வலது பக்கத்தில் ஒன்றின் கீழ் ஒன்றாக மூன்று புள்ளிகள் தென்படும்.  அதை தேர்வு செய்யவும்.  படத்தில் உள்ளமாதிரி change  labels என்ற தலைப்பின் கீழ் நீங்கள் உருவாகியுள்ள குழுவின் பெயர் தெரியும்.  அதை தேர்வு செய்யவும்.  இப்போது இந்த id  குழுவில் சேர்ந்ததற்கு அடையாளமாக ஒரு டிக் தெரியும்.

MACRO -3 ல் FOR NEXT LOOP ஐ எப்படி பயன்படுத்துவது என்பதை பார்த்தோமல்லவா, அந்த FOR AND LOOP கள் மூலம் பயனுள்ள சில மேக்ரோ க்களை இப்போது பார்ப்போம். MS WORD ல் சிறிய எழுத்தில் உள்ள சொற்களை பெரிய எழுத்தில் மாற்றுவதற்கும் மற்ற சில செயல்களுக்கும் CHANGE  CASE என்ற செயலி உள்ளது. எக்செல்லில் அதற்கு ஈடான FUNCTION எதுவும் இல்லை.  உதாரணத்திற்கு A1 ல் srinivasan என்றுள்ளது. இதை பெரிய எழுத்தில் மாற்ற வேண்டுமென்றால் மற்றொரு செல்லில் கர்சரை வைத்துக்கொண்டு =Upper(A1) என்று கொடுக்க வேண்டும். பின்பு இதை நகல் எடுத்து A1 ல் Paste Special Value வாக ஓட்டவேண்டும்.  இவ்வாறு ஒவ்வொன்றையும் செய்வது பெரிய தொல்லையல்லவா ? இதற்க்கு ஒரு macro எழுதலாம் - பின்வரும் வழிகளை பின்பற்றவும்.

Developer - Macro - Macro Name என்ற பெட்டியில் Upper என்று கொடுக்கவும். (இது உங்கள் விருப்பம்.  எந்த பெயரையும் கொடுக்கலாம்.)

இப்போது Create என்ற பட்டன் தெரியும்.  அதை தேர்வு செய்தால் CODE விண்டோவிற்கு எடுத்துச் செல்லும்.

Sub Upper()

End Sub 

என்ற இரட்டை வரிகள் தோன்றும்.  இதன் இடையில்தான் நமக்கு வேண்டிய நிரல்களை எழுத வேண்டும்.

நாம் எழுதப்போகும் நிரலில் உள்ள மாறிலிகள் (variable) எந்த வகையான தகவலைக் கொண்டது என்பது முதலில் சொல்லவேண்டும்.  Dim  Cell  as Range என்று முதல் வரியில் கொடுக்கவேண்டும்.  அது எங்கே பயன்படுத்த வேண்டும் என்பவைகளை சொல்வதற்காக For Each Cell in Selection.Cells (இதன் விளக்கம் படிக்கும்போதே புரிந்திருக்கும்). அடுத்த வரியில் செல்லில் இருக்கும் தகவலை எப்படி மாற்றவேண்டும் என்பதை கொடுக்கவேண்டும்.  Cell = Ucase(Cell) என்றும், அடுத்த வரியில் ஒரு செல்லிலிருந்து அடுத்த செல்லிற்கு மாற Next என்றும் கொடுக்க வேண்டும். (Upper() என்பது எக்ஸெல் செயலியாகும்.   VBA ல் UCASE() என்று வரும்.)

CODE WINDOW லிருந்து வெளிவர  FILE -  CLOSE AND RETURN TO MICROSOFT EXCEL என்ற மெனுவை தேர்ந்தெடுக்கவும்.

MAIL MERGE

MAIL MERGE (அஞ்சல் ஒன்றிணைப்பு)

ஒரே மாதிரியான கடிதத்தையோ அல்லது அறிக்கைகளையோ அல்லது தகவல்களையோ பல பேருக்கு (பல விலாசங்களுக்கு ) அனுப்ப மெயில் மெர்ஜ் (MAIL  MERGE )  என்ற TAB ஐ பயன்படுத்தலாம்.

MA IL MERGE செய்வதற்க்கு உங்களிடம் இரண்டு ஆவணங்கள் தயாராக இருக்க வேண்டும். 

1.  எல்லோருக்கும் அனுப்பவேண்டிய கடிதம் / அறிக்கை / தகவல் / அறிவுரைகள் .

2.  பெறுபவரின் முகவரிகள் கொண்ட ஆவணம்.   முகவரிகள் ஒவ்வொன்றும் தனித்தனியாக இருக்க வேண்டும்.  ஒரு முகவரி ஒரு தடவைதான் இருக்க வேண்டும்.  ஒரே முகவரி பல தடவைகள் இருக்கக்கூடாது.  (NO DUPLICATION).

முகவரிகளைக்கொண்ட ஆவணம்

1.  ஒரு WORD TABLE  ஆக இருக்கலாம்  அல்லது

2.  ஒரு EXCEL கோப்பாக இருக்கலாம்  அல்லது

3.  DBASE, FOXBASE, FOXPRO கோப்புகளாக இருக்கலாம் அல்லது

4.  MICROSOFT ACCESS TABLE /QUERY  ஆக இருக்கலாம்  அல்லது

5.  ஒரு உரை கோப்பாக இருக்கலாம் (TEXT FILE) அல்லது

6.  OUTLOOK CONTACT FOLDER ஆக  இருக்கலாம்.

மேற்கண்டவைகளில்  சிறந்தது அக்சஸ் டேபிளும் எக்ஸெல் கோப்பும்தான்.  

          ஏனெனில் இரண்டிலும் ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட முகவரி அட்டவணைகளை பேண முடியும்.  உதாரணமாக எக்ஸெல் கோப்பில் ஒரு ஷீட்டில் தாசீல்தார் முகவரியையும் ஒரு ஷீட்டில் மாவட்ட ஆட்சியர்கள் முகவரியையும், ஒரு ஷீட்டில் செயலர்கள் முகவரியையும் மற்றொரு ஷீட்டில் உங்களது மாவட்ட / தாலுக்கா அலுவலக முகவரிகளையும்  சேமித்து பயன்படுத்த முடியும்.  இது போலவே அக்சஸ் டேபிகளில்  ஒவ்வொரு விதமான முகவரிகளை பயன்படுத்த முடியும். 

                முதலில் எந்த கடிதத்தை அனுப்பவேண்டுமோ அந்த து document ஐ திறந்து வைத்துக்கொள்ளவும்.     

                          நான் இப்போது ஒரு Document ஐ திறந்து கொள்கிறேன்.

                        

               இப்போது Word  Ribbon ல் உள்ள Mailing என்ற Tab ஐ தேர்வு செய்யவும் 

                     இப்போது தெரிய வரும் மெனுக்களில் Start Mail Merge என்ற மெனுக்கு  பக்கத்தில் உள்ள சிறிய பட்டனை தேர்வு செய்யவும் .

                      வரும் மெனுக்களில்  Letters என்ற மெனுவை தேர்வு செய்யவும் .

((1. Mail Merge மூலமாக கடிதங்களை பலவித முகவரிகளுடன் இணைக்கலாம்.
   2.  இதன் மூலமாக E-mail கள்  அனுப்பலாம் (இதற்கு Outlook  Configure செய்திருக்க வேண்டும்.
  3.  நேரடியாக முகவரிகளை கவரில் அச்சடிக்க முடியும். 
  4.  பல முகவரிகளை Label ஆகக் கொண்ட பக்கங்களை உருவாக்க முடியும்.      5.  முகவரிகள் கொண்ட புத்தகங்களை (உ.ம்  Telephone Dir.) உருவாக்க முடியும். ))

                       அடுத்ததாக Select Recipients என்ற மெனுக்கு  பக்கத்தில் உள்ள சிறிய பட்டனை தேர்வு செய்யவும்.

உங்களிடம் முகவரிகள் கொண்ட கோப்புகள் எதுவும் இல்லையெனில் Type a New List ஐ   தேர்ந்தெடுக்கலாம்.  இதை  தேர்ந்தெடுத்தால் கீழ்கண்டவாறு ஒரு பெட்டி  தோன்றும்.

                   இவை மேல்நாட்டு முறையில் சேமிக்கப்படும் முகவரிகள் ஆகும்.  மேலும் இவைகள் அக்சஸ் டேபிள் ஆக  சேமிக்கப்படும்.  உங்களுக்கு அக்சஸ் தெரிந்தால்தான் அதில் மாற்றங்கள், இணைத்தல் மற்றும் அழித்தல்கள் செய்ய முடியும்.  ஆதலால் மேற்கூறிய முறைகளில் ஏதாவது ஒன்றின் மூலமாக ஒரு முகவரிக்  கோப்பினை முதலிலேயே உருவாக்கிக் கொள்வது நல்லது.

                      உங்களிடம் ஒரு முகவரிக்கு கோப்பு தயாராக இருந்தால் Use an Existing List என்ற மெனுவை தேர்வு செய்யவும்.

இப்போது Select Data Source என்ற உரையாடல் பெட்டி தோன்றும்.  அதில் முகவரிகள் கொண்ட கோப்பு எங்கிருக்கிறதோ அந்த Folderஐ தேர்வு செய்து  தேவையான கோப்பையும் தேர்வு செய்து Open என்ற பட்டனை கிளிக் செய்யவும்.

                 நீங்கள் தேர்வு செய்தது எக்செல் கோப்பாக இருந்தால் மேற்கண்டவாறு ஒரு தகவல் பெட்டி ஒன்று தோன்றும்.   அதில் எத்தனை ஷீட்டுகள் இருக்கிறதோ அத்தனை ஷீட்டுகளும் அதில் தெரியும்.  அதில் எது தேவையோ (ஷீட்டுகளில் அதனதன் பெயர் இருந்தால் தேர்வு செய்வது எளிது. ) அதை தேர்வு செய்து OK  பட்டனை அழுத்தவும்.  இப்போது Edit Recipient List என்ற மெனு தெரியவரும்.


                                       

இந்த மெனுவை தேர்ந்தெடுத்தால் 

வந்துள்ள பெட்டியில் நீங்கள் தேர்ந்தெடுத்த ஷீட்டில் உள்ள Fieldகள் (பத்தி தலைப்புக்கள் ) தெரியும்.  ஒவ்வொரு தலைப்புக்குப் பக்கத்திலும் ஒரு முக்கோண வடிவமுள்ள பட்டன் தெரியும். அந்த பட்டனை கிளிக் செய்தால்

அதற்குரிய மெனுக்கள் தெரியவரும்.  அதில் முதல் இரண்டு மெனுக்கள் மூலம் அந்த முகவரிப் பட்டியலை ஏறுமுக வரிசையிலோ  அல்லது இறங்குமுக வரிசையிலோ  வரிசைப்படுத்தலாம்.   அதன் அடியில் அந்த Field ல் உள்ள தகவல்கள் வகைப்படுத்தப்பட்டு (Group ) காணப்படும்.  அவைகளில் எதை தேர்ந்தெடுக்கறீர்களோ அந்த வகையான முகவரிகளுக்கு  மட்டும் இணைப்பு ஏற்படுத்தப்படும்.

                       அதற்குக்கீழ் Refine recipient list என்ற தலைப்பின் அடியில் ஐந்து விதமான மெனுக்கள் தெரியும்.  இவற்றின் மூலமாகவும் வரிசைப்படுத்துவதையோ ஒரு குறிப்பிட்ட வகையான முகவரிகளை வடிகட்டி (Filter) பயன்படுத்த முடியும்.   Find duplicates என்ற மெனு மூலம் முகவரிப் பட்டியலில் உள்ள ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட ஒரே மாதிரியான முகவரிகளை நீக்கமுடியும்.  Find recipient என்ற மெனு மூலம் நமக்கு தேவையான முகவரி இருக்கிறதாய்ட்னரு கண்டுபிடிக்க முடியும்.  அதன் கீழ் உள்ள மெனு மூலம் இருக்கும் முகவரிகளில் திருத்தங்கள் ஏதேனும் உண்டெனில் அதையும் செய்ய முடியும்.  தேவையானவைகளை செய்தபின்பு OK கொடுத்து வெளியேறவும்.

                              தேவையான இடத்தில் (To என்பதற்கு கீழ்) கர்சரை வைத்த பின்பு Write & Insert Fields Group ல் உள்ள Insert Merge Field என்ற மெனுவை தேர்வு

செய்தால் முகவரியில் உள்ள பத்திகளின் பெயர்கள் வரிசையாக தெரியும்.

முகவரிக்கு தேவையான அத்தனை Field களையும் ஒவ்வொன்றாக டபுள் கிளிக் செய்யவும்.     Dear Sir / Madam என்ற விவரம் இருக்குமிடத்தில் Greeting  என்ற Field ஐ தேர்ந்தெடுக்கவும்.  மற்றுமுள்ள Field களை அந்தந்த இடங்களில் பொருத்தவும். பின்பு Preview Results என்ற பகுதியில் உள்ள Preview Results என்ற

மெனுவை தேர்ந்தெடுக்கவும்.  இப்போது உங்கள் முகவரி பட்டியலில் உள்ள முதல் முகவரி இணைக்கப்பட்ட அஞ்சல் தெரியும்.  அது சரியாக இருந்தால்

Finish Merge என்ற மெனுவை தேர்ந்தெடுக்கவும்.  அதில் மூன்று விதமான மெனுக்கள் தெரிய வரும். இரண்டாவதாக உள்ள Print Documents என்ற மெனுவை தேர்ந்தெடுத்தால் தயார் செய்து வைத்துள்ள கடிதங்கள் நேரடியாக அச்சிற்கு சென்றுவிடும்.  பிரிண்டரில் தாள்கள் வைக்கப்பட்டு தயார் நிலையில் வைத்திருக்க வேண்டும்.  மூன்றாவதாக உள்ள மெனு Email Message  அனுப்புவதற்காக உள்ளது.  உங்கள் முகவரிகள் Email  முகவரிகளாக இருக்கவேண்டும். (உம் . sarvasriin@yahoo,com போன்றவை - இதற்கு Outlook  Configure செய்திருக்க வேண்டும். ) . முதல் மெனுவை தேர்வு செய்தால் 

பக்கத்தில் உள்ளவாறு ஒரு பெட்டி தோன்றும்.  அதில் முதல் மெனுவை தேர்ந்தெடுத்தல் முகவரி பட்டியலில் உள்ள அணைத்தது முகவரிகளும் கடிதங்கள் தயார் செய்யப்படும்.  இரண்டாவது முதல் கடிதம் மட்டில் தயாராகும், மூன்றாவதில் எந்த முகவரியிலிருந்து எது வரை தேவையாயிருக்கும் என்று கூறினால் அவைகள் தயாராகும்.  இவைகள் Letters1 என்ற கோப்பில் தயாராகும்.


முக்கியம்:   Mail Merge செய்வதற்கு முன்பாக எழுத்துப்பிழை இல்லாமல் இருக்க  Spellchek செய்யவும்